Assistant Polyvalent

**Le Groupe John Cockerill** met au point des solutions technologiques à grande échelle pour répondre aux besoins de son temps : préserver les ressources naturelles, contribuer à une mobilité plus verte, produire de manière durable, combattre l’insécurité et faciliter l’accès à l’énergie renouvelable. Son offre aux entreprises, aux Etats et aux collectivités se matérialise en services et équipements associés pour les secteurs de l’énergie, de la défense, de l’industrie, de l’environnement, des transports et des infrastructures.

**John Cockerill Hamon** est un acteur mondial dans le domaine de l’ingénierie (ingénierie, construction et gestion de projets). Ses activités comprennent la conception, la fabrication de composants clefs, l'installation et l'entretien de systèmes de refroidissement, d’échangeurs de chaleur, de systèmes de filtration de fumée, ainsi que des chaudières de récupération et de cheminées, destinés aux secteurs de la production d'électricité, du pétrole et du gaz et aux secteurs industriels tels que la métallurgie, la verrerie, la chimie.

Afin de développer et de renforcer le centre de compétences de notre division « Systèmes de refroidissement », nous recherchons **un(e) Assistant(e) polyvalent(e)**, en **CDI dès que possible **au siège de Saint-Denis.

**RESPONSABILITES GENERALES**

Effectuer des missions d’assistanat classique:

- réceptionner les courriers et appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission,
- expédier les courriers ou colis en normal, recommandé ou express,
- traduire et utiliser des langues étrangères aussi bien à l’oral qu’à l’écrit
- préparer et mettre en forme des documents tels que des courriers (publipostage), formulaires, tableaux
- extraire des données des logiciels utilisés par le service,
- collecter et enregistrer différents types d’information,
- créer, mettre à jour et suivre des dossiers,
- organiser des réunions : projecteur, disposition des tables de réunion
- accueillir des visiteurs,
- gérer des agendas, plannings,
- organiser des déplacements en réservant des transports, hôtels, gestion des visas, en effectuant les déclarations de déplacements,
- veiller au respect des procédures et instructions qualité.

Effectuer des missions d’assistanat propres aux besoins du service:
**Exemples de missions spécifiques de l’assistanat auprès du service Project Management**:

- effectuer les correspondances, contacts client / fournisseurs en accord avec le Project Manager
- effectuer les relances internes et externes,
- réaliser l’ouverture des dossiers clients/fournisseurs,
- établir les demandes d’accès sur les sites (personnel d’intervention, transporteur, véhicule..)
- transférer et suivre l’envoi des plans et des documents projets vers les clients,
- utiliser des sites ftp ou sites clients pour la transmission de documents contractuels,
- établir et diffuser les dossiers de réalisation de travaux (DRT)
- établir et diffuser des rapports de fin d’interventions (RFI)
- préparer les réunions de revue des projets
- Mise à jour des tableaux de bord du service (KPI)

**Exemples de missions spécifiques d’assistanat auprès du service montage**:

- centraliser et retranscrire les pointages du personnel de chantier, effectuer les modifications nécessaires,
- organiser et suivre la formation du personnel de chantier (gérer les contrats, convocations, factures, ), ainsi que les tests d’habilitation,
- participer à la gestion de l’outillage,
- suivre les kilomètres effectués par le personnel montage, et des factures liées aux véhicules de location
- gérer les notes de frais des monteurs
- centraliser les demandes de congés du personnel chantier

**Exemples de missions spécifiques d’assistanat auprès du département achats**:

- gérer des segments d’achat type EPI, frais généraux, fournitures de bureaux, cartes de visites, papier entête(sélection, commandes ),
- mettre à jour les dossiers de suivi des fournisseurs (enregistrements qualité, évaluations, certificats),
- collecter et gérer, en support des acheteurs segments, les documents contractuels liés aux exigences réglementaires,
- intervenir, en support, sur des missions de suivi des ordres d’achats,
- prendre en charge la régularisation d’ordres d’achats pour le compte d’autres intervenants,
- gérer la diffusion intra-achats des copies de factures pour accord de paiement

**Exemple de missions spécifiques de l’assistanat du service RH/ Facilities**:

- Gérer les rendez-vous pour les visites médicales
- Gérer les commandes des cadeaux collaborateurs
- Gérer les badges entrées, parking
- Traiter les commandes de café, les fontaines à eau
- Gérer la voiture de société
- Organiser des évènements (repas, départ)

**PROFIL**

Compétences techniques:

- Bonne maitrise de Word, Excel, Outlook
- Outil de gestion documentaire (PDF)