Secrétaire - Hôte/hôtesse D'accueil - Standardiste (H/F)

Spécialiste depuis plus de 20 ans dans la décoration événementielle, de la conception à la réalisation, en passant par la logistique, DECO-FLAMME LIVE PRODUCTION est actuellement à la recherche d'une personne motivée pouvant remplir les fonctions de **Hôtesse d'Accueil / Standardiste.**

L’ambianceuse, rattachée à la direction générale de l’entreprise, doit:

- Assurer l'accueil des clients dès leur arrivée dans nos locaux ou par téléphone et leur fournir toute information nécessaire au bon déroulement de leur visite.
- Assurer l’ambiance et l’atmosphère de l’accueil, accueillir les clients avec des bougies, des lumières.

Il faut être une personne souriante, et avoir une tenue vestimentaire irréprochable.

Être à l’accueil de DECO-FLAMME exige un sens poussé de l’organisation et une abnégation - le mot n’est pas fort - à toute épreuve. Le réceptionniste doit parler au moins deux langues internationales, à savoir l’anglais et le français. Il doit être autonome et capable de prendre des décisions. La réactivité et le sens de l’anticipation sont également nécessaires afin de combler au mieux les attentes des clients.

Il faut y ajouter des traits de caractère comme l’affabilité et la discrétion. Pour finir, la maîtrise de l’outil informatique est nécessaire à l’activité quotidienne (courriel, téléphones).

**Activités principales**:

- Prise en charge des appels provenant de l’extérieur et transfert vers l’interlocuteur souhaité.
- Transmission de certaines informations directement depuis le standard aux clients, partenaires ou bien aux particuliers.
- Mise en attente en cas d’appels soutenus.
- Gestion des communications entre les différents collaborateurs en interne.
- Prise de messages et transfert de ces derniers aux personnes concernées dans l’entreprise.
- Prise en charge de l’accueil physique : information, orientation, prise de messages, gestion du temps d’attente avant un rendez-vous, etc.
- Prise en charge de tâches de secrétariat (gestion des cartes Total, des péages, des cartes crises, mise à jour de fichiers informatiques).
- Prise en charge des boissons des visiteurs (service de thé, café).
- Commande des denrées pour le service au client.

**Autres missions**:

- Répondre à certaines demandes de devis simples
- Relance clients impayés

**Costumerie**:

- Rédaction de devis de costumes.
- Achats de costumes.
- Gestion de la costumerie.
- Suivi des emprunts et location clients.
- Remise en état des costumes.
- Obligations liées à la démarche qualité de l'entreprise (enregistrements - respecter les procédures, etc.).

**Compétences techniques**:

- Capacité de gestion du standard.
- Compétences dans la communication téléphonique.
- Capacité de parler de manière claire et concise.
- Capacités d'écoute et de médiation.
- Habileté dans l'assistance des clients.
- Capacité d'utiliser les principaux instruments informatiques et appareils de bureau (imprimantes, fax, etc.).

**Compétences transversales**:

- Être à l'écoute du client et s'adapter à ses exigences.
- Être ponctuel(le) car c’est elle qui ouvre et ferme le standard.
- Être rigoureux(se), attentif(ve), soigné(e) dans sa présentation.
- Très bonne mémoire pour ne pas oublier les messages à passer.

**Qualités**:

- Excellente aisance relationnelle.
- Flexibilité.
- Sens de l’organisation.
- Bonne résistance au stress.

Il est attendu d’une hôtesse d’accueil standardiste qu’elle s’exprime poliment, avec un ton qui évoque la disponibilité et l’enthousiasme. Elle est en effet l’incarnation vocale de l’entreprise pour laquelle elle travaille. Dans le cadre où elle assure également l’accueil physique des visiteurs, la standardiste doit aussi avoir une bonne présentation et être souriante.

CDD de 6 mois, renouvelable

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 6 mois

Avantages:

- RTT

Lieu du poste : En présentiel