Adjoint - Adjointe Au Chef de Service (F/H)

**Activités principales**:

- 1. _Pilotage du service_
- Manager le département Évènements (équipe administrative).
- Transmettre et prioriser les dossiers aux différent-es chargé-es d’évènements, veiller au bon équilibre de la charge de travail.
- Anticiper le planning des événements et identifier les points de vigilance.
- Mettre en place une gestion dynamique des listes nominatives exactes et exhaustives (volet relations publiques).
- Développer une stratégie de gestion des cadeaux protocolaires et superviser la mise en œuvre:

- achat de gammes de cadeaux déclinés en fonction du rang ;
- création d’un inventaire des cadeaux offerts et reçus.
- Diriger la gestion des anniversaires remarquables et des remises de coupes.
- Se charger de la prospective et du suivi de ces indicateurs et proposer des mesures correctives ou d’amélioration de la gestion du service par rapport aux objectifs fixés.
- Suivre des tableaux de bord de pilotage du service notamment sur le volet qualité, les données d’activités, et statistiques diverses.
- 2. _Remplacer le chef de service en son absence_
- Valider le planning des événements.
- Animer les réunions de service.
- Prendre toute décision nécessaire à la bonne marche du service.
- Etre l’interlocuteur-rice privilégié-e du cabinet, des élu-es, des services de la collectivité, services extérieurs notamment la Préfecture, la CEA, la Région, les administrations publiques, Anciens Combattants
- Assurer le rôle de chef-fe du Protocole durant les manifestations.
- 3. _Assurer le rôle de chef-fe de projet ou d’expert-e pour certaines manifestations_ :_
- Se positionner en tant que chef-fe de projet sur les manifestations difficiles.
- Organiser, assurer, et/ou présider les comités de pilotage pour la gestion de certains grands événements et/ou événements sensibles et en assurer la coordination pratique avec les différents interlocuteurs (services EMS, partenaires extérieurs ) en lien avec les conseillers techniques du cabinet.
- Assister les élu-es et fournir l’expertise protocolaire nécessaire au bon déroulement des manifestations.
- Assurer une expertise protocolaire auprès d’autres services de l’EMS, d’organismes extérieurs, d’autres collectivités, de demandeurs privés.
- Rédiger les réponses aux sollicitations ou courriers sensibles (réclamations ).
- 4. _Missions de sécurité_ :_
- Participer à l’élaboration du dispositif de sécurité d’accueil et d’aménagement pour les grands événements et/ou accueils de personnalités en lien avec le responsable technique.

**Activités secondaires**:

- Assurer la mission de responsable d’un processus opérationnel dans le cadre du système de management qualité du service.
- Gestion du logiciel temps de travail (OGST).

Vous secondez le Chef de Service dans le pilotage du service et dans la gestion de certains dossiers complexes. Vous le remplacez en son absence et prenez toute décision nécessaire à la continuité du service. Vous vous positionnez en tant que chef-fe de projet pour les manifestations sensibles. Vous managez en direct l’équipe administrative.
- Bac + 3 à bac +5 en sciences politiques, communication internationale, management évènementiel ou équivalent
- Expérience exigée en protocole et organisations d’événements.
- Expertise en matière de règles et d'usages protocolaires notamment au niveau des préséances officielles.
- Maitrise du management d’équipe.
- Maîtrise de l'allemand et de l'anglais.
- Maitrise du monde politique local jusqu'à international.
- Maitrise des règlementations évènementielles, ERP et d'hygiène alimentaire.
- Maitrise des règles comportementales et alimentaires plus spécifiques pour l'accueil des délégations étrangères.
- Maitrise de la gestion de projet et des outils bureautiques.
- Maitrise du suivi budgétaire (chiffrage et calcul de coût)
- Aisance rédactionnelle.
- Capacité de négociation, à improviser et à communiquer.
- Capacité à résister au stress, adaptation et souplesse.
- Capacité à échanger et à être pédagogue.
- Discernement, discrétion, courtoisie et diplomatie.
- Esprit d'analyse et de synthèse.
- Disponibilité.
- Localisation : Hôtel de Ville
- Travail possible en soirée, week-end et jours fériés
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
- Prime de fin d’année.
- Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
- Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
- Chèques vacances sous conditions.
- Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques ).