Secrétaire Médicale

**Descriptif**

Secrétaire médicale
Service d’immuno-hémato-rhumatologie pédiatrique
MISSIONS PRINCIPALES
- Assister les médecins dans la réalisation des taches médico-administratives
- Accueillir et orienter les patients (usagers, familles, visiteurs )
- Assurer l’accueil et la réponse téléphonique
- Gestion des courriers électroniques sur la boite mail nominative et la boite mail générique partagée du service
- Gestion du courrier interne et externe (envoi, relève, distribution)
- Gestion et tenue du dossier médical, numérisation et insertion de documents dans le dossier patient informatisé
- Gestion des programmations en hôpital de jour (rhumatologie)
- Gestion des consultations des internes de rhumatologie
- Planification des rendez-vous de consultation et gestion des agendas des médecins (annulations, reports de consultation)
- Saisie et mise en forme des comptes rendus médicaux
- Prise de rendez-vous
- Récupérer les bilans de consultation
- Scanner les documents pour mettre dans Orbis
- Commande pour les besoins du service
- Gestion des demandes de communications des dossiers médicaux en lien avec le service juridique
- Polyvalence sur les autres postes du secrétariat en cas d’absence ou de surcharge de travail

ORGANISATION DE TRAVAIL
Travail sur une amplitude horaire 7h30 en temps plein, du lundi au vendredi
PRE-REQUIS
QUALITES ET COMPETENCES
Avoir un bon contact relationnel pour accueillir, orienter, et savoir être à l’écoute des personnes, groupes, familles
- Esprit d’équipe.
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnelle
- Avoir le sens des responsabilités et de l’organisation, prise d’initiatives
- Savoir gérer plusieurs tâches simultanément.
- Sens de la discrétion, respect du secret médical.
- Définir, adapter, utiliser un système de classement, d’archivage - Rédiger et mettre en forme des notes,
documents et/ou rapports
- Utiliser les outils bureautiques
- Vitesse de frappe, notions d’orthographe

DIPLOMES ET OUTILS
Secrétariat et gestion administrative
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Pack Office, Orbis,
L’activité concerne des enfants à tous les âges de l’enfance jusqu’aux jeunes adultes, autour des axes suivants:

- Diagnostic, prise en charge, recherche et enseignement:

- déficits immunitaires primitifs (dont la définition s’est élargie aux syndromes auto-inflammatoires
monogéniques) et secondaires (VIH,)
- arthrites juvéniles, maladies auto-immunes systémiques complexes
- Thérapeutiques immunologiques:

- greffe de cellules souches hématopoïétiques dans nombreuses pathologies (déficits immunitaires mais
aussi drépanocytose, ostéopétroses, maladies métaboliques,)
- traitement des complications infectieuses et dysimmunes (lymphoproliférations,) des déficits
immunitaires et des greffes (de cellules souches hématopoïétiques ou d’organes)
- biothérapie et thérapeutiques immunosuppressives y compris en rhumatologie pédiatrique
- Expertise diagnostique et thérapeutique pour des patients avec complications infectieuses ou inflammatoires

diverses
- infections de l’immunodéprimé
- atteintes inflammatoires d’organes (cardiaques, « PIMS » post Covid)
Cette activité se déroule sur:

- 28 lits d’hospitalisation conventionnelle incluant flux laminaires et chambres à pression positive pour patients

greffés et immunodéprimés
- un hôpital de jour ouvert du lundi au jeudi et pouvant accueillir une quarantaine de patients par semaine
- des consultations (un peu moins de 1500 par an) et des avis d’experts sur d’autres services de l’hôpital ou à

distance
Le service est localisé dans le bâtiment Hamburger H2 au 4ème étage et est composé de:

- 8 médecins titulaires dont 4 PUPH, 1 MCU-PH, 3 PH
- une douzaine de médecins contractuels dont 1 PHU, 2 CCA, 2 PHC
- jusqu’à 9 internes en médecine et étudiants hospitaliers
- 1 cadre supérieur de santé, 2 cadres de soins
- 47 infirmières et puéricultrices dont une coordinatrice de greffe et une coordinatrice d’apprentissage
- 22,7 aides soignants et auxiliaires, 1 logisticienne
- 6 agents hospitaliers, 1 coursier
- 2 secrétaires hospitalières, 6 secrétaires médicales
- 2 psychologues temps plein et 1 à temps partiel
- 2 assistantes sociales
- 1 éducatrice

**Personne à contacter**
MME LINDA FAIVRE
Encadrante AMA