Assistant de Direction

Rouen Habitat, **1er bailleur social de la ville de Rouen**, au service du territoire depuis 1930 et rattaché à la Métropole Rouen Normandie recherche son Assistant(e) de Direction.

Au sein de la Direction, et sous la responsabilité de la Directrice Générale, vous intervenez sur différentes missions liées au fonctionnement quotidien de Rouen Habitat. Vos principales missions seront les suivantes:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous, gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
- Assurer des tâches de secrétariat (rédaction de courriers ou de mails )
- Organiser les rendez-vous extérieurs et les déplacements (confirmations, réservations de trains, avions, hôtels, restaurants )
- Traiter le courrier postal et électronique et dispatcher le courrier aux différents services concernés
- Suivre la circulation des parapheurs et s’assurer de la bonne préparation des documents mis à signature de la DG
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports.), les reproduire et les diffuser
- Convoquer les réunions du CODIR, s’assurer de l’ordre du jour, veiller à la réalisation des décisions prises
- Assurer les réservations de salles
- S’assurer de la qualité des transmissions en cas de visio-conférences
- Organiser les Tours d'Affaires de chacun des Directeurs
- Assurer les relances des services et des Directions sur les demandes de la DG non traitées dans les délais
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser les réunions et leur logistique, rédiger les relevés de décisions et les éventuels comptes rendus
- Assurer l'organisation des Conseils d'Administrations (CA) et les réunions des Bureaux des Conseils d'Administrations (BCA) : Matériel et logistique, ordre du jour et convocations, prise de notes et rédactions des procès verbaux et comptes rendus. Classer et archiver.
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la DG pour ses réunions et prises de parole (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions )

Vous serez également amené(e) à:

- Prendre en charge des aspects logistiques de la DG (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur, café, boissons, paper-board, )
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratives
- Participer à l’organisation d'événements internes

**PROFIL**:
Vous êtes issu(e) d'une formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI et disposez de 3 ans d’expériences minimum au poste d'Assistanat de Direction

Vous maitrisez le pack office et l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence...) et vous êtes à l'aise dans la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord

Vous faites preuve d’un solide sens de l'organisation, de réactivité et de rigueur. Vous appréciez la polyvalence et le travail en équipe.

Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à résister au stress et votre capacité d'adaptation.

Type d'emploi : CDI

Salaire : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an

Avantages:

- Horaires flexibles
- Participation au Transport
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois
- Primes

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 3 ans (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail