Secrétaire Mutualisée Sur Les Instituts Emile

**Descriptif**

PRESENTATION DE L’AP-HP:
L’AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d’hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c’est pour elle à la fois un devoir et une fierté.

POLE
INTITULE
Centre de la Formation et du Développement des Compétences : IFSI Henri Mondor - IFSI/IFAS Emile Roux
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ACTIVITE
Formation
SERVICE
PRESENTATION
Au sein du Centre de la Formation et du Développement des Compétences (CFDC), l’IFSI Mondor et l’IFSI IFAS E. Roux assurent une formation en soins infirmiers de 220 à 260 étudiants par promotion sur Mondor et de 115 étudiants en soins infirmiers et 40 élèves AS à E. Roux, soit un total de 1100 stagiaires environ.
Ils sont situés au sein du GH Henri Mondor sur deux sites : Emile Roux et Henri Mondor.
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COMPOSITION DE L’EQUIPE:
Un directeur des soins, Directeur par intérim des 3 structures et 1 adjointe pour chaque structure
1 coordinatrice pédagogique dans chaque institut et 1 coordinateur des stages pour les 2 sites.
des cadres formateurs ;
1 documentaliste et 2 aide-documentalistes pour les 2 sites.
1 intendant pour les 2 sites et 1 agent d’intendance sur chaque site
7 secrétaires sur deux sites
LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT (N+1)
Adjointes des deux sites
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FONCTIONNELLES
- Le coordonnateur des stages
- L’équipe pédagogique, administrative et logistique des instituts
- Secrétariat des autres IFSI (AP-HP, département, groupement universitaire)
- Secteurs du CFDC
- Services de l’hôpital Henri Mondor et du groupement hospitalier et autres partenaires
- Services du Siège (Régie, DRH et Service Informatique)

ACTIVITES
MISSION GENERALE : 
Secrétariat de la coordination des stages concernant les relations avec les stages
MISSIONS DETAILLEES : 
Accueil physique et téléphonique des apprenants et des structures les accueillant en stage.
 Participation à la gestion du courrier lié au stage 
Participation à l’envoi des demandes et au recueil de l’offre de stage.
 Participation avec le coordinateur de stage à l’élaboration de la cartographie des stages à partir de l’offre des structures de soins : saisie des places de stages et suivi de la cartographie des places Etudiants Infirmiers et Elèves Aide soignants
 Gestion des départs en stage : conventions de stage et courriels de mise en stage aux structures, aide dans chaque secrétariat pour la saisie dans SAP Campus.
 Suivi des conventions annuelles de stage (établissements extérieurs)
 Impression des feuilles de bilan de mi
- stage et stage des médecins et sages-femmes étrangers
 Aide au bilan statistique concourant au suivi des places et à l’élaboration du rapport d’activités des deux instituts
 Mise à jour des supports de communication aux étudiants via Yiki (annuaires, offres d’emploi, livret d’accueil.)
 Aide du coordinateur de stage dans la gestion des accès Orbis
 Collaboration avec le secrétariat des deux IFSI et les partenaires des différentes structures (IFSI et IFAS partenaires)
MANAGEMENT DE LA QUALITE : 
Participer aux groupes de travail qualité
 Contribution au développement de la démarche qualité et de certification de la structure
QUOTITE DE TRAVAIL
 100%, 50% sur chaque structure
HORAIRES DE TRAVAIL
 Horaires en 7h30 ou 7h36
 Amplitude horaire d’ouverture : 8h30 -17h30
 Cycle de travail : deux jours fixes par semaine sur chaque site et un jour tous les 15 jours en alternance.
 Télétravail possible sur 1 jour.
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
 Bonnes connaissances de grammaire, conjugaison et syntaxe
 Connaissance de la bureautique
 Juste distance avec les étudiants
CONNAISSANCES ASSOCIEES
 Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Internet, Messagerie )
 Utilisation de logiciels institutionnels (SAP CAMPUS, HR Access)
 Technologies de l’information et de la communication NTIC (bureautique, intranet, internet)
SAVOIR ETRE REQUIS
 Sens de la communication et du dialogue
 Esprit d’équipe et qualités relationnelles
 Rigueur
 Discrétion professionnelle
PRE-REQUIS
 Bonne expression orale et écrite
 Expérience conseillée dans le domaine du secrétariat 
Sens de l’initiative

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