Office Coordinator

Permanent - Full Time
- Paris, FR, 92100
- BBC Studios France
- Job Closing Date: TBC

**THE ROLE**:
**Job Purpose**:
Le/La Coordinateur-trice des Services Généraux veille au bon fonctionnement du bureau en France, en garantissant un environnement de travail fluide, sûr et agréable pour l’ensemble des collaborateurs. Il/elle assure la coordination des services administratifs avec un fort sens du service, en anticipant les besoins des équipes, en facilitant leur quotidien et en veillant à la qualité, à la réactivité et à la continuité des services apportés.

Le/La coordinateur/trice des Services Généraux est également l'Assistant/e Personnel/lle du Directeur Général.

**Key Responsibilities and Accountabilities**:
Voici la liste non exhaustive des missions:

- Agir comme premier point de contact pour tous les externes et les membres de l’équipe BBC Studios, en assurant un accueil professionnel et chaleureux.
- S'assurer que les colis sont collectés par les membres du personnel et organiser les coursiers si nécessaire.
- Créer les bons de commande relatifs aux achats généraux et du bureau dans SAP et en assurer le suivi.
- Suivre, commander et distribuer les fournitures de bureau et autres consommables en fonction des besoins des équipes, en veillant à une gestion optimisée des stocks.
- Gérer les contrats et les interventions liés aux installations et aux services généraux.
- Organiser l'entretien du bureau et traiter tout problème lié au bureau auquel le personnel est confronté, le cas échéant.
- Veiller au bon ordre et à l’organisation des espaces communs et de faire respecter les règles d’usage par tous ;
- Aider les membres permanents du personnel de BBC France et les visiteurs des autres bureaux de la BBC à réserver leur voyage et leur hébergement.
- Créer et suivre les badges d’accès pour tous les membres du personnel, y compris les intermittents.
- Répondre aux demandes de l'équipe de développement durable de BBC Studios et produire les rapports demandés.
- Assurer le rôle d'Assistant/e personnel/lle du Directeur Général et de l'équipe de Production : gérer les agendas et organiser les réunions internes et externes.

**Knowledge, Skills, Training & Experience**:
**Compétences & connaissances**
- Excellentes compétences en matière d'administration et d'organisation, avec un niveau élevé de rigueur et d'attention aux détails ;
- Anglais et français courants (écrit et parlé) ;
- A l'aise avec excel / technologie.

**Qualités**

Solide esprit d’équipe et approche collaborative

Diplomatie et aisance dans les relations avec des parties prenantes de tous niveaux, internes comme externes.

Proactivité dans la recherche d’informations, avec une capacité à anticiper les besoins et à proposer des solutions adaptées.

Fort sens du service : disponibilité, réactivité et engagement à répondre efficacement aux besoins des collaborateurs

Discrétion, fiabilité et professionnalisme dans toutes les situations, notamment dans la gestion d’informations sensibles ou personnelles.

Capacité à prioriser, gérer les urgences et assurer plusieurs tâches simultanément avec rigueur.

**Expérience professionnelle**
- Expérience administrative
- Expérience avérée du service à la clientèle et capacité à traiter avec les parties prenantes à tous les niveaux ;
- Une compréhension de l'industrie des médias.

**Job Impact**:
Ces tâches évolueront en fonction des besoins/exigences de l'entreprise et il peut y avoir des projets spéciaux supplémentaires/tâches ad hoc. Une approche flexible mais rigoureuse, diplomatique et pragmatique du travail est donc requise.

**DISCLAIMER**:
This job description is a written statement of the essential characteristics of the job, with its principal accountabilities, incorporating a note of the skills, knowledge and experience required for a satisfactory level of performance. This is not intended to be a complete, detailed account of all aspects of the duties involved.