Assistant de Direction

**Assistant de direction (H/F)**:
**Référence**: 22.485**:
**Cotation**: 6.1 Assistant de direction**:
**Catégorie**:

- BRédacteurs territoriaux (NES)

**Thématique**:
Gestion administrative

**Pôle**:
Pôle Solidarités
** Votre pôle/direction

Le pôle solidarités pilote la conduite de l’action sociale, compétence majeure du Département, sur le territoire des Hauts-de-Seine en faveur de la petite enfance, des familles, des personnes âgées, des personnes handicapées et des plus fragiles. Il est engagé dans une démarche d’amélioration de la relation au citoyen marquée par la dématérialisation et la modernisation de l’accueil du public, avec par exemple, des pôles sociaux et services des Solidarités territoriales regroupant des équipes polyvalentes et complémentaires sur un même lieu.

Son action s’inscrit dans un schéma interdépartemental d’organisation sociale et médico-sociale des Yvelines et des Hauts-de-Seine.
** Vos missions

Au sein de l’équipe secrétariat de direction mutualisé, en lien avec les directions et services du Pôle Solidarités, vous apportez une aide permanente en termes d’organisation professionnelle, de gestion, de communication, d’accueil, d’information et de suivi de dossiers.
** Vos activités

1 Organiser, gérer et coordonner les agendas des directeurs et directeurs adjoints : organisation des déplacements, des réunions avec les partenaires internes et externes, auxquelles participent les directeurs et directeurs adjoints

2 Gérer et suivre des dossiers spécifiques
- Concevoir des outils, supports (organigrammes, annuaires ), documents, tableaux de bord

3 Consolider les dossiers de directions à partir des contributions des services ; Mettre à jour et suivre le rétroplanning dédié aux rapports de l’Assemblée départementale, en lien avec les services et le logiciel AirDélib

4 Gérer la boite mail générique, assurer l’accueil téléphonique et physique par roulement
- Assurer l’accueil physique et téléphonique relatifs au secrétariat de la DGA : information et orientation des interlocuteurs internes et externes (collaborateurs, partenaires, usagers ), recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels

5 Mettre à jour le répertoire partagé des partenaires du pôle:

- mise à jour des informations
- mise à jour et suivi des droits d’accès en lien avec le support informatique

ACTIVITÉS SECONDAIRES

Assurer le traitement du courrier arrivé en polyvalence : analyser, gérer, orienter et coordonner le courrier papier et dématérialisé via le logiciel GEC Flower
** Profil

Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Pack Office, Outlook

Maîtrise des nouvelles technologies

Techniques de secrétariat bureautique

Connaissances de l’environnement administratif et institutionnel et des procédures associées

Capacités rédactionnelles

Accueillir

Concevoir, rédiger et mettre en forme des documents

Rendre compte

Communiquer

Esprit d’équipe, travail en équipe

Discrétion

Réactivité

Qualités relationnelles, aptitude à la communication et esprit d’initiative

Grande disponibilité

Rigueur et sens de l’organisation

Capacité d’adaptation

**VOTRE LIEU DE TRAVAIL**:
À Paris-La Défense, l’hôtel du Département est le siège administratif du conseil départemental. Situé dans un quartier dynamique, il offre des espaces de travail modernes et modulables pour favoriser transversalité et convivialité. L’hôtel du département est accessible par différentes lignes de transports et offre des possibilités de parking.

Adresse : 57 rue des longues raies, 92000 Nanterre