Assistant Administratif

**Missions**:
**Présentation de la Collectivité**:
Collectivité éco-responsable, attractive et conviviale, reconnue pour la qualité de son cadre de vie et sa richesse faite de diversité et de mixité, Suresnes rayonne par son dynamisme et ses projets, porteurs d’innovations à la fois sociales, solidaires et technologiques. Suresnes est au cœur d’un pôle économique majeur de l’Ile-de-France d’environ 600 000 habitants, le Territoire Paris Ouest La Défense, créé au 1er janvier 2016. Comptant aujourd’hui près de 50 000 habitants, près de 1200 agents s’attachent quotidiennement à offrir un service public performant et de qualité à l’ensemble des Suresnois.

**Pourquoi Suresnes ?**

Vous avez l’opportunité de rejoindre une collectivité éco-responsable, qui porte haut et fort la question du bien-être au travail, de l’égalité professionnelle femmes-hommes, du handicap et du dialogue social.

Vous intégrez une direction innovante avec des projets modernes et ambitieux.

Vous rejoignez une équipe dynamique et riche de profils aux compétences variées.

**Votre rôle**:
Faciliter l’activité du service en assurant une bonne circulation de l’information et en prenant en charge au quotidien les tâches administratives de secrétariat et de gestion de l’occupation du domaine public, ainsi que le suivi des relations avec les usagers

**Missions**:
**Accueil**:

- Accueil physique et téléphonique des administrés, entreprises
- Réceptionne et filtre les appels téléphoniques, renseigne et oriente les appels
- Programmer des rendez-vous
- Donne une information de premier niveau

**Gestion du courrier/rendez-vous**:

- Frappe des courriers et divers documents pour le chef de service et les surveillants de travaux
- Courrier : réceptionne, répartit, assure le suivi (via le logiciel Elise ou autre support) et apporte les réponses aux administrés

**Gestion**:

- Etablissement des occupations du domaine public : arrêtés et autorisations (chantiers, circulation, terrasses, etc.)
- Suivi et gestion des demandes d’installation des manèges et forains
- Suivi de l’aspect financier des droits de voirie en partenariat avec le correspondant budgétaire

**Organisation de réunions**:

- Planifie, gère les réservations, invitations pour différentes réunions et commissions
- Prépare les dossiers et établit les comptes-rendus lorsque l’assistant administratif participe à l’une d’entre-elles

**Communication**:

- Assure la transmission d’informations au sein du Pôle et du service Voirie et Réseaux

**Classement**:

- Assure le classement et l’archivage des dossiers relatifs au service ainsi que de ses propres dossiers

**Polyvalence**:

- Peut participer à d’autres tâches en fonction des besoins, des absences des collègues : courriers divers, suivi logiciel courrier, montage de réunions, agenda directeur de pôle et élu de secteur, etc.

**Profil**:
**Formations** : Une formation de type BEP/CAP ou Bac professionnel en secrétariat ou en comptabilité semble appropriée. - Les compétences propres au domaine s’acquièrent ensuite par l’expérience et par le suivi de formations en interne.

**Théoriques** : Connaissances de bases du secrétariat, connaissance des procédures administratives.

**Techniques / Pratiques**: Met en œuvre les pratiques propres à son domaine. - Utilise les logiciels de bureautique (WORD, EXCEL), les logiciels métier (voirie, courrier etc.)

**Aptitudes / Qualités**: Rigueur, organisation, discrétion, bonne communication, aptitude à la rédaction, sens du relationnel

**Informations complémentaires**:
Poste à pourvoir rapidement.
- CV et lettre de motivation à adresser à l'attention de Monsieur le Maire._

Catégorie : Catégorie C

Référence : VM/ADM/1872