Assistant Administratif

**Intitulé du métier**:
Administratif - Assistant administratif

**Intitulé du poste**:
Assistant administratif - Vie éducative - Orléans (10924) H/F

**Contrat**:
Titulaire - Contractuel

**Cadre d'emploi du poste**:
C/Adjoints administratifs

**Catégorie du poste**:
C

**Finalité du poste**:
Un des enjeux du Département est d’appréhender la vie du collégien dans sa globalité afin de promouvoir sa réussite entendue au sens large.

Cette réussite tend à concilier l’épanouissement personnel, la relation aux autres, la réussite scolaire. Elle vise à permettre au jeune de préparer son avenir professionnel, de devenir un citoyen éclairé en lien avec les enjeux sociétaux notamment en termes d’environnement, de santé, de citoyenneté

Au sein de la Direction de l'Education, de la Jeunesse et de l'enseignement supérieur, placé sous l’autorité de la responsable du Service Partenariats et Actions éducatives, votre mission sera d’apporter une assistance administrative à la responsable, aux deux chargés de mission en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information de classement, et suivi de dossiers.

**Missions**:
Participation à l’organisation du service
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable
- Participer aux réunions de services et réaliser les compte-rendu.
- Organiser les rencontres avec les élus, les établissements scolaires, en lien avec l’assistante de direction
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Gérer les flux d’information (courriers, messagerie et parapheurs)
- Apporter un appui administratif aux collaborateurs du service : organisation de réunions, prises de RDV, finalisation de comptes-rendus, courriers
- Assurer la gestion des courriers via le logiciel MAARCH
- Gérer les appels téléphoniques du service en cas d’absence du Responsable et des collaborateurs
- Etre force de propositions en matière d’organisation administrative

Suivi des projets et activités du service
- Faire évoluer et développer les outils de suivi et tableaux de bord du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers du service (numérique et papier) en lien avec le service chargé du suivi budgétaire des dossiers de subventions
- Préparer l’accompagnement des conseillers départementaux lors des Conseils d’administration des collèges : automatiser, mettre à jour une fiche d’identité des collèges en lien avec l’assistante de direction
- Etablir et mettre à jour les contacts avec les partenaires

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Organiser des publipostages pour optimiser l’efficience du service
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

Gestion et suivi administratifs des dossiers suivants
- Classes de découverte ; collèges au cinéma en lien avec le service chargé du suivi budgétaire des dossiers de subvention
- Enregistrer, vérifier la complétude et l’éligibilité des dossiers
- Rédiger les rapports des dossiers Classes de découverte et collèges au Cinéma, les courriers de notification
- Assurer un suivi budgétaire

En cas d’absence de l’assistante de direction, assurer le relai de ses principales missions.

Participer activement aux projets de la Direction.

**Rémunération**:
A partir de 1943 € brut mensuel

**Poste ouvert au travailleur en situation de handicap**:
Oui

**Niveau d'études min. requis**:
BAC+2

**Niveau d'expérience min. requis**:
de 2 à 5 ans

**Profil / Expérience requise**:
Diplôme:
BTS Assistant de direction.
Ou Bac (professionnel, technologique) Secrétariat complété par une expérience professionnelle significative.

Expérience requise:
Expérience sur un poste similaire souhaitée.

L’emploi correspond au cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle.

Ce poste peut également être pourvu par un travailleur en situation de handicap.

Temps de travail de 39h52 ouvrant droit à 30 jours de congés annuels et 21 jours de RTT.

CNAS et participation employeur au contrat de prévoyance.

**Permis de conduire**:
Non

**Véhicule personnel**:
Non

**Localisation du poste**:
**Lieu**:
Orléans

**Localisation**:
Secteur Orléans

**Site**:
Immeuble Le Loiret

**Conditions de travail**:
**Manutention manuelle de charge**:
Non

**Marche fréquente dans le travail**:
Non

**Position assise prolongée**:
Non

**Position debout prolongée ou piétinement (Oui / Non)**:
non

**Gestes répétitifs à cadence élevée (Oui / Non)**:
non

**Travail des bras en élévation (Oui / Non)**:
non

**Contraintes organisationnelles**:
**Charge de travail variable**:
Non

**Autre contrainte**:
Non

**Poste ouvert à télétra