Assistante de Direction- Ifsi-ifas

MISSIONS
L’Assistante de Direction assiste la directrice dans la gestion de l’institut IFSI-IFAS en collaboration étroite avec les directions supports du Centre Hospitalier de Troyes et les coordonnatrices de formation.
ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion administrative
Elaborer, suivre et archiver les dossiers administratifs (renouvellement des agréments, des autorisations, des conventions, des courriers, des enquêtes,) ;
Assurer la mise en œuvre des règles de gestion documentaire et d’archivage des dossiers
Administrer l’Instance Compétente pour les Orientation Générale de l’Institut (ICOGI) et la Section de Vie Etudiante et Elèves (SEVE)
Piloter la rédaction du rapport annuel d’activité
Administrer les indicateurs du projet d’institut et organiser le recueil des données utiles auprès des référents thématiques, des secrétaires et des Directions du CHT
**Administrer les questionnaires de satisfaction et qualité**: enquêtes annuelles apprenants, réclamations du site, enquête de satisfaction stages, fiches incidents IFSI-IFAS
Rédiger des comptes rendus de réunions internes et externes
Gérer les demandes de rendez-vous auprès de la directrice
Planifier les instances dans l’agenda institutionnel, réserver les salles et prévoir l’accueil des participants
Contribution à la gestion budgétaire
Contribuer à l’élaboration et au suivi de l’EPRD
Assurer le suivi des comptes avec les Directions du CHT et assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions de dépenses
Formaliser des supports d’appel à projet et de demandes de subvention
Recueillir des besoins et formaliser le plan pluriannuel des dépenses pour chaque direction
**Gérer les stocks et commander les consommables**: produits d’entretiens, matériel de bureau, papeterie, boissons et encas dans le cadre d’accueils, de réunions ou de la formation continue
Communication
Assurer la mise en œuvre d’événements au regard des organisations définies : Portes ouvertes, job datings et cérémonies de diplômes
Coordonner les actions de communication au regard du calendrier annuel des évènements avec la direction dédiée du CHT et les organisateurs identifiés à l’institut
Management
Participer aux réunions hebdomadaires du staff comprenant la directrice et les coordonnatrices des formations
Encadrer et organiser les activités des agents de service hospitalier (2 ASH)
**Gérer le temps de travail de l’équipe**: prévisionnel annuel, validation mensuelle des plannings,
Participer ou représenter l’institut à des réunions avec les directions du CHT, les partenaires ou les tutelles
**Profil recherché**:
COMPETENCES REQUISES ET SOUHAITEES
L’Assistante de Direction de l’IFSI doit disposer d’un niveau Bac plus 3 et être en mesure de:
Faire preuve de rigueur et de méthode pour respecter et appliquer les règles de fonctionnement des instituts de formation en soins infirmiers;
Suivre un budget selon le cadre imposé par l’administration hospitalière et par les tutelles ;
Concevoir des tableaux de bord, analyser des données et justifier des résultats ;
Rédiger un projet et en assurer le suivi
Utiliser les outils bureautiques et les nouvelles techniques de communication
Piloter, communiquer, arbitrer et décider dans le cadre de ses activités managériales
Assumer des responsabilités et définir des priorités
Assurer du reporting auprès de la direction
**Communiquer avec différents publics**: apprenants, visiteurs, directeurs, élus
Se montrer force de proposition
Faire preuve de discrétion
ORGANISATION DU TRAVAIL
Horaires « cadre », sur une base de 38h30 par semaine générant 20 RTT par an
Plage horaire quotidienne variable en fonction des activités
Possibilité de télétravail 2 jours par mois (ou 4 demi-journées)