Assistant Medico-administratif

Description de la mission:
L’assistante médico administrative de chirurgie pédiatrique secteur traditionnel et ambulatoire (viscérale et orthopédique) assure les différentes tâches d’organisation et de fonctionnement d’un secrétariat médical de chirurgie pédiatrique
- Accueil physique et téléphonique des familles,
- Contrôler et signaler au cadre les anomalies de mouvement.
- Vérifier la présence du CRO et du CRH dans le DMI (viscéral)
- Saisir le CRH et le CRO sur USV2 (orthopédie) + validation médecin
- Créer la pochette et l’étiquette d’archive du dossier médical - Assurer l’exhaustivité du codage des RUM
- Distribuer le courrier dans le service
- Classer les examens complémentaires indispensables au dossier médical (groupe sanguin, RAI, dossier transfusionnel, examens extérieurs, anapath...)
- Envoi des dossiers aux archives
- Participer aux groupes de travail et aux projets de service Dossier médical informatisé
- Viscéral : CR : Lecture et saisie mise en forme du CRO et CRH préalablement par le médecin
- Orthopédie : Saisir le CRH et le CRO sur USV2
- Scanner les résultats d’examens complémentaires et courriers externes liés au dossier médical
- Gérer le tableau de bord (USV2) du cycle de validation des CRH - CRO - documentaire
- Publipostage et envoi des CRH, courriers Programmation opératoire de chirurgie pédiatrique viscérale et orthopédique
- Inscription du patient sur l’agenda de banque de programmation (date d’intervention décidée par le chirurgien) et saisie sur Blocqual
- Prise de rendez-vous d’anesthésie
- Prise de rendez-vous du bilan préopératoire, échographie et scintigraphie si besoin
- Explication du parcours patient avec procédure de préadmission
- Remise du livret chirurgical : ambulatoire ou traditionnel
- Explication et remise de la feuille des ateliers pré-opératoires si spécifié par le médecin
- Inscription des patients sur blocqual
- Palier aux annulations et reprogrammer les patients
- Coordination des programmations depuis les autres établissements dans le cadre du GHT Consultations et prévisions d’hospitalisations
- Saisie des courriers de consultations + scannage (courriers extérieurs, bilans, images...) + cycle de validation des CR
- Préparation des dossiers opératoires pour la consultation d’anesthésie et les transmettre au secrétariat d’anesthésie
- Rappel des patients relevant de l’hospitalisation traditionnelle quelques jours avant l’intervention Chefferie de service
- Organiser l’agenda du chef de service sur l’agenda Outlook
- Gestion des documents administratifs destinés aux affaires médicales : tableaux de service, certificats, formation médicale, congés...)
- Gestion des dossiers contentieux en lien avec le service juridique Staffs
- Préparer le programme opératoire de la semaine à venir et s’assurer que le dossier est complet pour l’intervention - Assister au staff de programmation de chirurgie de programmation (viscéral) 1 fois par semaine
- DAN : préparer la liste et les courriers des patients concernés Statistiques
- Saisir le tableau des indicateurs d’activité médicaux et Savoir-être : - Respecter le secret professionnel - Savoir travailler en équipe - Etre réactif et avoir une grande adaptabilité - Savoir gérer le stress, maîtrise de soi - Etre autonome, rigoureux organisé - Avoir un très bon relationnel Savoir-faire : - Savoir renseigner et diriger - Prendre des initiatives - Avoir le sens des responsabilités - Savoir orienter et filtrer les appels internes et externes - Savoir renseigner ses interlocuteurs - Savoir gérer l’urgence