Gestionnaire Administratif(Ve)

Direction de la Culture et du Patrimoine
- Archives départementales

Référence : i1639-23HC38951A
- Nature de l'offre:
**Emploi Permanent**
- Affectation : Saint-Martin-d'Hères

Rejoindre le Département de l'Isère c'est avoir la possibilité de faire carrière avec des opportunités d'évolution et de mobilité professionnelle pour un parcours diversifié. C'est une collectivité territoriale majeure qui emploie plus de 4700 agents et propose près de 240 métiers différents. Elle accompagne les Isérois dans leur vie quotidienne en matière de santé, solidarité, mobilités, éducation, tourisme ou culture. Garant d'une équité territoriale et sociale, le Département de l'Isère aménage le territoire et protège les plus démunis.
Le Département de l'Isère déploie une politique Ressources Humaines volontariste pour favoriser le recrutement et l'inclusion des personnes en situation de handicap, ainsi que l'accompagnement des agents tout au long de leur parcours professionnel.

Missions:
Collaborateur direct de la directrice des Archives et de ses adjointes, le gestionnaire administratif assure le volet administratif des actions du service, ainsi que le secrétariat de direction.
Il est le pivot du service en matière d'organisation, de communication interne et de suivi des dossiers.
Il est responsable du fonctionnement global du courrier du service, et à ce titre encadre fonctionnellement l'adjoint administratif chargé d'une partie du courrier et du suivi de la comptabilité du service.
Il est gestionnaire RH de proximité : veille à la continuité des activités du service, en particulier le suivi des remplacements.
Il est le référent du logiciel de gestion du temps Chronotime.
Il participe à la gestion des moyens généraux et à la logistique du bâtiment : gestion de la salle de conférences en lien avec le gardien, contrôle de la bonne exécution des prestations de nettoyage des locaux.
Il participe à l'organisation des manifestations du service.
Il assure l'accueil et le standard téléphonique en remplacements ponctuels.

Activités:

- Traiter le courrier (papier, électronique)
- Assurer le secrétariat de la Cheffe de service et des adjointes, participer à leur organisation professionnelle (organisation et planification de réunions, agendas, déplacements...)
- Collaborer à la gestion des activités liées à la logistique : commande de mobiliers, de
fournitures de bureau, entretien des bâtiments, organisation de déménagement, suivi des
prestations de ménage, suivi du pool de véhicules
- Assurer la gestion des plannings du personnel (coordination, congés, RTT...)
- Accueillir, renseigner et/ou orienter les usagers, participer à l'accueil physique et téléphonique
- Participer à la gestion et au suivi de dossiers
- Rédiger des courriers, notes et comptes-rendus
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendu

Compétences requises:

- Capacité à travailler en équipe
- Connaissance des acteurs, des partenaires et de leurs missions
- Connaissance des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Connaissance et pratique des logiciels bureautiques, aisance informatique
- Esprit d'analyse, capacité de discernement
- Capacité à résister au stress
- Discrétion
- Sens de l'organisation
- Connaissance des acteurs, des partenaires et de leurs missions
- Sens de l'accueil

Expériences:

- Expérience sur un poste similaire appréciée
- Spécificités du poste:

- Concertation pour la prise de congés
- Disponibilité
- Confidentialité
- Contraintes horaires liées à l'ouverture des services au public

Avantages:
Le Département de l'Isère offre à ses agents la possibilité de bénéficier de différents services:

- Association du personnel (tarifs négociés vacances / loisirs / billetterie, chèques vacances, achats groupés)
- Association sportive du personnel (réductions dans différentes salles de sport, proposition de cours de yoga, Pilates )
- Adhésion à une complémentaire santé et/ou prévoyance à tarif négocié
- Accès au restaurant administratif ou tickets restaurant
- Plan de déplacement d'administration qui prend en charge le remboursement de packs mobilité (abonnements transports en commun, acquisition d'un vélo et de ses accessoires, indemnités kilométrique vélo).
- Autres informations:
Un agent à temps complet travaille 40 heures par semaine, il bénéficie de 31 jours de congés annuels et de 21 jours de RTT.
- Les agents de la fonction publique ont des possibilités d'évolution ou de mobilité géographique ou fonctionnelle, mais aussi des facilités d'accès à la formation (au-delà du Compte Personnel de Formation, conseils lors des entretiens annuels, accès à un plan de formation fourni, ou à des dispositifs certifiants).

Cadre(s) Emplois : Rédacteurs territoriaux, Adjoints administratifs territoriaux
- RIFSEEP/Rémunération : B3 (IFSE = 439,87 € brut mensuel)
- Temps de travail : Temps complet

Contact RH: