Secrétaire Assistant

Le Service de Suite de l'Association DEVENIR recherche un.e secrétaire/assistant.e administratif.

Le Service de Suite, est composé du service : - AIR / AJIR (Accompagnement à l'autonomie à travers des hébergements en appartement diffus pour des jeunes âgés de 16 à 21 ans) et du FAPI/ SAAJ (Accueil de jour pour des jeunes âgés de 16 à 21 ans).

Sous l'autorité du directeur et des chefs de service éducatif du Service de suite, la/le secrétaire est responsable de l'organisation et de la mise en œuvre du secrétariat éducatif du Service de Service De Suite, réparti selon les domaines d'interventions ci-après. Elle peut assurer en outre certaines tâches dévolues à l'assistante de direction en son absence.

1- ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE - Elle/il est chargée du standard téléphonique : appels, réception des appels, dispatching, prises des messages ;
- Elle/il filtre les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités ;
- Elle/il est chargée de l'accueil des usagers et des partenaires dans les locaux, les oriente et prend les messages ;
- Elle/il peut effectuer une aide ponctuelle auprès des usagers sur des actions administratives ou de bureautique.

2- SECRETARIAT EDUCATIF ET BUREAUTIQUE - Elle/il assure la circulation de l'information liée à l'éducatif auprès de l'équipe ;
- Elle/il gère la communication du Service en créant des mailings et relances diverses (invitations, réunions institutionnelles, assemblées générales, conseil de la vie sociale ) ;
- Elle/il organise les opérations les manifestations évènementielles (portes ouvertes, partenariats, fêtes, évènements artistiques ) - Lors de l'absence de l'assistante de Direction, elle poste le courrier du Service de suite tous les jours. Elle se déplace à la Poste pour les colis et les recommandés ;
- Elle/il réceptionne le courrier, et le distribue dans les casiers des salariés. - Elle/il envoie et réceptionne les documents par fax ou par Internet. Elle/il réalise les travaux d'impression et de brochage des divers documents (rapports d'activités, bilans, rapports d'étude ).
- GESTION DU TRAVAIL EDUCATIF - Elle/il participe à une partie de la réunion hebdomadaire des cadres du service quand besoin est ;
- Elle/il participe à toutes les réunions d'équipe/point jeunes et en rédige les comptes rendus qu'elle/il adresse aux cadres pour validation ;
- Elle/il assure la frappe et la mise en forme des documents (courriers, notes, rapports ) ;
- Lors de l'absence de l'assistante de Direction et peut être amené à gérer les agendas des trois cadres ;
- Elle/il organise les déplacements des membres de l'équipe en élaborant un tableau hebdomadaire des emprunts de véhicule. Elle/il vérifie la tenue des carnets de bord et en réfère au responsable ;
- Elle/il assure le suivi des véhicules (assurance, litige, réparation, contrôle technique, révision ) ;
- Elle/il actualise et transmet le tableau rectifié des adresses et des jeunes suivis de manière hebdomadaire s'il y a des modifications;
- Elle/il rédige la partie administrative des DIPC/CS lors de l'admission des jeunes. - Elle/il participe au Conseil de Vie Sociale et en assure la coordination (organisation, ordre du jour, compte-rendu )
- GESTION DES DOSSIERS - Elle/il assure la gestion des dossiers de demandes d'admission (réception, information, réponse, classement ).

Type d'emploi : CDD, Temps plein
Durée du contrat : 6 mois

Salaire : à partir de 2 090,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : In person