Secrétaire de L’ifma

**A propos de nous**:
Au sein du Plateau des écoles hôpital Saint Jacques l’institut de formation des métiers d'aide (IFMA), crée en 2003, fait partie du département des instituts de formation (DIF) du CHU de Nantes.

Il regroupe 4 formations préparant aux métiers d’aide à la personne et il dispense des activités de formation continue (VAE - adaptation à l’emploi) : aide-soignant, auxiliaire de puériculture, ambulancier et accompagnant éducatif et social.

L’IFMA est composé:

- Une directrice, cadre supérieur de santé
- 11 formateurs (infirmiers, puéricultrices, conseillères en économie social et familiale)
- 4 secrétaires adjointes administratives

**Votre mission, si vous l'acceptez**:
**Voici vos missions**:

- Gestion des courriels
- Mise à jour du site Internet du CHU
- Participation à des groupes de travail et à des manifestations sur le département des instituts de formation (groupes : Cellule Formation Continue, Berger-Levrault, Archivage,. )
- Formalisation des enquêtes, bilans et rapports d’activités pour les différentes tutelles (Conseil Régional, ARS, DREETS)
- Commande des fournitures sur AUREA
- Archivage.
- ** Préparation et organisation des concours** (AS, AP, AES et AMB)**:

- IFAS : 350
- IFAP : 900
- IFAES : 060
- IFA : 100
- Mise à jour des règlements d’admission régissant les épreuves de sélection
- Mise à jour de la plate-forme sur Internet pour les inscriptions
- Mise à jour du logiciel de traitement du concours sur BL
- Gestion des inscriptions via le logiciel : vérification et enregistrement des dossiers et des chèques des frais d’inscription au concours
- Préparation de l’épreuve écrite d’admissibilité : envoi des convocations, mise en forme des sujets,.
- Gestion des résultats de l’épreuve écrite : saisie des notes et envoi des courriers
- **
Pré-rentrée** (AS, AP, AES et AMB)**:

- Organisation de la pré-rentrée en collaboration avec l’équipe pédagogique (remise du dossier médical et du dossier de financement)
- ** Scolarité** (AS, AP, AES et AMB)**:

- Gestion administrative des dossiers des élèves
- Etablissement des contrats de formation pour tous les élèves
- Suivi des dossiers de financement des élèves (Conseil Régional, OPCO, Pôle Emploi,)
- Déclaration des présences mensuelles auprès des différents organismes financeurs
- Gestion des intervenants (courriers et indemnisations)
- Gestion des parcours de stages des élèves (courriers, convention de stage, édition des feuilles de stage et enregistrement des notes. )
- Traitement des travaux pédagogiques : cours, travaux dirigés
- Suivi administratif en collaboration avec l’équipe pédagogique de l’AFGSU
- Préparation des instances (conseils techniques et instances techniques et pédagogiques) : envoi des convocations et rédaction des comptes-rendus

**Diplomation **(AS, AP, AES et AMB)**:

- Enregistrement des élèves et des notes sur le logiciel Odessa
- Préparation des livrets scolaires pour les D.E. avec BL Sco (fiches d’inscription, tableaux des notes, fiches synthèse,. )

**Gestion administrative de l’activité formation continue**:

- Mise à jour du site Internet du CHU
- Mise à jour du catalogue Prestashop qui présente l’offre de formation continue

Gestion des différentes actions

**_ Poste à 50%_**

**Le profil idéal, selon nous**:
**La formation et/ou les qualifications requises**

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac + 2.

**Les connaissances particulières requises**

Connaissance des formations aux métiers d’aide (référentiels de formation)

Connaissance des outils informatiques:

- Word, Excel, Power-Point,
- Berger-Levrault, logiciel de gestion spécifique aux instituts de formation (planning, scolarité, concours)
- Igestor (gestion des congés des agents et des élèves)
- EVRH
- Kairos (logiciel de Pôle Emploi pour les rémunérations des élèves)
- Docapost (logiciel de la Région pour les rémunérations des élèves)
- Prestashop (catalogue des formations continues)
- Odessa (logiciel de gestion des diplômes de la DRDJSCS)
- Sphynx (enquêtes)
- Enquête école (logiciel de la DREETS pour des statistiques)
- SOFI / CARIF OREF (enregistrement des formations pour les demandeurs d’emploi)
- Compte CPF (logiciel pour l’instruction des dossiers CPF)
- Logiciel Transition Pro (OPCO)
- Site Internet du CHU de Nantes
- Ennov (gestion documentaire)
- Messagerie Outlook
- Auréa (gestion des fournitures)
- Logiciel de la reprographie
- Talensoft
- SOLTISS (logiciel de la Région pour le suivi des parcours de formation des élèves)

**Les qualités professionnelles requises**
- Autonomie, sens des responsabilités, sens de l‘organisation et du travail en équipe, sens de la communication, conscience professionnelle, esprit d’initiative, capacité à se projeter, à programmer et planifier ses actions._