Secrétaire Du Département Des Ressources

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire du département des ressources opérationnelles

**CONTRAT**

CDD

**DESCRIPTIF**

L'ÉTABLISSEMENT:
Le Centre Hospitalier de Grasse recherche un(e) secrétaire du département des ressources opérationnelles (services techniques, sécurité, logistique, biomédical, informatique).

Grade : Adjoint administratif

Fonction : secrétariat et accueil

Le Centre Hospitalier de Grasse est un établissement public important de santé sur le territoire des Alpes-Maritimes et est idéalement situé en accès direct de la pénétrante Cannes-Grasse. Il est composé de 3 sites hospitaliers qui permettent une gestion de proximité. Il possède une capacité d'accueil de 545 lits et emploie près de 1 500 personnes. De nombreux avantages pour les hospitaliers : places en crèche, logements, salle de sport, actions gratuites de bien-être, cadre de vie favorable.

LE POSTE:
Missions:
Organiser le traitement et la circulation de l'information pour le département (appels téléphoniques, courriers, dossiers, archives)

Organiser la gestion logistique du département (déplacements, réservations, réunions, agendas, formation)

Rédaction et mise à jour des procédures administratives, et techniques (GED)

Administration des documents ENNOV (événements indésirables) en lien avec l'ONVS, GED (Gestion documentaire), et suivi documentaire

Collecte et administration d'informations et de données pour différentes enquêtes, conventions, dossiers, subventions... liées à l'activité du département

Suivi des calendriers des dossiers en cours (rappels, et relance des relations externes et services internes...)

Coordination et suivi des recrutements Département // DRH

Suivi des avis de grève, gestion des assignations et retour DRH

Organisation des rendez-vous des notations et liaison DRH

Préparation et suivi du plan de formation des agents du département, planification des formations des agents du département // DRH

Suivi et instruction des déclarations d'assurances DB ; BM et Véhicules

Mise à jour du classeur « Plan Blanc », hotline (suivi et mise à jour de l'annuaire)

Création de badge en renfort des équipes

Mise à jour et suivi du Registre des déchets

Mise à jour et suivi des locations VAE

Aide à la gestion des petits achats en renfort des agents

Binôme de l'adjoint administratif du département (remplacement ponctuel dans les fonctions) comprenant commandes, enregistrements, liquidation,...

Mise à jour de l'annuaire téléphonique et Gestion des demandes 1er niveau

Intégration des procédures, calendriers, annuaires (...) administratifs dans SP

Participation aux réunions pour rédaction des comptes-rendus

Suivi de l'archivage des documents (dématérialisé, et papier)

Activités:
Accueil des personnes et accueil téléphonique

Suivi du plan de classement, d'archivage, système de gestion documentaire

Gestion des informations (orales, papiers, courriers, documents)

Gestion des réservations (agendas, salles, véhicules)

Organisation des réunions

Rédaction et mise en forme des courriers, notes, rapports...

Préparation et suivi du plan de formation

Instruction de dossiers d'autorisation

Suivi administratif du dossier amiante

PROFIL RECHERCHÉ:
TITRES, DIPLÔMES OU NIVEAU : Bac Pro BTS Secrétariat ou expérience d'au moins 5 ans dans fonction similaire

CONNAISSANCES GÉNÉRALES:
Règles générales de la comptabilité publique

Règles générales de la commande publique

Organisation administrative des EPS et de l'établissement en particulier

CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES:
Techniques de secrétariat et bureautique

Outils bureautiques généraux : Word Excel Power Point - Outlook

Outils bureautiques spécifiques en usage dans le département selon la fonction exercée

QUALITÉS PROFESSIONNELLES : Discrétion, ordre et méthode, esprit d'équipe, polyvalence, esprit d'initiative, capacité d'adaptation, bonne capacité rédactionnelle

Horaires : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

NOTES : contrat CDD dans un premier temps puis CDI ou mise en stage

**PERSONNE À CONTACTER**

Mme Emma DE MAIO

**ETABLISSEMENT**

CENTRE HOSPITALIER de GRASSE
Chemin de Clavary BP 53149
06135 Grasse