Secretaire (H/F) - Direction Artistique

**UN POSTE DE SECRETAIRE H/F EST A POURVOIR AU SEIN DE LA DIRECTION ARTISTIQUE**

**Mission**:
Le/La Secrétaire Direction Artistique assiste sa hiérarchie en prenant en charge les tâches administratives et logistiques qui lui sont confiées. Il/Elle joue également un rôle d'interface interne et/ou externe auprès de divers interlocuteurs.

**Principales activités**:

- Assure le secrétariat de la Direction Artistique:

- Organise l’agenda, les rendez-vous et les déplacements de sa hiérarchie
- Organise de façon matérielle les réunions (documents, réservations salles )
- Filtre les appels téléphoniques en recherchant l'objet et l'importance de l'appel, et traite directement certains appels par délégation de sa hiérarchie
- Assure une interface relationnelle permanente aussi bien en interne qu'en externe
- Gère le courrier en alertant sa hiérarchie sur les courriers urgents et gère en autonomie ceux relevant de sa responsabilité
- Met en place et actualise le système de classement en l’adaptant aux besoins de sa Direction
- Rédige de façon autonome des documents professionnels (courriers, notes, rapports, procédures )
- Est responsable de la gestion des fournitures de bureau (commandes, réception, distribution...)
- Assure le suivi des dossiers qui lui sont confiés pour garantir la fluidité de son activité, la fiabilité des documents, et le respect des délais impartis
- Tient à jour différents tableaux de bords propres à l’activité de la Direction Artistique
- Peut être amené(e) à assister tout autre Responsable désigné au sein de la Direction Artistique
- Peut être amené(e) à participer à diverses manifestations organisées par la Direction Artistique
- La fiche métier n’a aucune valeur contractuelle, les missions mentionnées sur cette fiche métier ne sont pas exhaustives et toutes autres missions ou activités supplémentaires pourront être confiées, en cas de nécessité du service._

**Compétences et qualités requises**:

- Diplôme : Bac à Bac +2 spécialité Secrétariat / Gestion / Administration
- 1ère expérience souhaitée dans le domaine ou poste similaire
- Langues étrangères : Anglais - Niveau expert indispensable / Italien - Niveau intermédiaire souhaité
- Outils informatiques : Parfaite maitrise du Pack Office
- Qualité rédactionnelle
- Sens du contact et de la communication
- Discrétion
- Polyvalence, disponibilité et flexibilité
- Capacité d’organisation et de gestion des priorités
- Goût du travail en équipe
- Aptitude à travailler vite et efficacement sous pression
- Rigueur
- Sens de l'initiative, aptitude à trouver des solutions
- Confidentialité absolue
- Excellente présentation

**Lien hiérarchique**: Directeur Artistique

**Manager**: Non

**Temps de travail**: Horaires administratifs

**Contraintes du métier**: Présence ponctuelle sur concerts et événements (soir, week-end et jours fériés)
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- **Ce poste propose de nombreux avantages, notamment**:

- Indexation des salaires selon l'inflation, permettant un maintien du pouvoir d'achat
- Indemnités de transport (selon conditions)
- Mutuelle d'entreprise
- Prime d’ancienneté
- Prime de 13ème mois
- Prime d'intéressement annuelle sur les résultats dès 3 mois de contrat, et sous condition de résultat bénéficiaire
- Fonds Social dès 6 mois d'ancienneté (réductions tarifaires...)
- Opportunités d'évolution de carrière
- Restauration d'entreprise

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 3 mois

Rémunération : 2 477,00€ par mois

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

- Monaco (06): Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Requis)

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

- Secrétariat / Gestion / Administration: 1 an (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 13/01/2025