Front Office Manager

Groupe Courtin est un groupe indépendant, non côté, fondé en 2015 par Christophe Courtin. C'est un groupe immobilier en pleine croissance (70 personnes, CA de 55m€) qui détient: - Une structure promotion immobilière et une foncière : COURTIN PROMOTION et COURTIN GESTION construisent et développent un patrimoine immobilier "prime" à partir de la 1ère technopole d'Europe (Sophia Antipolis) en requalifiant les sites obsolètes et inadaptés à la demande actuelle. - Un exploitant en espaces de travail flexibles : FLEX-O propose des lieux de travail qui sont aussi des espaces de vie (confort, lumière naturelle, espaces naturels extérieurs, services, commerces, nature etc..) de façon la plus éco-responsable possible et avec services dans les principales métropoles Françaises. - Un fond d'investissement Evergreen : COURTIN INVESTMENT avec plus d'une centaine de participations à date de Startups en croissance, principalement françaises qui ont un impact positif sur leur environnement. Dans le cadre de notre développement, nous sommes à la recherche d'un Front Office Manager H/F. Le Front Office Manager H/F assure la gestion du site au quotidien et contribue activement à la rentabilité du site **MISSIONS** Vous aurez pour principales missions: **Service Client** - Être l’interlocuteur privilégié de tous les clients et visiteurs en fournissant un service professionnel en toutes circonstances ; - Garantir une première impression exceptionnelle ; - Suivre les process d’expérience clients en bonne collaboration avec le Sales Manager ; - Maitriser les procédures et standards Flex-O de réception (« Front office ») : accueil, réception des colis, gestion des visiteurs, réponse téléphonique et délivrance des produits/services ; - Gérer la relation client (de l’arrivée au départ) et la satisfaction client : gestion des demandes et des commandes, anticipation des besoins de façon proactive, fidélisation des clients existants et des nouveaux clients (longue durée comme courte durée) ; - Résoudre tous les problèmes des clients / visiteurs et suivre leur résolution. A titre d’exemples : suivi des questionnaires de satisfaction, réponse aux tickets dans l’outil informatique, gestion des plaintes - Atteindre le niveau de taux de satisfaction client (NPS) défini par l’entreprise. **Tenue du centre** - Appliquer le code vestimentaire (casual) ; - Mettre à jour les affichages obligatoires ; - Respecter le Guide des Standards dans tous les espaces du site ; - S’assurer de l’entretien et de la propreté du site et de ses extérieurs ; - Mettre en place les bureaux témoins ; - Réaliser des audits semestriels Qualité et Standards ; - Veiller à la mise en conformité du site (contrôles règlementaires). **Rentabilité** - Contribuer à la rentabilité du site en optimisant les revenus et en réduisant les coûts ; - Générer des marges supplémentaires en proposant des services additionnels ou à plus fort revenu ; - Animer le programme de parrainage et identifier les opportunités de développement de l’offre clients existants ; - Appuyer le Sales Manager pour la planification et l’exécution des renouvellements de contrats clients, notamment en se répartissant la responsabilité des dossiers (bureau, domiciliation) - les Sales Managers conservant les cas clients complexes ou difficiles ; - Contrôler quotidiennement les paiements clients et atteindre le niveau de taux de recouvrement attendu par Flex-O. **Coordination de l’équipe** - Coordonner et participer à la formation du Receptionist ; - S’assurer de la bonne compréhension et réalisation des missions et tâches au quotidien de l’équipe ; - Préparer le planning et veiller à son respect ; - Mener les entretiens individuels du Receptionist **Ventes** - En support du Sales Manager, être en mesure de faire visiter le site aux prospects ; - Envoyer la proposition au client si besoin ; - Transmettre toutes les informations nécessaires au Sales Manager pour finaliser la vente. **Administratif** - Gérer les factures fournisseurs, vérifier la refacturation clients et maîtriser les marges qui y sont associées ; - Superviser la facturation mensuelle des clients du centre ; - Contrôler les paiements clients (vérification journalière de la balance, relances, suspension de services, suspension du contrat, etc.). **COMPETENCES REQUISES** - Autonomie et force de proposition ; - Sens du service client très prononcé ; - Etat d’esprit commercial ; - Gestion des priorités et réactivité ; - Organisation d’événements. **FORMATION** Issu d’une formation commerciale ou hôtelière, vous avez une précédente expérience dans le domaine du service client, de l’hôtellerie ou de l’événementiel. Vous êtes très orienté résultats et avez à cœur de participer à la gestion de votre propre centre de profits Vous souhaitez rejoindre une société en croissance qui se développ