Agent Administratif Polyvalent état Civil

**Descriptif et missions**:
**Quelles seront vos missions ?**

**État civil**:

- Accueil physique et téléphonique des administrés et identification de leur demande,
- Rédaction et délivrance des actes d’État Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcriptions) y compris via COMEDEC, par courrier et des demandes Internet
- Tenue des registres d’État Civil (mise à jour des mentions)
- Réception et traitement des dossiers de mariage et de PACS (conclusion, modification, dissolution)
- Traitement et délivrance des livrets de famille
- Réception et traitement des demandes de changement de nom et de prénom
- Apposition des mentions marginales sur informatique et sur registres
- Classement et archivage
- Préparation des mariages et validation
- Assurer la tenue administrative des registres (tables annuelles et décennales, pièces annexes pour le parquet )
- Assister l’élu lors de la célébration des mariages et parrainages républicains
- Transmission des données à l’INSEE et au procureur

**Élections**:

- Traitement/suivi de la demande et délivrance d’acte(s) en fonction de la situation, notamment en matière d’affaires générales (légalisations de signature, copies certifiées conformes à l’original, attestations sur l’honneur, certificats)
- Traitement/suivi du recensement des jeunes à partir de 16 ans en vue de la journée d’appel de préparation à la défense (recensement citoyen)
- Gestion des inscriptions et de l’organisation de la révision des listes électorales
- Conduite de la phase préparatoire des scrutins électoraux et des opérations de vote
- Proposition et mise en œuvre d’éventuelles modifications du découpage électoral
- Traitement/suivi du tirage au sort des jurés d’assises

**Dossiers de décès**:

- Gestion des dossiers d’inhumations et d’exhumations
- Gestion des cimetières : suivi des opérations funéraires et des places restantes,
- Gestion des demandes d’achat et de renouvellement de concession
- Établissement des actes de transcriptions de décès
- Tenue des fichiers des concessions (classeurs, logiciel, fiche)
- Suivi et affichages sur les concessions expirées
- Procédure de reprise des concessions
- Régisseur des recettes des affaires funéraires
- Veiller au respect du règlement des cimetières
- Relever les incidents et dysfonctionnements et les faire remonter

**Activités complémentaires**:

- Célébration des mariages, parrainages civils et noces d’or
- Légalisations de signature
- Rédactions de certificats divers

**Profil recherché**:
**Vous reconnaissez-vous ?**
- Expérience exigée sur un poste similaire polyvalent État Civil (mariage, naissance, décès)
- Maitrise des techniques d’accueil du public y compris en situation de fragilité
- Connaissance de la législation en matière d’État Civil (naissance, mariage, autorité parentale, décès, changement de nom et de prénom)
- Maîtrise de la réglementation et des procédures relatives à la rédaction des actes et à la tenue des registres
- Maîtrise de l’environnement professionnel
- Maitrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel)
- Capacité d’écoute et d’analyse des demandes des usagers
- Aisances relationnelle et rédactionnelle
- Garantir la confidentialité des informations recueillies et transmises
- Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe
- Maîtrise de la réglementation et des procédures en matière de gestion des listes électorales et d’organisation des scrutins, à la délivrance des actes relevant des affaires générales

**Savoir-faire professionnel (capacités, expertise, efficacité dans le travail, adaptation)**:

- Organiser la gestion du suivi des dossiers
- Contribuer à mettre en place des procédures internes sécurisées et s’assurer de leur respect
- Travailler en équipe et être en mesure de transmettre son savoir
- Prendre une décision en fonction de la situation, sous contrôle du Directeur
- Rapporter les actions au Directeur, notamment par le biais de tableaux statistiques (=indicateurs d’activité)
- Gérer la diffusion des informations utiles à l’accomplissement des missions du service
- Rédiger un courrier/courriel en respectant les normes administratives

**Logiciels métiers**:

- Logiciels spécifiques Etat Civil et Funéraire (Mélodie et Requiem Opus)
- Logiciel Virtuose
- COMEDEC

**Contraintes particulières**:
Présence obligatoire 1 à 3 samedis par mois de 8h45 à 12h15 et l’après-midi en fonctions des célébrations de mariage

**Horaires de travail** : du lundi au vendredi : 8h30/12h00 - 13h00 / 17h00

Samedi : 9h00/12h (service fermé les samedis des vacances scolaires de juillet et août)

37h30/semaine soit 25 CA/an et 15 ARTT/an

**Pourquoi rejoindre Asnières-sur-Seine ?**

**Les avantages financiers**:

- Rémunération statutaire + IFSE + CIA + 13ème mois + Prime de mérite et de présentéisme
- Participation de l'employeur à la mutuelle, au contrat collectif prévoyance et aux frais de transport (75% des abonnements de transport en commun, forfait mobili