Assistant(E) de Direction

Kiwol accompagne plusieurs centaines d’organisateurs d’événements et lieux de loisirs en leur fournissant les meilleures technologies de billetterie, de contrôle d’accès et de CRM.

En très forte croissance depuis son lancement en 2016, à la pointe de l’innovation, Kiwol est implanté en Guadeloupe avec des clients en France et dans les Outre-mer.

Nos clients organisent tous types de manifestations et de toutes tailles et bien d’autres. Kiwol vous propose aujourd’hui de rejoindre l’aventure, pour un poste d'Assistant(e) de direction (H/F, basé à Morne-à-l’eau en Guadeloupe).

**Description du poste**:
Pour soutenir notre Président dans la gestion quotidienne et les projets stratégiques de l'entreprise

En lien direct avec les Fondateurs dirigeants, vos missions consisteront à soutenir le Président/CEO dans la gestion quotidienne et les projets stratégiques de l'entreprise:
**1. Gestion Administrative**:

- **Organisation de l'agenda**:
Planifier et coordonner les rendez-vous, les réunions et les événements du Président/CEO, en veillant à optimiser le temps et les priorités.

Gérer l'agenda des équipes d'agents de contrôle d'accès et s'assurer de la bonne transmission des informations liées à leurs missions.
- **Préparation de documents**:
Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, présentations, etc.) avec un haut niveau de précision et de professionnalisme.

Classification des documents administratifs en ligne
- **Gestion des communications**:

- **Gestion RH et administrative du personnel**

Établissement contrats de travail, accueil des entrants, gestion des variables de paie, frais, congés, tickets restaurants, rapports et statistiques commerciales, vous serez également l’interface positive avec l'équipe commerciale et marketing).
- **Gestion comptable**

Devis, Facturation, saisie, rapprochement bancaire, gestion des virements, déclaration TVA, relances,) Liste non exhaustive

**2. Coordination des Réunions et Événements**:

- **Organisation des réunions**:
Préparer les ordres du jour, coordonner la logistique, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées lors des réunions.
- **Soutien aux événements**:
Aider à la planification et à l'organisation des événements internes et externes en lien avec la direction et le service communication, y compris les séminaires, les formations, les conférences et les ateliers.

**3. Gestion des Projets**:

- **Suivi des projets et performances**:
Coordonner et suivre les projets assignés aux équipes commerciales et marketing, en veillant au respect des délais et à l'atteinte des objectifs fixés.
- **Collaboration inter-équipes**:
Travailler en étroite collaboration avec les autres départements pour garantir la cohérence et l'efficacité des projets.

**4. Support Logistique**:

- **Organisation des déplacements**:
Planifier et réserver les voyages d'affaires, gérer les itinéraires et préparer les documents nécessaires (visas, billets, réservations d'hôtel, etc.).

Appui sur des missions ponctuelles en fonction des circonstances
- **Gestion logistique**:
Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau, en passant les commandes nécessaires pour garantir la disponibilité des ressources. Étiquetage, entreposage, préparation des commandes, expédition, accueil des livraisons.

**5. Amélioration Continue**:

- **Optimisation des processus**:
Identifier et proposer des améliorations pour les processus administratifs afin de gagner en efficacité et en productivité.

**6. Confidentialité et Discrétion**:

- **Gestion des informations sensibles**:
Assurer une gestion rigoureuse et discrète des informations confidentielles et stratégiques.
- **Fiabilité**:
Agir en tant que point de confiance pour la Direction, en garantissant la confidentialité et la sécurité des données.

**En somme, vous jouerez un rôle clé dans le soutien à la Direction, contribuant à son bon fonctionnement et à la réalisation de ses objectifs stratégiques. Vous serez l’élément central qui assure la fluidité des opérations et la coordination efficace des activités quotidiennes.**

**Vos atouts**
- Vous êtes diplômé(e) d’une **formation minimum Bac+2** (école de commerce, université ),
- Vous avez une expérience en **Assistanat de Direction** et idéalement dans le **domaine commercial**,
- Vous faites preuve de **rigueur**, de **sens des priorités** et de **réactivité**,
- Vous êtes **enthousiaste**, **curieux(se)** et reconnu(e) pour vos qualités de **communication orale et écrite,**:

- Capacité à gérer efficacement son temps et à respecter les délais.
- Capacité à s'adapter rapidement à un environnement de travail dynamique et en constante évolution
- Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un membre collaboratif de l'équipe.
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoin