Assistante de Direction

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistante de Direction H/F

**CONTRAT**

CDD; CDI; Mutation

**DESCRIPTIF**

PRÉSENTATION DU GHU AP-HP. NORD - UNIVERSITÉ PARIS CITÉ

Le Groupe Hospitalo-Universitaire AP-HP. Nord Université Paris Cité est composé de huit hôpitaux situés principalement sur le territoire Nord parisien : Bichat-Claude Bernard, Bretonneau, Lariboisière-Fernand Widal, Saint-Louis, Robert Debré ; les hôpitaux Beaujon (à Clichy, dans le 92), Louis Mourier (à Colombes, dans le 92) se situent en banlieue parisienne.

Associé à la Faculté de Médecine de lUniversité de Paris, actuellement Université Paris Diderot - Paris VII - le GHU dispose dune offre de soins, de recherche et denseignement en Médecine, Chirurgie, Obstétrique - MCO - et comptabilise : 3 871 lits et places répartis au sein de 161 services regroupés dans 16 Départements Médico-Universitaires - DMU -.

Le GHU rassemble 19 500 professionnels de santé, dont 6 000 personnels médicaux et internes et 10 800 personnels soignants assurant la prise en charge de 335 000 séjours et 1,355 million de consultations et soins externes. Son budget annuel dexploitation est de 1,700 milliard deuros. Le GHU conduit une politique dinvestissements dynamiques, notamment marqués par un soutien fort porté à la recherche et à linnovation.

Directeur du GH : M. Vincent-Nicolas DELPECH

Directrice du site : Mme Florence KANIA

Directeur des Ressources Humaines Adjoint : M. Victor BERRUYER

Directrice des Soins et des Activités Paramédicales : Mme Florence KANIA

STRUCTURE

Liaisons hiérarchiques:
le DRH adjoint,

la directrice des soins et des activités paramédicales

Liaisons fonctionnelles:
la référente RH,

la directrice de site,

les directions fonctionnelles,

les cadres paramédicaux des DMU

lensemble des cadres de létablissement, lEOH

Présentation du service et de l équipe:
Le secrétariat est positionné au niveau de la Direction du site Bretonneau (bureau commun avec lassistante de direction du site et de la DASEL secteur ouest).

Quotité de travail:
Horaires de travail / Amplitude horaire : 8h30 - 17h30 / Forfait cadre

Quotité de travail : 100 % - du lundi au vendredi

Activités et missions:
Missions générales et permanentes DRH/DSAP

Gestion de lintérim, des vacataires

Gestion des agendas du RRH, des directrices RH et DSAP

Organisation et planification des activités des directrices RH et DSAP

Accueil physique et téléphonique

Gestion et suivi des courriers

Gestion des fournitures du service

Diffusion, mise à jour, classement des notes et documentations techniques

Missions spécifiques DSAP

En collaboration avec la DSAP et léquipe dencadrement:

- assure:
La gestion des documents relatifs à lorganisation des soins et à la gestion des équipes

La gestion des étudiants en stage sur lensemble du site

Gestion des étudiants (synoptique, conventions, accords, émargements et organisation de laccueil des étudiants), relation avec les différents instituts de formation
- participe:
Aux enquêtes qualité et traite les données avec le cadre expert afin de planifier des plans daction

Réalisation des présentations (PowerPoint)

À lorganisation des évènementiels (journées de formation, séminaire)

Missions spécifiques DRH

Diffusion des fiches de postes sur Espace Emploi + FHF

Gestion des dossiers de recrutement et de départ des agents (disponibilité, mutation, réintégration) en relation avec le référent des Ressources Humaines et la DSAP)

Gestion et orientation des demandes des agents

Transmission des données, des demandes des agents aux gestionnaires paie carrière et au RRH

Mission annexe

Secrétariat administratif de la Formation Spécialisée en Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT)

Suivi des mouvements de grève (diffusion des préavis, suivi des retours de lencadrement, préparation des assignations)

Suivi du temps syndical

Personnalisation des cartes professionnelles

Polyvalence demandée pendant labsence de lAssistante de direction.

Risques professionnels liés à lactivité:
Travail sur écran, stress

Troubles musculo-squelettiques

Mesures de prévention prises face à ces risques : formation et équipement

Savoir - faire connaissances requises:
Connaissance du fonctionnement dun hôpital et de lInstitution

Maîtrise des logiciels Word, Excel et Power Point, HRa, Gestime

Esprit dinitiative et de responsabilité

Gestion des urgences

Formation IGAP

Formation Artemihs

Qualités Professionnelles requises:
Dynamisme, réactivité

Esprit d équipe

Sens de l organisation, de la méthode et de la rigueur

Sens du relationnel

Diplomatie et maîtrise de soi

Respect du secret professionnel

Prérequis:
Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat de direction fortement recommandée.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITÉE

Expérience sur un poste similaire appréciée

SURVEILLANCE MÉDICALE

Selon le calendrier v