Gestionnaire de Commandes Et Factures

GHH - Direction des Ressources Humaines Fiche de poste - 2023_

**Fiche de poste**

**Pôle d’activité**

Date de création** **Septembre
2024

Date de mise à jour
- Septembre
2024

Version n°1
- _Cette fiche sera mise à jour en cas d’évolution substantielle du poste _

**Intitulé du poste Gestionnaire de commande et de facture H/F**
Intitulé de la fiche
métier associée *

Gestionnaire de stock (25I20)

Référence du poste
**P017290**
- La présente fiche de poste précise les spécificités du poste occupé par rapport au répertoire national des métiers de la _
- Fonction Publique Hospitalière. Merci de prendre connaissance de ce répertoire avant de rédiger la fiche de poste. _

**Description du poste
**Réaliser les commandes et les liquidations des factures pour les directions acheteuses et fonctions supports
du Groupe Hospitalier du Havre.

**Principales activités **

**Gestion des commandes : **

Effectuer les commandes (stock, hors-stock, et prestation) selon les besoins des directions supports
tout en respectant les conditions du marché et/ou définies et formalisées avec le fournisseur (BPU
marché, devis, prix unitaire, conditionnement et délai de livraison).

Assurer le suivi quotidien des commandes (transmission, réception de la commande par le
fournisseur, rupture produit, changement de référence, retard de livraison, relance fournisseur).

Selon les procédures établies entre la cellule Marché et la direction acheteuse, renseigner et mettre à
jour le fichier produit marché dans Cpagei, afin de respecter les conditions contractuelles du marché
ou du devis à chaque commande.

Etre en relation permanente avec les achats dans le cadre des marchés publics en cas de litige qualité
ou autres litiges récurrents avec le fournisseur.

Etre en relation permanente avec le service de gestion budgétaire de sa direction afin de respecter la
bonne affection comptable et les objectifs financiers fixés.

Suivi des commandes en cours par des requêtes BO et relance auprès des fournisseurs. 

**Gestion des factures et des liquidations : **

Selon les procédures internes et propres à chaque direction acheteuse : Vérification de la bonne
correspondance entre la facture et la commande (Prix, fournisseur, quantité, domiciliation) via Cpagei

Vérification de la bonne réception de la commande

Selon le résultat des vérifications:

- Effectuer la liquidation de facture
- Rejeter la facture dans le cas d’une responsabilité fournisseur
- Ouvrir un litige interne avec les correspondants de sa direction dans le cadre d’une responsabilité

interne (dans le respect des délais paiements légaux)

Gestion des relances fournisseurs (assurer l’information des créanciers sur l’état d’avancement du
traitement des dossiers)

Participation à la résolution des litiges fournisseur

Gestion des demandes et des requêtes formulées par la Trésorerie principale du Groupe Hospitalier
du Havre

Assurer l’information du suivi et de gestion des dossiers (BO) auprès de sa direction et du service des
Finances du GHH

Réaliser le bon archivage des éléments de facturation (facture, commande, BL, etc.)
- GHH - Direction des Ressources Humaines Fiche de poste - 2023_

**Compétences requises **_(préciser le degré d’exigence)_***

**Diplômes**

BTS option comptabilité
BUT GEA

**Connaissances (indispensables, à acquérir, souhaitables )**

Connaissance des logiciels dédiés à l’achat (C
Outils informatiques Excel, Word et Libre Office.
Bonne connaissance des sites et des pôles du GHH.
Connaissance en comptabilité publique (M21) et en droit des marchés publics (base).

**Qualités individuelles**

Rigueur, autonomie, bon relationnel, esprit d’initiative et réactivité.

**Position hiérarchique**

**N+1** : Responsable de la cellule approvisionnement et de la coordination budgétaire

**N+2** : Adjoint à la Directrice des Achats, de l’Hôtellerie, et de la Logistique

**Relations fonctionnelles **

Acheteur.

Cellule marché

Magasin et acteurs responsables des réceptions de chaque direction

Direction des finances du GHH

Trésorerie Générale

Fournisseurs.

**Format du poste**

Grade : Adjoint administratif hospitalier

Statut : Contractuel (remplacement d’un fonctionnaire absent)

Durée d’engagement : CDD d’un mois renouvelable selon l’absence du fonctionnaire

Quotité : 100%

Horaires : 9h-17h

Lieu de travail : Hôpital Jacques Monod - 1er étage logistique

**Conditions et sujétions particulières d’exercice
**Néant.

**Merci de transmettre votre CV et lettre de motivation