Assistant Administratif Et Agent D’accueil Du Service Santé Séniors

Rattaché à la Directrice du service Santé Séniors et référente Santé, vous assurez les missions suivantes:
- Missions principales_ En complémentarité avec l’agent du Pôle Séniors:
- Assurer l’accompagnement à la constitution des dossiers d’aides légales et facultatives au sein du service et occasionnellement à domicile, dont la demande de portage de repas ou de téléassistance, recueil des consentements.
- Assurer la gestion logistique du Pôle Séniors : gestion des parafeurs, constitution, enregistrement, envoi et suivi des dossiers des usagers ainsi que leur saisie, classement, archivage, réservations de salles ou de matériel, demande de travaux
- Assurer la gestion juridique du service : conventions, avenants, décisions, délibérations.
- Assurer la rédaction et la gestion du courrier (postal, électronique) en respectant les circuits établis.
- Participer à la mise en place et au suivi du plan canicule et grand froid : actualisation des listes, participer aux appels semaine et week-end si besoin, visite à domicile ponctuellement.
- Réaliser l’actualisation des annuaires, des tableaux de bord, le suivi de l’activité selon les procédures établies et l’alimentation des plateformes si besoin.
- Assurer si besoin la facturation du portage de repas et de téléassistance, en lien avec le service de la régie de la Ville. En appui à la Directrice du service Santé Séniors et référente Santé:
- Participer à l’organisation des ateliers de prévention, des réunions et groupes de travail, ainsi qu’à la mise en place d’évènements divers : tenir à jour les fichiers de contacts, envoi des invitations, des liens et des restitutions.
- Assurer la rédaction d’un compte rendu de réunion.
- Participer à la préparation budgétaire et au suivi du budget.
- Participer aux réunions d’équipe dans le strict respect des obligations de réserve.
- Assurer les transmissions au sein de l’équipe et auprès de la Directrice dans le respect du secret professionnel.
- S’engager dans la mise en place des règles RGPD et de la démarche environnementale.
- Assurer l’accueil du relais sur rdv : Séniors de plus de 60 ans, famille ou aidants, auxiliaires de vie, partenaires professionnels.
- Informer, conseiller et accompagner en lien avec la FEPEM : contrats, démarches administratives, professionnalisation, orientation, financement, droits, règlementation, retraite et protection sociale, prévention et santé au travail.
- Organiser les rdvs pour recenser les professionnels motivés et fiables dans le cadre de l’emploi direct.
- Organiser des réunions d’informations collectives.
- Recueillir les besoins des particuliers employeurs et des salariés de particuliers employeurs.
- Assurer le suivi des tableaux de bords, l’élaboration du rapport d’activité et comptes rendus. En complémentarité avec l’agent d’accueil du CCAS et l’équipe du Pôle Séniors:
- Assurer l’accueil physique et téléphonique mutualisé du Pôle Séniors et du CCAS.
- Informer et orienter selon les procédures établies avec prise de rdv.
- Assurer avec rigueur la traçabilité des demandes selon la procédure (fiche de demande avec recueil du consentement, saisie informatique, mail de transmission).
- Saisir les rdv Proxibus dans intranet selon la procédure.
- Compétences et qualités requises_
- Rigueur et organisation
- Adaptabilité, capacités d’écoute et sens de l’observation
- Maitrise de soi et capacités à la prise de recul
- Qualités relationnelles, bienveillance
- Respect des principes de neutralité et du service public
- Sens du travail en équipe
- Maitrise de l’outil informatique
- Qualités rédactionnelles et aisance dans la communication orale
- Discrétion et respect du secret professionnel
- Conditions de recrutement_
- Temps de travail de 36h30 hebdomadaires (25 CA et 9 RTT)
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + participation mutuelle + complémentaire prévoyance
- Remboursement transport à hauteur de 75% + forfait mobilité durable
- Participation employeur aux frais de restauration dans les commerces conventionnés par la Ville
- La collectivité offre à ses agents une politique active de formation, une dynamique managériale innovante fondée sur la confiance et l’intelligence collective, la possibilité d’adhérer à l’Amicale du Personnel ainsi que des actions favorisant le bien-être au travail. Poste à pourvoirdès que possible*
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- Hôtel de Ville
- 1456, avenue Roger Salengro
- 92370 CHAVILLE*
* Type d'emploi : Temps plein, CDD Durée du contrat : 12 mois Rémunération : 1 752,92€ à 2 900,90€ par mois

Avantages:
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT Lieu du poste : En présentiel