Assistant D'école Doctorale

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: **Activités principales**: Gestion administrative: - Accueillir, renseigner et accompagner les doctorants et directeurs de thèse. Assurer le relai auprès des laboratoires sur toutes les questions relatives au doctorat, - Réceptionner, vérifier et préparer la signature du directeur / de la directrice d'ED sur les dossiers (inscriptions, réinscriptions, demandes de soutenances de thèses, co-directions, dispenses de master, césure, etc.). Si un cas particulier ou un problème est détecté, le directeur / la directrice de l'ED est immédiatement saisi-e, - Suivre les inscriptions pédagogiques des doctorants primo-entrants dans ADUM (validation des fiches, modifications, etc.), - Monter, en lien avec la DFD et la DRI les dossiers de thèses en cotutelle, - Suivre les conventions individuelles de formation, - Préparer les bureaux et conseils de l'ED : préparation des ordres du jour, convocations, préparation et suivi des dossiers, rédaction de compte-rendu (invité-e permanent-e du conseil de l'ED) Vérifier les conventions de codirection, - Organiser et suivre les campagnes de recrutement et d'aide à la mobilité pour les doctorants, - Organiser des réunions de médiation dans le cadre du suivi des doctorants, - Assurer un premier niveau de détection des problèmes rencontrés avec les doctorants et alerter le directeur / la directrice en conséquence, - Produire divers indicateurs liés à la formation doctorale, contribuer à la rédaction de dossiers particuliers (contrat quinquennal, etc.), - Assister le directeur / la directrice d'ED : organisation de réunions, de déplacements, réservations diverses, etc. Formation: - Organiser et suivre les formations disciplinaires proposées par l'ED, gérer l'aspect paiement des intervenants, - Valider avec le directeur / la directrice de l'ED les formations suivies à l'extérieur par les doctorants. Communication: - Assurer une veille des actualités liées à l'ED, - Diffuser l'information aux doctorants, aux unités de recherche, aux directeurs de thèses via ADUM, la messagerie et le site web de l'ED, - Participer à la rédaction de supports de communication (plaquette, newsletter, guide du doctorant, affiche, etc.), - Assurer la gestion du site web de l'ED. Gestion financière: - Exécuter le budget en dépenses et frais de missions (gestionnaire polyvalent-e SI FAC) - Participer à la répartition des dépenses et des DBM auprès de la direction Assurer le suivi des dépenses - Négocier avec les prestataires de service, fournisseurs Missions annexes: - Participation à l'organisation d'évènements: - Journée de rentrée de l'ED, journées scientifiques (rédaction de l'information, organisation logistique, etc..). Enquêtes insertion: - Répondre aux enquêtes ministérielles (SIREDO) et autres (Collège doctoral, RNCD, ministère), Faire le suivi, mettre à jour la base ADUM sur l'insertion. Faire le lien avec: - Les doctorants, directeurs de thèses, unités de recherche, responsables de masters, - La Direction de la formation doctorale (DFD), - Les autres directions centrales (DRV, DRI, DEVE...), Les établissements partenaires de l'ED, - Les scolarités administratives des composantes, les associations de doctorants d’AMU, ABG, etc. Conditions particulières d'exercice: Pics d'activité en période de rentrée (de septembre à décembre) **Profil**: Connaissance, savoir: - Connaissance du milieu universitaire, du système d'enseignement supérieur français et plus particulière de la formation doctorale, - Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements, - Connaissance générale des techniques de secrétariat et de gestion administrative, Connaissances de la gestion budgétaire et comptable, - Anglais courant nécessaire (plus particulièrement à l'écrit), pour le suivi des étudiants d'origine étrangère. Savoir-faire: - Maîtriser les logiciels spécifiques et des sites particuliers à la fonction (interface Sifac, ADUM — plateforme de gestion des doctorants-, SIREDO) Maîtriser le pack office (Excel, Word, etc.), - Travailler de façon transverse,