Assistant(E) Des Urbanistes

La Ville de Lille recrute un(e) Assistant(e) Urbanisme pour la Direction de l'Urbanisme et de l'Aménagement.

L'assistant-e du service Urbanisme apporte une aide permanente aux urbanistes.

Il/elle constitue un point d'appui indispensable pour l'organisation et le fonctionnement de ce service et apporte une aide régulière au fonctionnement du secrétariat de la direction afin d'en garantir le fonctionnement quotidien.

L'encadrement est assuré par la responsable des ressources administratives et humaines de la direction dont elle-il partage le bureau.

Elle-il gère les relation avec l'équipe des 19 urbanistes, les chefs de projet, l'équipe de direction et les autres services de la direction et du Pôle UAL.

Fonction de rattachement:
Responsable ressources et expertises

Vos missions:
1. Organisation du travail des Urbanistes
- Préparation de dossiers thématiques (Comités de pilotage politique, réunions avec des élus, etc) Ordre du jour des rencontres régulières avec les élus thématiques de la Direction (Points fIXe et Coordinations Habitat Urbanisme)
- Ordre du jour des réunions de conjonctures (Urbanistes et Direction) Rédaction e'Vou saisie de courriers réponses, Suivi des parapheurs Organisation, préparation et suivi de nombreuses réunions

2. Organisation des déplacements de l'équipe
- Suivi des délibérations rédigées par les cadres de la Direction et rôle d'alerte sur les délais contraints.
- Mise en place d'outils facilitateurs de travail à l'intention de l'équipe des urbanistes
- Accueil téléphonique et physique de publics divers Centralisation et diffusion, après validation, d'éléments de communication du service,
- Soutien aux Urbanistes à l'occasion d'évènements particuliers liés aux projets urbains (exposions, transports de maquettes, réunion de concertations préalables, etc)
- Appui au secrétariat de la direction (congés, absences... ) pour la gestion du courrier (papier et dématérialisé), l'enregistrement des parapheurs et leur suivi, l'accueil physique et téléphonique, la gestion des enquêtes publiques et affichage divers. Le suivi des abonnements, les commandes diverses (fourniture, ouvrages, petit matériel, tickets de métro).
- Traitement des ordres de missions et tableau dépenses déplacement.
- Renfort ponctuel pour maintenir une continuité d'accueil du publie des autres services de la direction
- Gestion du suivi financier des et études urbaines en lien avec la responsable ressources et expertises: création des engagements, suivi des factures, établissement des demandes d'achat, mise à jour des tableaux de suivi financier

Responsabilités et résultats attendus:

- Assurer en continu la prise en charge et le suivi de dossiers thématiques particuliers en fonction des exigences du service anticipation des réunions importantes respect des délais pertinences des informations reporting systématique sur l'avancée des dossiers, avec la ou le responsable pour assurer la continuité de la mission en cas d'absence.
- S'assurer systématiquement de la validation de document, par la hiérarchie, avant envoi aux élus. -Contribuer au développement de procédures administratives standardisées et assurer leur maintien et mise à jour (tableaux de bord, fiches de suivi...)
- Assurer les travaux de secrétariat (courrier, agendas, rédaction et saisie de documents... )
- Gestion de l'archivage
- Assurer l'interface entre la direction et les services extérieurs Assurer la qualité de l'accueil (physique et téléphonique) des usagers et personnes, voire personnalités extérieures
- Veiller au suivi des réponses aux sollicitations externes par mail

Vos interlocuteurs:

- Ensemble d'organismes, administrations, entreprises (Lille Métropole, SPL Euralille, SORELI), aménagement urbain, architectes des bâtiments de France, DRAC, Préfecture, autres collectivités locales,... ), usagers.
- Ensemble des services de la Ville pour Informations et suivi liés au développement de projets, aux demandes d'interventions, aux dossiers en cours (Politique de la Ville, Mairies da quartier, service des Elus, Cabinet du Maire, Direction Générale).

Savoir-faire:

- Qualités organisationnelles et de gestion du temps
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Maitriser l'outil informatique (Word, Excel, Teams, Outlook, Internet, Air délib)
- Savoir prendre des notes
- Savoir rechercher et transmettre l'information
- Connaissances des Services municipaux et leur fonctionnement (« culture d'entreprise.), des interlocuteurs cibles, des circuits et procédures administratives, des finances publiques
- Connaissance du logiciel comptable CORIOLIS

Savoir-être:

- Faire preuve de réactivité et de dynamisme
- Savoir anticiper les évènements
- Qualités d'adaptation aux évènements
- Respecter les consignes et les délais contraints
- Faire preuve de discrétion
- Savoir résister au stress

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 5 mois

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