Assistante de Direction

**Assistante de Direction h/f**:
**Référence**: 24.3814**:
**Cotation**: B.0 Assistant de direction**:
**Catégorie**:

- BAdjoints administratifs territ

**Thématique**:
Gestion administrative

**Pôle**: Votre pôle/direction

La Direction de la Commande Publique accompagne les services départementaux dans leurs achats de fournitures, services et travaux, portant notamment sur la construction et la rénovation des collèges, les équipements sportifs et culturels, ainsi que sur l’aménagement des berges de Seine ou des parcs départementaux. Lauréate des « Trophées de la Commande Publique », elle a reçu le label « Relation Fournisseurs et Achats Responsables » en 2021.

En 2022, 217 marchés supérieurs à 40 k € HT ont été notifiés, 489 M€ d’achats ont été réalisés dont 334 M€ d’investissement et 155 M€ de fonctionnement. Engagée dans une dynamique de modernisation de ses services au travers de projets de transformation importants, la Direction de la Commande publique mène une démarche continue d’amélioration de ses process et de l’efficacité de sa politique d’achat.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d’une collectivité territoriale solidaire et innovante.
** Vos missions

Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...), afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, communication, préparation de réunions, accueil physique et téléphonique, gestion des flux : courriers, parapheurs). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure, prendre en charge le suivi complet de dossiers ( gestion budgétaire et comptable, gestion des fiches MAPA...) ou d'évènements spécifiques (organisation de réunions mutualisées).
** Vos activités

1 Gérer les flux entrant et sortant de la Direction:

- Enregistrer
- Contrôler la complétude des parapheurs, relire
- Orienter et distribuer
- Suivre des courriers dématérialisés
- Réceptionner des plis (copies de sauvegardes, échantillons, panneaux)

2 Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, fiches workflow, des outils de pilotage)

3 Préparer et organiser les réunions transversales (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles,...) et organiser les rendez-vous, le planning de la direction

4 Assurer la gestion administrative des fiches de marché à procédure adaptée de type A (inférieur à 40 000 € HT):

- Enregistrer, contrôler et traiter par voie dématérialisée des fiches de validation des MAPA A - MAPA B simplifiés
- Tenir et mettre à jour le tableau de bord de suivi dédié.
- Transmettre mensuellement le tableau des marchés inférieurs à 40 000 € HT auprès des pôles et/ou directions pour l’obtention des dates de notification, des titulaires et des montants engagés.
- Conseiller les directions métiers et fonctionnelles

5 Suivre l'l’exécution budgétaire et comptable de la Direction:

- Etablir les commandes d’ouvrages, de fournitures et vérifier la conformité des livraisons
- Exécuter le budget de la Direction : demandes d’engagements comptables, services faits sur le logiciel dédié
- Gérer le budget et commande liées aux publications des marchés publics : gestion et commande des forfaits, passation de marchés pour publications ponctuelles
**Profil

Rédacteur territorial titulaire, ou contractuel (art. 3-3, loi du 26 janvier 1984).), diplômé à mínima de niveau BAC.
- Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...)
- Techniques de secrétariat
- Méthodes de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Statut de la fonction publique territoriale
- Finances publiques
- Commande publique
- Aptitude au travail transversal
- Connaissance de la structure et du fonctionnement de la collectivité
- Autonomie et sens de l’analyse des situations
- Qualités relationnelles essentielles (travail en milieu ouvert, point de passage)
- Patience et bienveillance
- Rigueur et sens de l’autonomie
- Grande capacité d’adaptation
- Sens de la diplomatie et de la confidentialité
- Aptitude à l’encadrement

**VOTRE LIEU DE TRAVAIL**:
À Paris-La Défense, l’hôtel du Département est le siège administratif du conseil départemental. Situé dans un quartier dynamique, il offre des espaces de travail modernes et modulables pour favoriser transversalité et convivialité. L’hôtel du département est accessible par différentes lignes de transports et offre des possibilités de parking.

Adresse : 57 rue des longues raies, 92000 Nanterre