Assistant.e de Service

Le siège de l’Institut compte un peu plus de 200 agents sur le site de Rocquencourt.

La Direction des affaires administratives, financières et patrimoniales (DAFP) supervise et coordonne

le fonctionnement financier, administratif et patrimonial de l'institut. Composée d’un peu plus de soixante collaborateurs, elle dispose de plusieurs services : Budget et contrôle de gestion (SBCG),

Achats et marchés (SAM), Dépense et missions (SD), Assistance, administration fonctionnelle et formation interne (SAAFFI), Patrimoine logistique (SPL), ainsi qu’une cellule Maîtrise des risques et d’un responsable Travel Manager.

Au sein de la DAFP, l’agent travaille sous la responsabilité directe du responsable du service des dépenses (SD).

Sous la responsabilité du responsable du service des dépenses, en collaboration avec plusieurs collègues sur 10 sites distants, l'assistant(e) de service apporte un support administratif aux responsables et aux membres du service des dépenses.

Elle/il contribue à l'organisation de la vie du service, facilite la communication avec l'ensemble des interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs

Activités exercées
- Contribuer à l’organisation de la vie interne du service dont les collaborateurs sont répartis sur 10 sites distants : organiser, préparer et participer aux réunions de service, séminaires de service ; utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence, administration des listes de diffusion.
- Assurer la relation fournisseurs : répartition des relances fournisseurs vers les gestionnaires financiers, relais fournisseurs, Suivi de l'intégration des factures dans l'outil de gestion financière. Suivi des tickets Portail Chorus Pro, importation de factures du CPP vers l’outil de gestion financière.
- Organiser les déplacements (transports, hébergement, suivi remboursement) et gérer les agendas
- Réaliser les bons de commande du service et suivi de la facturation, du budget.
- Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants de l'ensemble du service (bureau, poste de travail, accès aux outils, présentation des outils du quotidien)
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité du service dans le respect des procédures administratives
- Rédiger et mettre à jour les supports de communication (intranet, wiki, pages web...) Rédiger et diffuser des comptes rendus, notes, procédures.

Profil recherché
- Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d’un établissement public ;
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils de bureautique (Pack Office) et informatiques (Internet, Intranet, messagerie) ;
- Utiliser les techniques de communication écrite et orale ;
- Savoir travailler en équipe/en réseau ;
- Mettre en œuvre des techniques de synthèse (qualités rédactionnelles et d’analyse) de reporting et de suivi d’activité ;
- Anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie, appréhender les urgences et dégager les priorités ;
- Réagir de façon appropriée aux situations d’urgence ou de crise ;
- S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier) et mener plusieurs tâches simultanément ;
- Etre rigoureux dans la réalisation de ses activités ;
- Etre proactif et faire preuve d’initiative ;
- S’adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs ;
- Avoir de bonnes qualités relationnelles ;
- Discrétion et respect de la confidentialité des échanges.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Statut : Cadre
Durée du contrat : 24 mois

Salaire : 25 000,00€ à 30 000,00€ par an

Avantages:

- Aide au déménagement
- Aide au logement
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle

Lieu du poste : Télétravail hybride (78153 Le Chesnay)