Assistant.e de Formation

ESCALE, association membre du GROUPE SOS est un organisme de formation, qui porte les activités du CFA GROUPE SOS et d'ARABESQUE. La structure a pour ambition de porter des projets formations innovants et ambitieux pour accompagner le développement de compétences des professionnels et futur professionnels des secteurs de l'action sociale, du sanitaire et du médicosocial et plus généralement des métiers d'avenir.

Escale est membre du GROUPE SOS. Le Groupe SOS est un groupe associatif, leader de l'entrepreneuriat social en Europe.Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

ARABESQUE est le dispositif de formation continue de l'organisme ESCALE, association membre du Groupe SOS.
Notre mission est de soutenir les professionnels et les équipes à repenser et analyser leurs pratiques professionnelles, en les emmenant à s'interroger sur leur identité professionnelle et leurs capacités d'action dans la transformation de leurs postures pour chaque contexte d'exercice : sanitaire, social et médico-social.
Dans le cadre du développement de notre activité, nous créons un second poste d'assistant(e) de formation. Rattaché(e) à la Responsable d'Arabesque, vous interviendrez dans le cadre de la gestion administrative de la formation et du déploiement des actions de formation.
Vos missions et champs d'intervention seront les suivantes (non exhaustif)
1. Gestion Administrative
Exécuter des tâches administratives, recueillir, traiter, faciliter et tracer la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement et au bon déroulement des formations
Planifier et coordonner l'ensemble des aspects administratifs des programmes de formation (gestion des inscriptions, des convocations, des conventions, constitution des dossiers, attestations,...)
Gérer les inscriptions des participants, assurer un suivi rigoureux des présences, et traiter les documents nécessaires
Organiser la logistique des sessions de formation, la gestion des équipements et la coordination des intervenants.
2. Collaboration et Communication
L'assistant(e) de formation est en lien avec l'ensemble des membres de l'équipe (3). Il/elle collabore étroitement avec chacun pour comprendre et répondre aux besoins.
Assurer la coordination et l'accompagnement des acteurs avant, pendant et après les formations : clients, formateurs, apprenants, partenaires.
3. Gestion Budgétaire
Administrer le processus complet de demande d'achat jusqu'à la facturation
Assurer le suivi des actions de formation.
Mener les relances téléphoniques si nécessaires
4. Documentation et Conformité
Gérer la documentation liée à la formation, en assurant sa précision, sa confidentialité, et sa conformité aux normes internes et externes notamment QUALIOPI.
5. Évaluation Continue
S'assurer de la mise en place des mécanismes d'évaluation pour mesurer l'efficacité des programmes de formation.
Etablir le suivi de la qualité des formations, par l'envoi, le contrôle, l'analyse des évaluations qualité, la remontée des points clés et l'établissement de bilans qualités.
Accompagner au développement de la qualité et du respect des référentiels qualités de l'organisation

Profil et compétences souhaités
- Bureautique, la connaissance du logiciel Gescof serait un plus
- Aisance relationnelle et curiosité
- Autonomie, organisation et rigueur
- Agilité, dynamisme et esprit d'équipe