Secrétaire Polyvalente

**Informations complémentaires**:

- Référence : 29/2025
- Direction : Maison du département Nord agglomération
- Service : MDD Coty, 24 avenue du Président René Coty - LIMOGES
- Pôle : Pôle administration générale et territoriale
- Filière(s) : FILIERE ADMINISTRATIVE
- Catégorie d’emploi : CATÉGORIE B, CATÉGORIE C
- Grade(s) : Adjoint administratif
Adjoint administratif principal de 2ème classe
Adjoint administratif principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal 2ème Classe
Rédacteur principal 1ère Classe
- Conditions d'accès : Titulaire ou lauréat du concours - Poste susceptible d’être pourvu par voie contractuelle
- Lieu de travail : MDD Coty, 24 avenue du Président René Coty - LIMOGES
- Temps de Travail : Temps non complet
- Type de poste : Poste permanent
- Date de publication : 17/02/2025
- Réponse avant le : 17/03/2025

**La collectivité et la direction d'accueil**:
Avec près de 2 000 agents et 200 métiers, le Département de la Haute-Vienne est l’un des premiers employeurs publics du territoire. Nos missions couvrent des domaines variés tels que le social, la petite enfance, les collèges, les routes départementales, l'aménagement du territoire ou la culture et offrent ainsi de nombreuses opportunités de recrutement et de mobilité.

Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire.

Au sein du Département de la Haute-Vienne, 5 Maisons du département (MDD), composées d’une équipe managériale et de professionnels médico-sociaux et administratifs, déclinent les politiques en matière d’action sociale, de protection de l’enfance, d’insertion et de soutien aux personnes âgées et/ou handicapées. Ces lieux permettent à tout usager d'être reçu, accueilli, informé, orienté pour toute question relevant des compétences du Conseil départemental.

Ainsi, 375 agents (travailleurs sociaux et médico-sociaux et personnels administratifs) accompagnent quotidiennement les plus fragiles.

La Maison du département Nord Agglomération comprend 9 sites où interviennent une Directrice, 7 cadres et une équipe pluridisciplinaire de 103 agents (secrétaires, assistants de service social, référents éducatifs en prévention, référents éducatifs en placement familial, conseillères en économie sociale et familiale, techniciennes de l’intervention sociale et familiale, médecin, puéricultrices, infirmières, sages-femmes, référentes APA/PCH, travailleurs sociaux polyvalents).

**Description**:
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Directrice adjointe, vous assurez des activités de secrétariat et gère des dossiers et des procédures relevant de l’ensemble des thématiques sociales de la MDD (hors thématique placement familial), en lien avec les professionnels de la MDD.

**Activités du poste**:
Vous devrez:
Au titre de votre activité principale:

- Accueillir, renseigner et/ou orienter le public et les partenaires (accueil physique et téléphonique),
- Assurer les activités générales de secrétariat:

- Rédiger tous types de courriers, comptes rendus de réunions, notes,
- Assurer le suivi administratif de l’ensemble des dossiers et des procédures liées aux missions de la MDD,
- Instruire et traiter les demandes, vérifier la complétude des dossiers,
- Effectuer la saisie informatique des enquêtes, des rapports divers, courriers et les données dans les logiciels métiers,
- Alimenter les tableaux de bord de suivi de l’activité,
- Assurer le classement, l’archivage des dossiers.
- Répondre aux sollicitations des pôles en participant aux études, assurer la transmission des prescriptions et documents aux partenaires et aux pôles,
- Assurer des missions de mandataire de la régie des CAP (chèques accompagnement personnalisé),
- Selon les besoins, assurer des missions de régisseur ou de sous-régisseur ou mandataire suppléant.

Au titre de votre activité secondaire, vous pourrez être amené à:

- Assurer la continuité des activités de secrétariat sur l’ensemble des services administratifs de la MDD,
- Assurer des activités de logistique : effectuer des commandes de fournitures, produits d’entretien,
- Participer à la diffusion des informations et des formulaires au sein de la MDD,
- Être la personne référente dans l’utilisation de logiciels métiers et du logiciel absences,
- Être le correspondant archives.

Vous pourrez être amené(e) à vous déplacer dans l’ensemble des services administratifs du territoire de la MDD afin d’assurer la continuité des activités de secrétariat et d’accueil

Vos missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.

**Compétences et qualités requises**:
Savoirs:
Connaissance des techniques de secrétariat, des procédures administratives et de l’Institution départementale,

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des procédures et circuits hiérarchiques.

Savoir-faire:
Maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire,

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des logiciels métiers,