Secrétaire de Département

L’ Université Claude Bernard Lyon 1 recrute

**un/une Secretaire de département**

Université à la pointe de l’innovation, Lyon 1 allie formation de qualité et recherche d’excellence au cœur d’un environnement attractif et bénéficie d’un rayonnement international dans les domaines des sciences, des technologies, de la santé et du sport.

**L’ Université Claude Bernard Lyon 1, c’est**:
**Poste ouvert aux titulaires et contractuels**

**Catégorie **:C. **Quotité de travail **:100%

**Corps **:Adjoint technique/administratif

**Rémunération contractuels **:1 936

**Localisation **:Campus LyonTech-La Doua - 43, boulevard du 11 novembre 1918 - 69100 VILLEURBANNE

**Le poste à pourvoir**:
**Le service recruteur**:
L'IUT Lyon 1 département GEA, composante de l'Université Claude Bernard Lyon 1, recrute un/une secrétaire de département qui sera placé sous l'autorité du responsable de département du site Villeurbanne la Doua.

La personne recrutée sera affectée sur le site de Villeurbanne La Doua.

Le département GEA accueille chaque année et gère environ 500 étudiants : BUT, Licences professionnelles, DU et cours du soir. Le département GEA est composé d'un responsable de département, d'une équipe pédagogique ( 30 enseignants permanents + environ 50 vacataires) et d'une équipe administrative ( trois secrétaires). Le secrétariat comprend trois secrétaires qui gèrent l'ensemble des formations sous la responsabilité pédagogique de la directrice des études et/ou des responsables de parcours.

**Descriptif du poste et des missions de l'agent**:
La personne recrutée a pour mission d'assurer la gestion administrative des études et des étudiants ainsi que le secrétariat pédagogique d'une partie de nos formations ( par exemple les DU, le BUT en cours du soir, une à deux formations en alternance, les formations en lien avec nos échanges internationaux.). Elle se voit également confier des missions de petite comptabilité : gestion des commandes du département, gestion des ordres de mission de l'ensemble de l'équipe.

**Activités principales**:

- Accueillir et renseigner les différents publics en relation avec le Département
- Assurer le suivi administratif des dossiers de leur inscription à leur sortie ( édition des relevés de notes, attestations de réussite, diplômes )
- Assurer la réalisation et le suivi des emplois du temps, des examens et de la gestion des salles en collaboration avec les resp. de formation.
- Saisir les notes
- Organiser la gestion des justifications des absences des étudiants
- Assurer le suivi administratif des stages et/ou des alternances des étudiants en relation avec les resp. de formation.

**Logiciels ou matériels spécifiques utilisés **:APOGEE, ADE, SIFAC, Pack Office (Excel, Word), Outlook

**Le profil recherché**:
**Diplôme requis pour les contractuels **:Brevet, CAP ou BEP

**Compétences attendues**:

- Maitrise du Pack Office requis
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte
- Rédiger des documents
- Accueillir et informer les étudiants et les enseignants
- Prendre des messages

**Connaissances**:

- Connaissance des procédures administratives liées aux contrats d'alternance (connaissance générale)
- Connaissance du pack office ( maitrise)
- Connaissance des techniques d'accueil téléphonique et physique ( maitrise)
- Connaissance des techniques de communication ( maitrise)
- Connaissance des techniques d'élaboration des documents ( connaissance générale)

**Savoir être**:

- Bonne aisance relationnelle, être avenant
- Confidentialité et discrétion
- Rigueur, organisation, gestion des priorités, efficacité et réactivité
- Fort esprit d'équipe et sens de la loyauté
- Polyvalence et bonne adaptabilité

**Rejoindre l'Université Claude Bernard Lyon 1, c'est bénéficier d’une qualité de vie au travail**

En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : Jusqu'à 1 936,35€ par mois

Avantages:

- Horaires flexibles

Programmation:

- Horaires flexibles

Lieu du poste : En présentiel

Flextime