Charge de Projet Evenementiel Mecenat

29 janvier 2025
CDD
18 mois
Localisation
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75012 Paris 12e Arrondissement, Île-de-France
A propos
Le GrandPalaisRmn recherche pour le Département mécénat de sa Direction des Publics et de la Communication:
Un chargé de projet événementiel mécénat (F/H) en CDD pour une durée de 18 mois
Le département mécénat, composé d’une équipe de 8 personnes dont la cheffe du département et son assistante, contribue au développement de la politique culturelle du GrandPalaisRmn en trouvant auprès des entreprises des ressources financières et / ou en nature ou en compétence. Le département mécénat est au service de l’ensemble des missions du GrandPalaisRmn et, à l’origine, plus particulièrement du service des expositions. Aujourd’hui, il est également chargé de rechercher des financements pour le Club Grand Palais et le développement des nouvelles technologies et des nouveaux programmes éducatifs. Il doit aussi porter ses recherches sur le financement des grands travaux immobiliers (Grand Palais ).
Dans le cadre du suivi événementiel et de la fidélisation des mécènes, sous la responsabilité de la cheffe du service mécénat, et en relation avec les chargé(e)s de mécénat, le (la) titulaire retenu(e) aura pour missions principales:
Votre mission
Accompagner les chargés de mécénat dans l’activité événementielle du service
Contribuer à l'organisation des événements des mécènes prévus au Grand Palais et au musée du Luxembourg dans le cadre de leurs contreparties
Participer à l’organisation des événements structurants du service mécénat tout au long de l'année
Piloter les outils du suivi événementiel du service
Recenser les besoins des mécènes en termes d’évènementiel et en étudier la faisabilité
Organiser les événements et négocier en lien avec les partenaires événementiels du service
Dans ce cadre, assurer l’interface entre le département mécénat et les institutions où se dérouleront les événements : soit le Musée du Luxembourg, soit le Grand Palais en lien avec la Direction des Evénements et des Visiteurs du Grand Palais et la Direction du Patrimoine Immobilier et de la Sécurité:
Croiser les différents plannings, poser des options en lien avec le Musée du Luxembourg ou le service Evénements et privatisations afin de proposer les meilleures dates et créneaux horaires possibles aux mécènes pour chaque type d’événement et vérifier la réservation du créneau retenu dans les plannings de tous les services concernés
Transmettre les forfaits techniques, listes de traiteurs et tout document requis par le mécène pour planifier son événement
Organiser la visite de repérage avec le chargé de mécénat, le responsable de coordination événementielle dédié à l’événement, le mécène, le traiteur et tout autre prestataire et en rédiger le compte-rendu
Etablir le déroulé de l’événement
Remplir et envoyer au service administratif du Grand Palais ou du Musée du Luxembourg la fiche de renseignements pour la rédaction de la Convention d’occupation des espaces et l’établissement du devis des frais techniques afférent conjointement à la convention de mécénat ou de parrainage,
Suivre l’établissement de la Convention d’occupation des espaces (suivi administratif et comptable),
Vérifier que tous les besoins annoncés lors du repérage ont bien été pris en compte par les services internes concernés,
Le cas échéant, réserver le bon nombre de conférenciers GrandPalaisRmn auprès de la cellule des prestations culturelles et fixer la durée de leur prestation,
Coordonner toutes les parties prenantes à l’organisation de chaque événement en faisant circuler l’information avec efficacité et si nécessaire en relançant les mécènes ou les services internes,
Suivre l’organisation de l’événement dans le respect du rétroplanning et des échéances fixées.
Assurer la bonne réussite de l’évènement en relation avec le responsable de coordination événementielle et le régisseur le jour J et, le cas échéant, accueillir le mécène en relation avec les chargé(e)s de mécénat
Participer à la vie du département mécénat ainsi que de l’établissement
Participer à la stratégie événementielle mécénat de l'institution dans un contexte stimulant de réouverture
Assurer le reporting des événements mécénat
Participer aux réunions du département mécénat
Le profil idéal
De formation supérieure Niveau bac + 4/5 en management/communication/événementiel, vous disposez impérativement d’une première expérience dans le domaine de l’événementiel et disposez d’une connaissance de base des dispositifs de mécénat / parrainage, de partenariat et du monde de l’entreprise. Vous êtes en capacité de mettre en œuvre une procédure administrative liée à l’évènementiel telle que : gestion du calendrier événementiel, organisation de rendez-vous, suivi de l’organisation d’événement d’envergure
Vous savez accueillir les interlocuteurs au téléphone ou au moment des événements de façon professionnelle sur le plan de la courtoisie, du service et de la disponibilité. Vous disposez d’une pré