Assistant-e de Direction

**Assistant-e de direction - Réf : SD_1506**:
Fonction RIFSEEP : Assistant de manager stratégique
Groupe : B1
IFSE Poste : 490,00 €
NBI : 10 points
Encadrement : Assistant(e) de direction

Rattachement administratif:
DGA Solidarités Départementales

**Catégorie B**

**Filière**:

- Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**:

- Rédacteurs territoriaux

**Lieu**: Montpellier Alco

**Description du poste**:
**Missions**:

- Assurer les tâches de secrétariat
- Assiste le DGA dans la préparation et la mise en œuvre de ses missions, en lien avec les directions placés sous sa responsabilité (2 directions de pôle -pôle Action sociale enfance familles et pôle Autonomie et compensation) et une direction administrative et financière - DAF), ainsi qu’en lien avec les directions et services du Conseil départemental et avec les partenaires institutionnels et autres organismes.
- L’assistante de direction coordonne les informations relatives aux affaires traitées par la direction, prépare et assure le suivi au plan formel de certains dossiers pour le compte du DGA et ainsi que la gestion des relations avec l’ensemble des interlocuteurs de la DGA-SD.

**Activités**:

- Préparation des dossiers et le déroulé de leur suivi au plan formel
- Enregistre et suit le courrier départ et arrivé (photocopies, fiches de liaisons)
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Frappe des documents écrits (courriers, notes, compte rendus de réunions...).
- Met en forme, sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Prépare au plan formel et suit la réalisation de certains dossiers particuliers, délégués par le DGA
- Traite le courrier produit et reçu par l'ensemble des services de la DGA (gère les parapheurs et logiciels afférents)
- Rédige et met en forme pour le compte du directeur certains documents et messages
- Assure la rédaction réactive des documents fixant des consignes (compte rendus de réunions, notes..)
- Assure le secrétariat de la revue de directions
- Assure la bonne circulation de l'information tant au sein de la Direction, qu'avec l'ensemble des directions et services de la collectivité
- Assure la tenue de l'agenda, la préparation des réunions et le planning du DGA
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Organise les déplacements du Directeur (réservation, frais de déplacement...)
- Gère la documentation, trie celle susceptible d’intéresser le DGA
- Procède au classement et à l'archivage des dossiers traités
- Gestionnaire du temps de travail et valideur sur les logiciels Chronos et Ulysse ; suivi des badges Alco 2 en lien avec les services concernés
- Pilote GED
- Remplace autant que de besoin les assistantes des deux directeurs de pôles, qui remplacent l’assistante de direction du DGA
- Participe à l’animation du réseau des assistantes de la DGA, que pilotent les assistantes des pôles

**Profil recherché**:
**Connaissances**:

- Classement et archivage
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Qualité : démarche, méthodes, outils
- Logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

**Savoir-faire**:

- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Respecter la charte graphique
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Animer des groupes de travail
- Traiter l’information

**Savoirs comportementaux**:

- Aptitude à la communication
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Aptitude à l’analyse
- Esprit d’initiative
- Réactivité

**Informations complémentaires**:

- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Poste inscrit dans un périmètre projet : NON
- Identification du périmètre : Accueil du public, Agent du périmètre
- Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Achat public

**Autres informations sur le poste**:
**Chiffres clés**
- Gestion d’un budget : NON
- Encadrement d’équipe : NON

**Contraintes horaires du poste**:

- Disponibilité concernant les horaires : OUI
- Type de contrainte horaire : Poste à temps complet
- Précision en cas d’horaire spécifique/particulier : Aucune

**Contraintes du poste**:

- Très grande disponibilité.
- Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement, Hôtel du Département, Mas d’Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4._