Office Manager

Fondée en 2016, G-ON est une **société de conseil et ingénierie en développement durable** pour les acteurs et actrices de l’**immobilier**. Nous accompagnons des porteur.euse.s de projets (promoteur.rice.s, foncières, investisseur.se.s, utilisateur.rice.s) dans l'**amélioration de la qualité environnementale** de leurs opérations, et la contribution à un **meilleur cadre de vie**.

Plus concrètement, nos équipes réalisent des missions d'**Assistance** à **Maîtrise d'Ouvrage** et **Ingénierie** sur des opérations de conception de projets immobiliers neufs ou en réhabilitation, dans toute la France, de tous types (bureaux, commerces, logements, logistique, enseignement...) et de toutes dimensions (de 500 à 500 000 m2).

G-ON travaille également dans:

- L'accompagnement à la **transition énergétique et écologique** du patrimoine existant,
- La **RSE**,
- L'**économie circulaire**,
- La **biodiversité**,
- La **santé dans le bâtiment**.

G-ON est désormais une société indépendante mais intégrée dans un groupe d'entités (Groupe ON), réalisant différentes prestations de conseil et d'ingénierie sur les métiers de développement durable et d'immobilier:

- G-ON : Conseil et ingénierie développement durable (45 personnes)
- G-ON Life : Mesures de qualité d'air, confort, ondes, et ingénierie acoustique dans le bâtiment (7 personnes)
- Prospective Immobilier : AMO Conseil dans l'immobilier (programmation, audit technique, pilotage de projets

Les fonctions Office Management, Administratif, Finance, RH, informatique, communication, sont portées par Groupe ON.

**Description du poste**:
Nous recrutons un.e Office Manager afin de prendre en charges des missions de support administratif, accueil et services généraux au sein de nos locaux.

Responsabilités confiées:
**1. Gestion administrative et bureautique**
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Gestion des appels téléphoniques entrants et de la messagerie générale
- Classement documentaire et gestion du serveur/drive
- Saisie administrative et mise en forme de documents
- Intégration de documents administratifs sur les portails fournisseurs des clients
- Consolidation de documents administratifs pour les Appels d’Offres (AO)

**2. Gestion des services généraux**
- Supervision de la gestion du matériel et fournitures de bureau
- Accueil des collaborateurs (Onboarding) partenaires et visiteurs
- Relations avec le gestionnaire des locaux et coordination de la bonne tenue des espaces - rangement des locaux
- Organisation logistique des rendez-vous collectifs, réunions et événements internes
- Gestion des prestataires externes (ménage, maintenance, fournitures, véhicules de fonction, etc.)
- Suivi des contrats liés aux services généraux (copieurs, téléphonie, etc.)
- Interface avec le prestataire informatique - suivi du parc informatique
- Suivi du parc matériel et fournitures

**3. Support aux collaborateurs et à la direction**
- Relais d’information avec la direction et les responsables administratifs internes/externes
- Assistance administrative auprès des collaborateurs.trices
- Réservation et traitement des demandes de voyages/déplacements (billets, hôtels, taxis, etc.)
- Gestion et suivi des notes de frais / intégration des factures CB sur Spendesk
- Suivi des
- Revue des fiches collaborateurs : vérification des dates d’entretiens et de leur bonne signature
- Application des règles d’hygiène et sécurité : EPI, SST, risque incendie

**4. Support comptable et financier**
- Saisie et lettrage des factures fournisseurs dans l’ERP (Everwin SX)
- Recouvrement et relances clients
- Suivi des règlements et rapprochements administratifs
- Préparation d’éléments pour la comptabilité externe (cabinet comptable / expert-comptable)

**5. Support Ressources humaines**
- Intégration de nouveaux salariés dans l’ERP
- Mises à jour RH ponctuelles (enregistrement et suivi des documents à faire signer)
- Gestion et saisie des éléments variables dans SILAE/My Silae (congés, notes de frais, transport, etc.)
- Gestion de la commande et du suivi des titres-restaurant (Swile)
- Suivi des absences, congés, gestion des dossiers du personnel, suivi des visites médicales

**Profil recherché**:
VOTRE PROFIL - De formation Bac à Bac +5, vous êtes soit expérimenté(e), soit en formation en alternance. Des connaissances comptables sont un plus pour ce poste.

VOS ATOUTS
- **Organisation et rigueur** : capacité à prioriser et assurer un suivi fiable des tâches.
- ** Polyvalence et autonomie** : aptitude à gérer des missions variées en toute autonomie.
- ** Communication et relationnel** : sens du service, écoute et aisance avec tous les interlocuteurs.
- ** Maîtrise des outils numériques** : Pack Office / Google Workspace et logiciels de gestion (ERP, RH, dépenses).
- ** Esprit d’initiative et sens pratique** : anticipation, réactivité et approche orientée solutions.
- ** Discrétion et esprit collaboratif** : confidentialité, fiabilité et capacité à travailler en équipe.

Caractéristiques du poste