Assistant Administratif Du Pôle Animation Et Vie

**Contexte et définition du poste**:
La ville de Clichy compte 62 000 habitants et 1300 agents communaux, est située dans les Hauts-de-Seine, aux portes de Paris (17e) et à 15mns du centre de Paris.

Avec le souci constant de préserver son équilibre, son identité et ses traditions, la Ville de Clichy construit son avenir. A travers une politique de logement adaptée à sa population, une gestion locale axée sur la solidarité et la prévention, et grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives, la Ville de Clichy se rénove et développe son offre de service au sein de son administration. Elle se projette dans un futur innovant qui demande de relever des défis dans de multiples domaines.

Sous l’autorité du/de la directeur/trice adjoint(e) du pôle « pôle animation et vie sportive locale », il/elle gère l’accueil du pôle, saisit, traite et organise les informations nécessaires au fonctionnement administratif, social et comptable du pôle.
Il/elle travaille en étroite coordination avec le/la responsable animation sportive, avec les chargés(es) de projets du pôle, avec le/la responsable administratif et financier et avec l’assistante de direction du service des sports. Il/elle peut suppléer temporairement le/l’assistant(e) administratif du pôle SES pour assurer la continuité du service.
Il/elle est en lien avec l’ensemble des secteurs du service des sports, avec les autres directions de la ville, avec les partenaires extérieurs publics ou privés.

Vos missions:

- Traitement des dossiers et saisie des documents administratifs et comptables du pôle SES

Saisir et rédiger des documents de formes et de contenus divers du pôle
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Gérer et actualiser les informations, les documents techniques et réglementaires du pôle
Rechercher des informations juridiques et réglementaires
Utiliser des logiciels et progiciels de gestion comptable et administrative
Contribuer à la gestion administrative, sociale et comptable en lien avec le/la RAF et avec l’assistant(e) de direction

Suppléer temporairement l’assistante administrative du pôle SES et/ou l’assistante de direction
- Accueil physique et téléphonique du pôle

Recevoir et orienter les demandes des usagers et des différents interlocuteurs du pôle
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser les informations
Hiérarchiser des demandes ou des informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
- Soutien administratif au/à la responsable, au/à la chargé(e) de mission et aux chargé(e)s de projets du pôle

Apporter un soutien opérationnel et administratif aux différents responsables de secteurs et chargé(e)s de projets du pôle
Aider à renseigner les tableaux de suivi des activités du pôle et de ses secteurs
Rédiger et préparer des notes, des courriers d’information ou des dossiers divers
Participer au suivi RH des agents du pôle

Poste 36H/semaine, 25CA+RTT, prime annuelle, participation mutuelle, frais de transports et carte restaurant, adhérent au CNAS

la politique de recrutement de la Ville de Clichy vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.

Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique dans un environnement propice à votre épanouissement aussi bien professionnel que personnel.

Venez nous rejoindre

**Profil recherché**:
Compétences requises sur le poste:
1. Savoirs/diplômes:

- Connaissance de la FPT
- Connaissance du fonctionnement administratif d’une commune
- Maitrise des techniques de secrétariat et de l’outil informatique
- Connaissance des procédures du service

2. Savoirs faire:

- Bonne expression écrite et orale,
- Rigueur et organisation
- Travailler en équipe
- Utiliser des logiciels et progiciels du service
- Traitement des informations
- Techniques de prise de note, de recherche documentaire et de rédaction
- S’organiser et gérer les priorités
- S’adapter à différents interlocuteurs,
- Comprendre une demande, filtrer et orienter les usagers

Création et gestion de tableaux de suivi d’activité

3. Qualités relationnelles exigées:

- Sens de l’accueil
- Discrétion professionnelle
- Disponibilité et polyvalence
- Travail collaboratif et participatif