Assistant-e D'école Doctorale

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: Vos activités principales incluent l'accueil, l'information et l'accompagnement des doctorants et directeurs de thèse. Vous jouez un rôle central en faisant le lien avec les laboratoires pour toutes les questions relatives au doctorat. Vous gérez les dossiers administratifs, y compris les inscriptions, les réinscriptions, et les demandes de soutenances de thèses, en veillant à obtenir les signatures nécessaires et en signalant immédiatement les cas particuliers au directeur de l'École Doctorale (ED). Vous assurez le suivi des inscriptions pédagogiques des nouveaux doctorants dans ADUM et collaborez avec la DFD et la DRI (Direction Relations Internationales) pour monter les dossiers de thèses en cotutelle. Vous veillez également aux conventions de codirection et individuelles de formation. Vous préparez les bureaux et conseils de l'ED, incluant la préparation des ordres du jour, des convocations, des dossiers, et la rédaction de comptes-rendus en tant qu'invité permanent du conseil. Vous organisez et suivez les campagnes de recrutement et d'aide à la mobilité des doctorants, ainsi que des réunions de médiation. En cas de problème, vous assurez une première détection et alertez le directeur de l'ED en conséquence. Vous produisez divers indicateurs relatifs à la formation doctorale et contribuez à la rédaction de dossiers spécifiques, tels que le contrat quinquennal. Enfin, vous assistez le directeur de l'ED dans l'organisation de réunions, de déplacements et diverses réservations. Vous organisez et suivez les formations disciplinaires proposées par l'École Doctorale (ED) et gérez les paiements des intervenants. Vous validez avec le directeur les formations suivies à l'extérieur par les doctorants. Vous assurez une veille des actualités liées à l'ED et diffusez l'information aux doctorants, aux unités de recherche et aux directeurs de thèses via ADUM, la messagerie et le site web de l'ED. Vous participez à la rédaction de supports de communication comme les plaquettes, newsletters, guides du doctorant et affiches, et gérez le site web de l'ED. Vous exécutez le budget en dépenses et frais de missions, participez à la répartition des dépenses et des DBM auprès de la direction, et assurez le suivi des dépenses. Vous négociez avec les prestataires de service et les fournisseurs. Vous participez à l'organisation d'événements tels que la journée de rentrée de l'ED et les journées scientifiques, incluant la rédaction de l'information et l'organisation logistique. Vous répondez aux enquêtes ministérielles et autres, suivez et mettez à jour la base ADUM sur l'insertion professionnelle des doctorants. Vous faites le lien avec les doctorants, directeurs de thèses, unités de recherche, responsables de masters, la Direction de la formation doctorale (DFD), les autres directions centrales, les établissements partenaires de l'ED, les scolarités administratives des composantes, et les associations de doctorants comme DynAMU et ABG. **Profil**: Rejoignez-nous si vous possédez une connaissance approfondie du milieu universitaire, du système d'enseignement supérieur français, et en particulier de la formation doctorale. Vous devez également être familier avec la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements, ainsi qu'avec les techniques de secrétariat et de gestion administrative, la gestion budgétaire et comptable. Une maîtrise de l'anglais courant, surtout à l'écrit, est indispensable pour accompagner nos étudiants étrangers. Votre savoir-faire inclut la maîtrise des logiciels spécifiques et des plateformes comme Sifac, ADUM, et SIREDO, ainsi que du pack office (Excel, Word, etc.). Vous êtes capable de travailler de manière transversale pour être un lien efficace entre les laboratoires, les équipes de recherche et les services centraux de l'université et des établissements de tutelle. Vous savez élaborer et rédiger des notes d'information et des documents de synthèse avec une grande qualité d'expression écrite et orale. Vous êtes en mesure de planifier des actions, estimer les besoins, partager