Gestionnaire Missions

**I. Mission**

Le/la titulaire de cette fonction rapporte au Responsable des Ressources humaines et des Relations Sociales.

Le/La Gestionnaire missions gère les missions des collaborateurs SOLEIL, des personnels mis à disposition, des utilisateurs subventionnés et des experts, dans le respect des règles internes.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le Bureau des utilisateurs, qui organise chaque année de nombreux évènements scientifiques, et le Groupe Finances.

**II. Responsabilités et tâches**

**1. Gérer les déplacements professionnels**
- Renseigner et conseiller les collaborateurs.
- Entretenir les relations au quotidien avec l’agence de voyages et trouver des solutions en cas d’insatisfaction.
- Rechercher les meilleures conditions de transport et d’hébergement en adéquation avec les barèmes de la société.
- Réserver les moyens de transport (train, avion, bateau, cars, voiture) et l’hébergement (maison d’hébergement et/ou hôtels).
- Remettre les documents nécessaires au déplacement (billets, ordre de mission, plafonds de remboursement ).
- Effectuer les demandes de visas, informer sur les règles sanitaires et de sécurité des destinations (vaccins,).
- Gérer les missions liées aux séminaires, colloques, comités de programmes, congrès
- Créer la mission dans le logiciel dédié pour les utilisateurs externes.
- Gérer les imprévus de voyage (grèves, conditions climatiques,).
- Vérifier la facturation.
- Mettre à jour ou revoir la procédure de gestion des missions en fonction des évolutions règlementaires, du retour d’expérience et des analyses du marché et/ou de structures similaires.

**2. Traiter les notes de frais**
- Vérifier les notes de frais avant transmission au Groupe Finances.
- Relancer les personnels avant clôture des missions.
- Informer le Groupe Finances des provisions à effectuer pour les notes de frais de l’année N qui seront traitées en année N+1.
- Classer régulièrement et archiver annuellement les notes de frais.

**3. Encadrer les apprenti(e)s**
- Participer à la sélection des apprenti(e)s.
- Former les apprenti(e)s et effectuer le suivi de leur intégration et travail en lien avec les écoles.
- Participer aux conseils de classe.
- Encadrer les travaux en veillant à confier des activités qui permettront aux apprenti(e)s de présenter les travaux demandés dans le cadre de leur cursus de formation.

**4. Tenir à jour les documents de suivi/d’analyse et les documents de communication**
- Préparer un tableau de suivi mensuel des missions et des dépenses associées.
- Ponctuellement, fournir des données aux responsables permettant de suivre les dépenses de leur équipe par rapport aux budgets.
- Rédiger, mettre à jour et communiquer les documents sur l’intranet concernant les missions et notes de frais (formulaires, plafonds de remboursement, modes opératoires,)

**5. Gérer l’outil informatique de gestion des missions et des notes de frais (Notilus)**
- Administrer l’outil au quotidien (changement de paramétrage, interactions avec le fournisseur ).
- Créer et clôturer les comptes utilisateurs de l’outil, les imputations comptables (WBS).
- Suivre les évolutions du logiciel et leurs impacts.
- Apporter assistance aux utilisateurs du logiciel.

**6. Elaborer l’appel d’offre voyagiste, coordonner les différentes étapes jusqu’au choix final et mettre en œuvre les changements (tous les 4 ou 5 ans selon le marché passé)**
- Mettre à jour le cahier des charges en fonction des besoins.
- Le faire valider par le Groupe Achats.
- Dépouiller, analyser et synthétiser les offres.
- Assurer une coordination avec l’informatique pour l’intégration du voyagiste.
- Reprendre les données dans la base pour mise à jour, tester et vérifier la mise en place de la procédure de gestion des frais de mission.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Aide au déménagement
- Aide au logement
- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Horaires:

- Repos le week-end
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois

Lieu du poste : En présentiel