Secrétaire Direction Des Soins

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Secrétaire Direction des Soins

**CONTRAT**

CDD; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le CH Dinan recherche un(e) assistant(e) pour la Direction des Soins.

Temps plein / possibilité d'étudier une demande de 80%.

Mission du professionnel:
LAssistante organise, gère le secrétariat de la Direction des Soins.

Elle est linterface des directions fonctionnelles et administratives ainsi que de lencadrement paramédical.

Activités du professionnel:
Accueil physique et téléphonique des agents et autres publics : recevoir, filtrer et transmettre les messages ;
Collaboration avec le secrétariat de la DRH du CH de Dinan et le secrétariat de la Direction des Soins du CH St Malo ;
Traitement et mise en forme de documents : courriers, rapports, tableaux, ;
Prise de rendez-vous et tenue dagendas électroniques,

Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
Organisation des réunions thématiques et institutionnelles : groupes de travail, réorganisation de services de soins (réservation de salle de réunion, convocation, préparation des feuilles démargement et des supports de compte rendu, récupération de la clé de la salle de réunion, frappe du compte rendu et diffusion de celui ci auprès des participants) ;
Transmissions des messages point régulier ;
Prise de notes et rédaction de comptes rendus : Réunion de Cadres et CSIRMT CH Dinan et CSIRMT GHRE (alternance sur les 3 sites), des réunions de Cadres Coordonnateurs ;
Soutien à la réalisation des élections de la CSIRMT tous les 4 ans en lien avec la DRH;
Suivi des modifications et informations concernant les astreintes de cadres de santé,

Organisation du classement et de larchivage ;
Mise à jour des listes de diffusion (messagerie, groupe denvoi) ;
Participation à des groupes de travail dans le cadre de ses missions et à des journées spécifiques.

I. Communication

Rencontre quotidienne ou échange téléphonique avec le Directeur des Soins et lAAH pour le suivi des affaires en cours et demandes particulières ;
Mise à jour de lorganigramme de la Direction des Soins ;
Mise à jour du site Intranet : onglet « Direction des Soins ;
Diffusion de notes dinformation sur Intranet et en Diffusion générale par le biais de la messagerie ;
Transmission mensuelle du planning des cadres de nuit à ladministrateur de garde, au standard et au cadre dastreinte.

II. Organisation

Gestion de lagenda : prise de rendez-vous, mise à jour au quotidien, accès aux agendas des cadres coordonnateurs et à certains Directeurs ;
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau;
Organisation des réunions : gestion matérielle et saisie de compte-rendu ;
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers.

Remplacement sur absences programmées de la secrétaire DRH du CH Dinan.

III. Gestion des Ressources Humaines

Concernant les entretiens professionnels des cadres coordonnateurs et personnels en mission transversale : prise de rendez vous auprès des personnes concernées, préparation de pochettes individuelles,

Suivi des CA, RTT et des absences de la Direction des Soins ;
Suivi des disponibilités des étudiants IDE et AS (mise à jour dune liste) pouvant travaillés le week end et vacances scolaires avec la réalisation de fiche de recrutement ;
IV. Gestion des stages:
Réception des demandes et traitements de celles-ci (courrier réponse positif ou négatif aux stagiaires, remplissage des conventions, vérifications des vaccinations, remise dattestation de stage en fonction des demandes,) ;
Elaboration dun planning de suivi des stages annuels accordés par service et diffusion régulière auprès des cadres de santé concernés en fonction des éventuelles modifications (stages paramédicaux, animation et stages sages femmes,) ;
Travail étroit avec lIFSI/ IFAS et les établissements demandeurs de stages (lycée, autre CH, mission locale, pôle emploi, faculté de médecine, école dambulanciers, école sages femmes,) ;
Sollicitation et échange avec le Directeur des Soins, lAAH et les cadres lors de stage particulier (stage de rattrapage,.) ;
Réalisation dun bilan des stages octroyés par année et remis à la DRH dans le cadre du Bilan Social.

2. Lenvironnement professionnel

Les liens fonctionnels:

- le secrétariat de Direction des Ressources Humaines et le secrétariat de la Direction,
- les cadres coordonnateurs,
- la Direction des Ressources Humaines,
- les cadres de santé paramédicaux,
- les médecins,
- les professionnels paramédicaux,
- les services techniques et logistiques,
- lIFSI / IFAS,
- les établissements extérieurs (lycée, autre CH, mission locale, pôle emploi, faculté de médecine, école dambulanciers, école sages femmes,),
- Les liens hiérarchiques:

- L'AAH Organisation des Soins,
- Le Directeur des Soins,
- Le Directeur des Ressources Humaines.

3. Qualités requises

Le savoir:

- Connaître lo