Office Manager

Descriptif du poste

Au sein de notre siège parisien, nous recherchons actuellement un(e) Office Manager RH / Assistant(e) administrative (H/F).

Rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur, le poste est basé à Levallois-Perret (92300).

Plus précisément, vos missions seront les suivantes:
1. Gestion administrative du personnel:

- Collecte et contrôle des documents administratifs des différents collaborateurs (consultants et fonctions support) : Compte-Rendu d'Activités mensuels (CRA), Notes de frais personnelles et clients (NDF), Demandes de Congés (DDC), Arrêts maladie (AM), Temps de travail, Tickets restaurant, etc.,
- Participation à la gestion administrative, des collaborateurs embauchés par la Société:

- Elaboration des contrats des différents collaborateurs : consultants salariés, consultants sous-traitants, fonctions supports (Chargé de recrutements, Ingénieurs d'affaires, Responsables d'agence),
- Suivi de l'ensemble du process d'enregistrement des nouveaux collaborateurs ou des sous-traitants : adhésion mutuelle & prévoyance, DPAE, dossier administratif, etc.
- Participation à l'élaboration des bulletins de paye mensuels des collaborateurs,
- Gestion des déplacements pour les collaborateurs (déplacements, etc.),
- Etablissement du livret d'accueil des collaborateurs,
- Participation à la gestion administrative, des collaborateurs quittant de la Société et notamment des soldes de tout compte,
- Préparation des virements bancaires de paye du personnel et d'honoraires des sous-traitants,
- Gestion administrative de la relation avec notre médecine du travail : organisation des visites médicales des nouveaux collaborateurs, reprises suite aux arrêts maladie, paiements des cotisations, etc.

2. Gestion administrative de la comptabilité, des frais généraux:

- Collecte et contrôle des factures des fournisseurs,
- Préparation des virements bancaires des fournisseurs,
- Gestion au quotidien des locaux, parking, des frais généraux, des différentes assurances de la Société,
- Préparation des éléments de consolidation de la comptabilité mensuelle pour le cabinet d'expert-comptable.

3. Recrutement:

- Etablissement de l'ensemble des dossiers de compétences transmis à nos clients et/ou prospects,
- Sourcing via les différents outils de recherche : CRM interne, jobboards et réseaux sociaux,
- Définition des profils et des compétences techniques recherchées,
- Collaboration avec les différents Ingénieurs d'affaires,
- Rédaction et diffusion de différentes offres d'emploi,
- Réalisation de prises de références,
- Gestion des jobboards et réalisation de reporting associés.

4. Reporting:

- Mise à jour des différents fichiers comptables et financiers de la société : fichiers de marge, fichier de facturation clients, compteurs de factures, fichiers de suivi des frais des collaborateurs, fichiers de suivi des fournisseurs ou sous-traitants, etc.,
- Mise à jour de notre CRM et/ou reporting hebdomadaire, et autres documents nécessaires à la bonne tenue administrative de la société.

5. Etude, benchmarking, consolidation et suivis de chantiers transverses pouvant se présenter régulièrement pour la société de type : consommables, fournitures de bureau, de réception, pour imprimantes, téléphonie, déménagements, emménagements, etc.

Profil recherché

Formation:
De formation minimum BAC+3, Assistant(e) de direction ou Gestionnaire administratif, vous disposez au minimum de 2 ans d'expérience dans l administration d une société et idéalement une première expérience en recrutement.

Savoir-être:
Rigoureux(se), méthodique, réactif(ve), avec un sens confirmé de l'organisation et un sens développé de la gestion des priorités, vous êtes également doté d'un excellent relationnel.

Outils requis:
Maîtrise indispensable du Pack Office, c est-à-dire Excel, Outlook, Word.

Rémunération:
Fourchette 32-34 k€ (avec variable), selon expérience.

Compétences attendues
- LANGUESAucune langue attendue

SAVOIR-ÊTRE
Proactivité
Rigueur

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SAVOIR-FAIRE
Administratif
Assurances

**Voir plus**

Entreprise

**SELFING **est une société de conseil active dans les métiers de l ingénierie, de la technologie de l'information, des services opérationnels et fonctionnels des entreprises.

Fondée en 2010, l'ADN de SELFING se résume en 5 fortes valeurs : professionnalisme, expertise, fiabilité, qualité, réactivité.

**SELFING **se développe en privilégiant une proximité constante avec ses clients et ses consultants : management de proximité, qualité de service et recherche permanente de la performance afin d'offrir une satisfaction optimale à ses clients et à ses collaborateurs.

**SELFING **est présente sur les principaux secteurs d'activités, tels que l'énergie, l'environnement, la banque et l'assurance, le Digital et le Multimédia, la Grande Distribution, les transports, l'Industrie manufacturière, la santé e