Assistant de Direction

Limitrophe au sud de Paris, l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants.

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son:
Assistant de direction

Poste à temps complet, localisé au siège de Vallée Sud - Grand Paris à Fontenay-aux-Roses

Au sein de la Direction de la Maîtrise d’ouvrage et du Patrimoine et de la direction du territoire durable, l’assistante participe à la gestion administrative de l’activité des deux Directions et assiste le service Patrimoine bâti dans la gestion des demandes des utilisateurs des équipements sportifs et culturels du Territoire

**Gestion administrative**:

- Saisir et assurer le suivi du courrier avec le logiciel Elise ;
- Saisir et/ou mettre en forme les courriers, notes, fax, rapports et tous documents concernant les services ;
- Présenter les documents dans les parapheurs en assurant leur suivi dans le circuit ;
- Elaborer, suivre et mettre à jour des tableaux non financiers sous Excel ;
- Extraire et mettre en forme des fichiers sur une base de données Excel ;
- Réaliser des documents de présentation (fonctions graphiques d’Excel et PowerPoint) ;
- Classer les dossiers en cours et archiver si besoin sur le serveur dédié à la Direction
- **Gestion du logiciel de demandes des utilisateurs (Acquity)**
- En lien avec le développeur du logiciel : paramétrer le logiciel, adapter le logiciel aux usages de l'unité Patrimoine
- Recevoir les demandes des utilisateurs des équipements sur le fonctionnement du logiciel
- Gérer les droits d'accès au logiciel
- Maintenir à jour la base de données (contrats, fournisseurs, etc)
- Veiller au respect des règles établies pour le traitement des demandes (prise en charge, KO, résolues, etc..)
- Programmer les réunions de retour d'expériences avec les utilisateurs
- Suivre en lien avec la Directrice les outils de reporting du logiciel et alerter en cas d'indicateurs importants signalés
- Relayer les demandes des utilisateurs sur Acquity vers les responsables de secteur du Patrimoine
- Planifier et suivre la mise en œuvre des opérations de maintenance préventive sur les sites
- Planifier la campagne de maintenance préventive sur Acquity sur les équipements
- Planifier les visites des mainteneurs aussi concernés (electricien, ascensoriste, desenfumage)
- Suivre les commissions de sécurité avec les responsables de secteur (suivi des tableaux des levées de prescriptions des commissions de sécurité).
- **Secrétariat**:

- Planifier et organiser les réunions et les déplacements des agents : réservation de salles et de matériels, véhicules, transports, ordres de missions, etc. ;
- Gérer les agendas électroniques des agents concernés (logiciel Outlook) ;
- Organiser et gérer les manifestations organisées par les services ;
- Mettre à jour si nécessaire les procédures d’astreintes et vérifier la tenue des mallettes.
- **Accueil**:

- Assurer l’accueil de la Direction et orienter les différents interlocuteurs vers les services
- Recevoir et adresser les messages téléphoniques ou informatiques ;
- Assurer l’accueil des commissions.

Titulaire d’un du Bac ou équivalent, vous bénéficiez d’une expérience dans la fonction administrative.

Dynamique et rigoureux, vous savez rendre compte et êtes force de propositions.

Reconnu pour vos qualités rédactionnelles, vous faites preuve aussi d’une bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

L’esprit d’équipe, la disponibilité et la pédagogie auprès des interlocuteurs sont des qualités indispensables à cette fonction.

**CONDITIONS LIÉES AU POSTE**
- Disponibilité selon les pics d’activité de la direction
- Participation de la collectivité aux frais de transport en commun ou versement du forfait mobilités durables
- Participation de la collectivité à la couverture mutuelle santé et prévoyance
- Restaurant inter-intreprises
- Adhésion de la collectivité au CNAS
- Logement de Vallée Sud - Grand Paris en bail mobilité (max. 10 mois) accessible aux futurs salariés et leur famille, selon disponibilité

**CANDIDATURE**

Dans le cadre de sa démarche en faveur de l’égalité professionnelle et de la diversité, Vallée Sud - Grand Paris s’engage contre toute forme de discrimination.