Coordinateur(Trice) Des Secretariats Medicaux Et Des Archives Hospitalieres

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

COORDINATEUR(TRICE) DES SECRETARIATS MEDICAUX ET DES ARCHIVES HOSPITALIERES

**DESCRIPTIF**

L'ÉTABLISSEMENT:
Le Centre Hospitalier de Tulle fait partie, depuis le 2 mai 2024, d'une direction commune mise en place à cette date et qui regroupe les Centres Hospitaliers de Brive, Tulle, Ussel, Bort-les-Orgues et les EHPAD du Pays de Brive et d'Eygurande.

LE POSTE:
I. COORDINATION DES SECRETARIATS MEDICAUX
Missions:
Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité, à la qualité des prestations fournies et au respect des bonnes pratiques.
Activité(s):
Encadrement de proximité d'équipe(s), gestion et développement des personnels : conduire les entretiens professionnels annuels en fixant des objectifs individuels et institutionnels, identifier les besoins en formation et les transmettre au service formation, effectuer le recrutement de nouveaux professionnels et les accompagner dans leur prise de poste, évaluer les compétences des professionnels contractuels, mettre à jour les fiches de poste, motiver et favoriser les échanges au sein des équipes
Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires
Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité
Coordonne les projets en lien avec son exercice
Contrôle et suivi de la qualité des prestations, dans son domaine d'activité
Organisation / coordination / supervision des contrôles relatifs aux activités du secteur, de l'unité
Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements : assurer le suivi des déclarations d'évènements indésirables dans les différents domaines de compétences et apporter des mesures correctives
Paramétrage des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité : actualiser la base de données médicales extrahospitalières du DPI, créer et mettre à jour les agendas dans le DPI, assurer la mise à jour des modèles de bureautique
Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting : gérer le temps de travail en respectant les règles de la GTT, suivre les activités des services afin d'anticiper les besoins et rationnaliser les ressources,
Garantir le respect des règles d'identitovigilance au sein des secrétariats
Assure le lien avec le service d'information médicale et le secteur de facturation
II. COORDINATION DES ARCHIVES HOSPITALIERES
Missions:
Mettre en uvre la politique d'archivage, en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.
Activité(s):
Encadrement de proximité d'équipe(s), gestion et développement des personnels
Accueil, encadrement et formation des étudiants et des stagiaires
Formation professionnelle de personnes (agents, stagiaires, etc.)
Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité
Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting
Organisation de la collecte, de la conservation et de la communication des fonds d'archives
Organisation du circuit de l'archivage, des conditions de conservation et de communication des archives
Rédaction des procédures et de l'état des lieux des archives.
III. Activités spécifiques:

- Gérer les stocks de matériels (magnétophone, pédalier, dictaphone, casque) et demander les réparations au prestataire extérieur. Evaluer le besoin en matériel à acheter et à renouveler en lien avec le service économique.
- Gérer l'attribution des licences pour la reconnaissance vocale et former le personnel médical
- Participer au COPIL E-RDV, COPIL DPI
- Participer et contribuer à la mise en uvre et au suivi des actions du COPIL CIV (référent identitovigilant suppléant)
- Distribuer les abonnements de la bibliothèque médicale

Ces missions peuvent évoluer selon les besoins et/ou du projet d'établissement.

PROFIL RECHERCHÉ:
CONDITIONS D'EXERCICE:
Ø Rythme de travail : lundi au vendredi
Ø Horaires : forfait cadre
Ø Quotité de temps de travail : 100%
Ø Garde : non
Ø Astreinte : non
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE:
Ø Liaisons hiérarchiques ascendantes (N+1) : directrice des affaires médicales
Ø Liaisons hiérarchiques descendantes (N-1) : agents des secrétariats médicaux (AMA + adjoint administratif), archivistes
LIENS FONCTIONNELS:
Ø Internes au CH:
POUR LA COORDINATION DES SECRETARIATS MEDICAUX
- Médecins pour l'évaluation des besoins et le recueil des attentes
- Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients
- Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles
- Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
- Service informatique
- DIM pour le traitement des données médico-administratives, service qualité

POUR LA COORDINATION DES ARCHIVES HOSPITALIERES
- Directeurs ou responsables des affaires générales, de l'accueil des usagers, de la qualité,