Secrétaire Pédagogique

**À propos de nous**:
**AFFECTATION**

Le poste est rattaché au service Administration et Communication au sein du Pôle Formation.

Le Pôle Formation accompagne les étudiants tout au long de leur parcours de réussite, depuis la sortie du lycée jusqu’à leur insertion professionnelle. Le Pôle Formation pilote et gère l’ensemble des processus liés aux cursus universitaires et l’accompagnement des parcours étudiants.

L’activité s’exercera sous l’autorité de la responsable du Service au sein du secrétariat pédagogique transversal.

Le/la secrétaire pédagogique intégrera une équipe de 2 personnes dédiée à l’accompagnement administratif et pédagogique des dispositifs transversaux, contribuant à la coordination des modules mutualisés et à l’organisation de la scolarité des étudiants dans ces dispositifs, ainsi qu’au suivi.

**Mission**:
Le/la secrétaire pédagogique assure le suivi administratif et organisationnel des dispositifs pédagogiques transversaux mis en place. Il/elle contribue à la gestion des inscriptions, au suivi des étudiants, à la coordination des enseignements et au bon fonctionnement global des modules transversaux. Il/elle en assure le suivi.

**Activités principales**
- Assurer le suivi administratif des inscriptions pédagogiques des étudiants dans les dispositifs transversaux (modules AGIL, REO, UE Transversales), en lien avec les composantes
- Élaborer et gérer les emplois du temps des modules transversaux ainsi que leurs modifications, en coordination avec les enseignants et les services concernés
- Suivre et contrôler l’assiduité des étudiants dans les modules
- Suivre et contrôler les heures d’enseignement réalisées par les intervenants des modules
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives à la gestion de la scolarité (inscriptions, notes, absences)
- Produire des outils d’aide à la décision : indicateurs, tableaux de bord, statistiques, extractions depuis les systèmes d’information
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique des interlocuteurs (étudiants, enseignants, personnels administratifs, partenaires externes)
- Assurer le secrétariat des réunions, groupes de travail et jurys : préparation des convocations, rédaction des comptes rendus, suivi logistique (réservation de locaux, organisation matérielle)
- Veiller à la validité et à l’actualisation des informations relatives aux dispositifs pédagogiques transversaux
- Répondre aux demandes d’informations des autres services, composantes ou partenaires extérieurs
- Sélectionner et diffuser les informations utiles en interne et en externe

**Activités secondaires**
- Contribuer à la mise à jour des espaces numériques de travail relatifs aux dispositifs transversaux et aux actions d’orientation et d’insertion
- Participer aux réunions d’équipe et aux actions collectives du pôle Formation

**Profil**:
Diplôme de niveau Baccalauréat minimum, idéalement complété par une formation ou une expérience en gestion administrative, secrétariat ou assistanat pédagogique. Une expérience dans le milieu de l’enseignement supérieur ou dans un poste administratif similaire est souhaitée.

**Connaissances**
- Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur, notamment les processus de scolarité et la réglementation applicable (souhaité)
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ; la connaissance d’un logiciel de planification type ADE Campus serait un plus
- Techniques d’élaboration de documents (compte rendus, tableaux de bord, présentations)
- Techniques de communication écrite et orale adaptées aux différents publics (étudiants, enseignants, services administratifs)

**Savoir-faire**
- Organiser et prioriser son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe
- Rendre compte de son activité et alerter si nécessaire
- Appliquer les procédures et les règles définies dans le cadre de ses missions
- Travailler en équipe et en transversalité avec différents interlocuteurs
- Accueillir et informer les usagers avec pédagogie et bienveillance
- Mettre à jour et exploiter des bases de données et outils de suivi
- Rédiger des documents administratifs clairs et structurés

**Savoir-être**
- Sens de l’organisation et rigueur
- Fiabilité et discrétion professionnelle
- Sens du service public et des relations humaines
- Capacité d’adaptation et réactivité face aux urgences ou imprévus
- Esprit d’équipe et aptitude à collaborer dans un environnement multi-interlocuteurs

**CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE**
- Poste proposé aux titulaires et contractuels
- Prise de poste ou début de contrat prévisible : 08/09/2025
- Fin de contrat prévisible : 31/08/2026
- Contrat CDD 12 mois, renouvelable, catégorie B
- Télétravail possible après période d’intégration
- Rémunération:
Contractuels : à partir de 1 836 € selon expérience, diplôme, parcours professionnel

Titulaires : selon grille indiciaire réglementaire