Secretaire Offices de Restauration

**À propos de nous**:
Capitale sud-francilienne Évry-Courcouronnes se réinvente

Plus grande commune nouvelle d’Île-de-France, Évry-Courcouronnes est née en 2019 de la fusion des deux villes. Ville-Préfecture de l’Essonne, le territoire est riche de 70 000 habitants, 40 000 emplois, 20 000 étudiants et apprentis. Située à 30 km de Paris, 20 minutes de l’aéroport d’Orly, Évry-Courcouronnes sera connectée à la gare TGV de Massy et au pôle technologique et scientifique Paris-Saclay, via le Tram T12, en 2024. L’université et les grandes écoles de la ville nourrissent déjà de nombreux échanges avec le pôle d’excellence. Genopole, le 1er biocluster dédié aux biotechnologies contribue au rayonnement du territoire. La ville est également engagée dans la démarche de Ville apprenante de l’UNESCO. Terre d’innovation urbaine, Évry-Courcouronnes compte 15 édifices labellisés Architecture contemporaine remarquable et porte actuellement un ambitieux projet urbain en centre-ville qui confortera, demain, son attractivité régionale.

**Mission**:
**Définition des missions **:Sous l’autorité du chef de service, il contribue à faciliter le fonctionnement du service par la mise en œuvre de l’accueil/secrétariat. Par son action, il veille à une transmission efficace de l’information et participe au suivi administratif en fonction des besoins du service.

**Définition des activités**:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique du service.
- Filtrer les appels téléphoniques.
- Assurer la prise des effectifs de tous les offices de restauration chaque jour et les transmettre aux différents intervenants.
- Echanger avec le prestataire et fournisseur de repas pour toutes anomalies rencontrés
- Gérer le courrier et informations destinés aux agents d’offices.
- Gérer et transmettre les informations émanant des offices de restauration (demande de produits d’entretien, formulaires, d’ingrédients, etc)
- Assurer la mise à jour quotidienne des différents tableaux de bord du service : suivre les effectifs de la restauration, suivre les absences, assurer le lien avec les services des ressources humaines.
- Veiller à la diffusion des différents courriers au sein des Offices de Restauration
- Assurer le suivi administratif des dossiers du Service avec la direction du service
- Suivre les congés des agents ex Evry et des absences du personnel en collaboration avec les coordinateurs
- Contrôler les factures de la restauration scolaire
- Assurer la gestion des tenues de travail des offices de restauration avec le prestataire du marché
- Passer les commandes pour le service restauration-entretien-lingerie (restaurations, prestataire de boissons et denrées, vaisselle )
- Commander les ingrédients nécessaires aux offices de restauration

**Profil**:
**Connaissances et aptitudes particulières**:

- Posséder une expérience dans le domaine de l’accueil et du secrétariat
- Posséder des aptitudes relationnelles et le sens de l’organisation
- Posséder le sens du travail en équipe et partenarial
- Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel, libre office)
- Maîtrise les techniques de secrétariat, rédaction, classement
- Rédiger des courriers, des notes
- Savoir identifier les urgences, synthétiser et faire remonter l’information
- Faire preuve de rigueur et de disponibilité
- Savoir faire preuve d’initiatives, d’imagination et de réactivité
- Savoir travailler en transversalité et en collaboration avec des partenaires divers (internes et externes)
- Faire preuve d’organisation, d’analyse et de synthèse
- Faire preuve de polyvalence, de réactivité et d’autonomie

**Condition d’exercice et Contraintes particulières**:
Travail en équipe

Discrétion et confidentialité

Télétravail en fonction des possibilités de service