Office Manager

**À propos de nous**:
Fondée en 1952, l’ENSEA est une école publique d’excellence qui forme des ingénieurs généralistes, reconnus dans le monde socio-économique et industriel ainsi qu’à l’international. Située aux portes du Vexin Français, l’école s’est bâtie sur trois piliers fondamentaux, expertise, inclusivité et durabilité, qui sont au cœur de ses activités de recherche, d’innovation et d’enseignement.

**Mission**:
**Missions**:
La mission principale du poste consiste à veiller au bon fonctionnement du service : cela implique la gestion administrative et budgétaire du service, la gestion des aides à la mobilité pour les étudiants et le personnel, un appui à l’organisation de la mobilité sortante des étudiants, l’organisation de l’accueil des partenaires internationaux.

Il intervient en soutien de la direction du service pour des activités transverses.

**Activités principales** [découlant de la mission principale]:

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Gestion des aides à la mobilité des étudiants et du personnel**
- Gestion des subventions et des aides à la mobilité stage et études (Erasmus +, CROUS et aides internes à l’établissement) : étude des demandes, contrôle des dossiers, répartition
- des aides, saisie des demandes de mise en paiement sur SIFAC, monitoring des outils de suivi
- Organisation des commissions d’attribution des aides à la mobilité
- Mise à jour et communication des informations relatives aux différents programmes de bourse par mail et sur Moodle
- Assistance aux personnels ayant des projets de mobilité Erasmus + : préparation des dossiers et des demandes d’aide à la mobilité
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Appui à l’organisation des mobilités sortantes**:

- Participation à l’organisation et au suivi des jurys de départ à l’étranger et à la procédure de nominations des étudiants (programme ingénieur, bachelor et apprentis)
- Saisie des mobilités sur Aurion et Beneficiary Module pour Erasmus +
- Participation aux réunions d’information pour les usagers du service (étudiants et personnels)
- Participation à la constitution des dossiers, au contrôle des pièces et au suivi des démarches
- Echanges avec le réseau des partenaires
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Gestion administrative et budgétaire du service**:

- Suivi du budget du service en lien avec la directrice : saisie des bons de commande et des ordres de mission, reporting
- Organisation des déplacements internes au service
- Organisation des prestations en lien avec les différents évènements du service (accueil des partenaires internationaux, évènements étudiants)
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Activités transverses**:

- Participation aux réponses aux enquêtes
- Contribution à la création d’outils de gestion (tableau de bord des mobilités, suivi des aides, annuaires ) et de suivi qualité
- Participation aux rencontres de réseau (AMPERE, Erasmus +, journées thématiques )
- Participation à la mise à jour des outils de communication interne et externe (Moodle, livrets de départ, catalogue de formations)

**Profil**:

- Profil administratif
- Connaissance du secteur de l’enseignement supérieur et des mobilités internationales fortement appréciée, notamment du programme Erasmus +
- Maîtrise de l’anglais lu, écrit, parlé indispensable
- Maîtrise de SIFAC souhaitée
- Maîtrise de la communication interne et externe (enseignants, élèves, collectivités territoriales ) et des outils de communication en ligne
- Maîtrise de l’orthographe et aisance rédactionnelle
- Connaissance de la fonction publique

**Connaissances et compétences opérationnelles**(savoir-faire)**:

- Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Organisation, méthode, priorisation des tâches
- Bonnes compétences relationnelles

**Horaires et éventuellement contraintes liées au poste**:

- Congés à prendre en roulement avec les autres membres du service
- 37h hebdomadaires
- Pause réglementaire de 45 minutes minimum
- 1 jour de télétravail possible
- Des mobilités nationales et internationales de quelques jours peuvent être proposées à

l’agent/e
- Des événements ponctuels le week-end peuvent être proposés à l’agent/e (journées portes

ouvertes par exemple)
- Souplesse et adaptabilité, polyvalence
- La connaissance des Espaces Numériques de Travail serait un plus (SIFAC en priorité, Aurion serait apprécié)

**Compétences comportementales et qualités requise**(savoir-être)**:

- Rigueur
- Travail en équipe
- Autonomie, prise d’initiative
- Diplomatie relationnelle
- Disponibilité et réactivité