Chargé D'accueil

**Société**:
Septième commune d'Ile-de-France et quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 85 950 habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (441 042 habitants - INSEE 2014). À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens majeurs avec le quartier d'affaires de La Défense et le Port autonome de Gennevilliers, la Ville de Colombes bénéficie d'une situation économique attractive et d'un important réseau de connexions.

**Mission**:
**ACTIVITÉS PRINCIPALE**

**Accueil téléphonique et physique au secrétariat**
- Assurer l’accueil téléphonique et physique (recevoir, identifier, orienter le public et les partenaires),
- Veiller à une communication efficiente entre l’équipe pluri-professionnelle et les usagers
- Filtrer les appels et assurer le relais auprès des membres de l’équipe et de la direction (utilisation des outils pour noter/recenser),
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
- Organiser l’agenda électronique (Zimbra) et prendre les rendez-vous des professionnelles,
- Garantir une discrétion professionnelle,
- Tenir à jour l’annuaire des partenaires.

**Gestion administrative du service**
- Assurer le suivi des courriers et courriels prioritaires ou demandant réponses : boite Réussite Éducative (fiche d’orientation, fiches de liaison, partenaires ),
- Traiter, exploiter, suivre la transmission et la rédaction des informations du service,
- Vérifier, suivre, classer les documents administratifs (dossier du personnel, conventions, rapports, courriers ),
- Organiser le classement, assurer le suivi sur le réseau et partager avec l’équipe,
- Créer des outils de travail permettant l’organisation du service et son bon déroulement,
- Exécuter les tâches en matière d’administration générale.

**Recherche et diffusion d’informations**
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
- Rechercher, transmettre les informations diverses, nécessaires au service,
- Savoir communiquer sur les missions et les actions du service et ainsi contribuer à valoriser l’image de celui-ci.

**ACTIVITÉS SECONDAIRES**

**Suivi et veille à l’exécution budgétaire du service**

Les conventions:

- Veille et suivi des alertes sur les délais de dénonciation et renouvellement des conventions,
- Assurer le suivi et la veille des conventions, chaque année en lien avec la hiérarchie, réajuster le cas échéant (14 conventions),
- Assurer les allers et retours entre le CCAS, les établissements scolaires, les partenaires,

Comptabilité du service:

- Prospection/recherche de publicité sur des achats précis en lien avec la régie (arrêté) ou besoin du service,
- Assurer la régie de dépense du service,
- Saisir et établir les bons de commande, en lien avec la Direction des Finances (Civil finances + e-parapheur),
- Assurer la commande des fournitures en concertation avec l’équipe et après validation de la direction,
- Suivre les échéances des abonnements aux revues spécialisées, les formations proposées par la direction des finances (inscription aux newsletters),
- Assurer le suivi des factures des prestataires, les vérifier, les pointer et les clôturer (point trimestriel avec la hiérarchie).

**Suivi des Ressources Humaines**
- Suivi et classement des dossiers du personnel : carte navigo, justificatifs d’absences, formations, action social
- Gestion des congés : après validation par la hiérarchie, renseigner le tableau et archiver la feuille de congé dans le dossier du personnel,
- Interlocutrice privilégiée de la Direction des Ressources Humaine s’agissant des droits et devoirs des agents (congés ),
- Lien avec le CCAS (tableau mensuel des absences, recensement divers).

**Profil**:
**Connaissances techniques**
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (pack Windows, Zimbra),
- Expérience du secrétariat requise,
- Connaissances en comptabilité + logiciel Civil net Finances très appréciées.

**Autres connaissance (savoir faire, savoir être)**
- Ponctualité et rigueur,
- Sens de l’organisation,
- Sens du relationnel et du travail en équipe,
- Esprit d’initiative,
- Prendre de la distance par rapport aux situations difficiles des usagers.