Secretaire / Assistant Des Services Strategies Territoriales Et Pilotage & Instruction (F/H) - Lyon (69)

**Missions et activités**: - La direction de l’aménagement du territoire, de l’accès au numérique et de la montagne (DATM) vise pour ses grandes thématiques à renforcer la présence régionale sur les territoires, tout en assurant un suivi qualitatif des différents dispositifs portés par la direction. - Pour répondre à ces objectifs, la DATM est organisée autour d’un service dédié au pilotage et à l’instruction des dossiers (SPI), de 3 services thématiques (Infrastructures Numériques, Stratégies Territoriales, Montagne et Fleuves) et de 5 services territoriaux. - Le Service Stratégies Territoriales est chargé notamment de la mise en œuvre du SRADDET. Il conduit également une mission spécifique en tant que Personne Publiques Associée à l’élaboration des documents d’urbanisme locaux. - Le service Pilotage et Instruction regroupe toutes les compétences d‘instruction, de suivi budgétaire, ainsi que de pilotage général. - Sous l’autorité de la Responsable du Service Stratégies Territoriales, et localisée sur le même site, votre mission sera d’assister les deux services - Stratégies Territoriales et Pilotage Instruction - dans leurs activités quotidiennes, en assurant un appui administratif, logistique et organisationnel. - Vos missions se déclinent en deux volets : un socle commun d’activités d’appui, permettant d’assurer le bon fonctionnement d’équipes multisites, et quelques tâches spécifiques à chacun des services. **ACTIVITES DU POSTE** **1. Activités transversales - Appui aux deux services** - Support administratif et organisationnel - Organisation et préparation de réunions internes - Accueil téléphonique et gestion des agendas - Interface avec les partenaires extérieurs et les autres services internes - Soutien aux équipes - Accompagnement des agents sur les sujets liés aux conditions et au temps de travail - Suivi particulier des agents hors sièges (gestion des outils de suivi du temps, traitement des mains courantes) - Gestion du courrier et des notes internes - Suivi des courriers entrants et sortants - Utilisation du logiciel de traitement dématérialisé du courrier - Relecture, correction, mise en page de documents et de notes internes - Suivi du circuit des parapheurs et des signatures - Fonctions transversales - Correspondant informatique, Référent EUDONET (base de contacts) - Assurance de la continuité de service avec les autres assistantes de la direction **[...]**: **2. Activités spécifiques - Service Stratégies Territoriales** - Traitement des courriers liés aux procédures d’urbanisme (PLU, SCoT) dans le cadre du rôle de la Région comme Personne Publique Associée (Mise à jour du SharePoint "Mon urbanisme" pour le suivi des procédures ; Classement et archivage des documents) - Traitement des boîtes mails du service (urbanisme, SRADDET, etc.) - Organisation ponctuelle de réunions institutionnelles dans le cadre du pilotage du SRADDET **3. Activité spécifique - Service Pilotage & Instruction** - Gestion et actualisation d’un fichier Excel utilisé pour assurer des publipostages récurrents de courriers AR **Compétences et particularités du poste**: **SAVOIRS et SAVOIR FAIRE** - Avoir une formation de niveau baccalauréat ou BTS assistanat de manager - Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe - Capacité à rédiger et à traiter des notes et des courriers ; à assurer des publipostages - Maîtrise des outils bureautiques et logiciels (Word - Power point - Outlook ), avec une appétence particulière pour Excel - Capacité à s’approprier et à mobiliser des logiciels « Métiers » (Elise - Eudonet - E-delib - Sharepoint - Saturne ) - Maîtrise de l’organisation de réunions et d’évènementiel - Capaciter à gérer les priorités et des situations d’urgence - Connaître les compétences, les métiers et les activités de la Direction et du service - Connaître la Région et ses procédures **SAVOIR-ETRE** - Mettre en œuvre des qualités d’organisation, de rigueur, de méthode - Savoir rendre compte et alerter - Mettre en jeu des qualités relationnelles et d’adaptabilité, notamment dans un contexte de travail des équipes à distance et en multisites - Disposer du sens de l’accueil, du contact et d’une bonne maitrise de sa communication - Savoir garantir la confidentialité des informations traitées - Faire preuve d’autonomie, de disponibilité et d’adaptabilité - Avoir l’esprit d’équipe et d’initiative Poste télétravaillable. Localisation du poste **Localisation (Département)**: - Rhône - Siège - Lyon Confluence **Lieu (Ville)**: - LYON **Niveau d'expérience min. requis**: - 2-5 ans Autres précisions **Poste logé**: - Non - 18/05/2025 **Référence interne**: - 25/DATM/1855 **Cadre d'emplois**: - Adjoints administratifs territoriaux Pièces jointes **Document joint***: - FDP secrétariat_Service ST SPI_20250417.doc (163 Ko) Informations générales **Entité de rattachement**: La Région Auvergne-Rhône-Alpes c'est près de 9000 agents, plus de 50 métiers et des possibilités de carrière et d'évolution professionnelle