Assistant(E) Administrative Et Gestionnaire de

La commune de Fos-sur-Mer recrute par voie statutaire (mobilité, mutation ou détachement) un(e) assistant(e) administrative et gestionnaire de l’entretien des structures de la direction de l’Education.

**ENJEUX & MISSIONS**:
Rattaché(e) à la Direction de l’Education, l’assistant(e) administrative et gestionnaire de l’entretien des structures
- Assure l’interface administrative des services de la direction éducation
- Assister le directeur de l’Education en termes de gestion, d’information, de communication, et de suivi de dossier.
- Assurer l’organisation et la gestion de l’entretien des bâtiments scolaires et extra-scolaire dans les conditions d’hygiène et de sécurité règlementaires pour le public 3/17 ans.

L’assistant(e) administrative et gestionnaire de l’entretien des structures de la direction éducation encadre une équipe de 35 agents d’entretien des écoles et un agent administratif à 50%.

**Les principales missions sont les suivantes**:
**Concernant la gestion administrative**:

- ** Accueil téléphonique et physique**:

- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le service compétent
- Relais permanent entre la direction et les services de l’éducation.
- ** Organisation de la vie professionnelle du directeur**:

- Gestion de l’agenda - prise de rendez-vous
- Rappel des informations importantes
- Courrier arrivé et départ - gestion et transmission en direction des services concernés.
- ** Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique**:

- Organisation et planification des réunions en lien avec les chefs de services
- Prise de notes et compte rendu
- Mise en forme de courrier,
- Classement, archivage, veille documentaire
- ** Suivi des projets et activités de la direction**:

- Organiser, concevoir et suivre les dossiers transversaux, le plan de formation globalisé
- Participer aux commissions scolaires, Conseil d’école, commissions de recrutement et en assurer les comptes rendus

**Concernant la gestion du personnel d’entretien**:

- **Durant la période scolaire**:

- Gestion et évaluation du personnel d’entretien des écoles primaires et maternelles:

- Formaliser l’annualisation du temps de travail du personnel à temps complet
- Assurer le remplacement des agents durant le temps scolaire en lien avec la DRH
- Evaluer les besoins en matière d’équipement pour le personnel
- Gestion des plannings horaires des agents non annualisés, (½ temps partagé avec la restauration et agents en CDD)
- Evaluer les agents en CDD et Vacataire et formaliser les rapports auprès de la DRH
- Assurer la gestion du terrain:

- Rencontre mensuelle des agents sur site par groupe scolaire ou en grand groupe pour régulation
- Rencontre ponctuelle en fonction des besoins et des informations à donner
- Répartition adaptée sur site en maternelle et en élémentaire en fonction des absences non prévues
- Point avec les chefs d’établissements sur l’entretien des locaux (par trimestre)
- Redéploiement et suivi des agents en fonction des périodes:
**Durant les mercredis et petites vacances scolaires**
- Assurer le remplacement le mercredi sur le Centre aéré maternel en lien avec la RH
- Assurer la répartition des agents partagés avec la restauration sur l’entretien, de la maison des enfants, du centre maternel, de la maison des jeunes,
- Gestion transversale permanente du personnel partagé (congés, absences, horaires) en lien avec la restauration
- Temps de régulation avec les personnels des directions partagées

**Durant la période d’été**:

- Assurer la gestion partagée des agents sur les différents lieux d’accueil des enfants
- Répartir et planifier les saisonniers affectés dans les structures de l’animation
- Réceptionner et contrôler les pointages remis par les différents directeurs de centre pour transmission à la DRH
- Assurer la mise en œuvre du grand nettoyage dans les groupes scolaires en lien avec le service ESSL (travaux)***

**PROFIL DU CANDIDAT**:
Doté(e) d’un esprit d’analyse, de synthèse et d’anticipation, vous êtes reconnu(e) pour vos compétences managériales et vos prises d’initiatives adaptées. Rigoureus(e) et disposant d’un bon relationnel, vous avez le sens de l’organisation et du service public.

***

**MOYENS et REMUNERATION**:

- Rémunération liée au poste de chef de service administration
- Prime Hiver + Prime Eté
- Participation mutuelle + prévoyance
- Titres restaurant
- Association du Personnel

**Adresser lettre de motivation et CV à**:
Monsieur le Maire - Direction des Ressources Humaines

Hôtel de ville BP 5 - 13771 FOS SUR MER CEDEX

Renseignements complémentaires : Monsieur Moustafa NADJI, Directeur de l’éducation et/ou Madame Aurore HAG, Assistante administrative et gestionnaires de l’entretien des structures de la direction de l’Education : 04.42.47.70.37