Assistant de Direction à La Direction Générale

il y a 1 semaine

Mulhouse, France Hôpital Hasenrain Temps plein

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant de direction à la Direction Générale - H/F

**CONTRAT**

CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le secrétariat de direction est composé de deux secrétaires à temps plein. Il assure le secrétariat du chef d’établissement et de son adjointe en les assistant dans leur gestion administrative et leur organisation.

Missions

L’assistant/assistante de direction accompagne le chef d’établissement afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités du chef d’établissement.

L’assistant/assistante de direction assure également l’organisation et le fonctionnement du secrétariat de direction.

Activités principales

Organisation de l’agenda du chef d’établissement et accueil
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, dossiers des instances, notes diverses pour les réunions ).
- Prendre des notes, taper et mettre en forme des documents
- Classer et archiver les documents : courriers, notes, rapports

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du chef d’établissement
- Réceptionner, trier et diffuser le courrier postal et le courrier électronique
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Activités diverses
- Assurer la régie d’avances de la direction générale

Spécificités du poste

Travail au niveau de la direction générale:

- Discrétion, rigueur et réactivité
- Courtoisie
- Capacité d’initiative
- Anticipation et organisation

Profil

Qualifications requises

Adjoint des cadres hospitaliers

Savoir

Connaissances du fonctionnement hospitalier

Connaissance en gestion administrative

Connaissance des normes rédactionnelles

Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)

Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

Maitrise des outils informatiques

Savoir-faire

Sens de l’organisation / Capacité d’initiative

Réactivité et autonomie

Communiquer efficacement

Polyvalence

Travail en binôme

Savoir être

Ordre, rigueur et méthode

Sens de l’écoute et du dialogue

Discrétion professionnelle, politesse

Disponibilité

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Hôpital Hasenrain
87, avenue d'altkirch BP 1070
68051 Mulhouse

  • Cdd - Assistant de Direction Générale (H/F)

    il y a 2 semaines

    Mulhouse, France Centre de Réadaptation de Mulhouse Temps plein

    **DESCRIPTIF DU POSTE**: **ASSISTANT DE DIRECTION H/F - CDD de 18 mois - pérennisation possible** **Temps plein - Démarrage dès que possible** Géré par une association à but non lucratif, le Centre de Réadaptation de Mulhouse, accompagne des personnes présentant un handicap ou une fragilité à retrouver une autonomie et préparer leur réinsertion...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 semaine

    Mulhouse, France Ville de Mulhouse Temps plein

    Poste clé au sein de la Direction Générale, vous assistez quotidiennement le Directeur Général Adjoint dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative de son pôle. A ce titre, vous êtes en charge de la gestion des agendas, de l’organisation matérielle et logistique des réunions ainsi que de la préparation des dossiers y afférent....

  • Assistant de Direction H/F

    il y a 6 jours

    Mulhouse, France Eiffage Energie Systèmes Temps plein

    Vos missions Eiffage Énergie Systèmes - RMT est spécialisée dans le transport et la distribution d'électricité, ainsi que dans la mise en oeuvre de stations photovoltaïques et de systèmes de stockage par batteries, pour les secteurs privé (industrie) et public (RTE). Nos activités se déploient principalement en France, mais également à...

  • Assistant de Direction H/F

    il y a 2 semaines

    Mulhouse, France Ville de Mulhouse Temps plein

    La Ville de Mulhouse recherche un Assistant de Direction H/F au sein de la Direction Finances et Contrôle de gestion Au sein d'une équipe d'assistants mutualisés, l'Assistant de Direction joue un rôle central dans l'organisation et la coordination des activités administratives. Prioritairement rattaché à la Direction des Finances, il garantit la...

  • Assistant de Direction Générale Bilingue Anglais H/F

    il y a 6 jours

    Mulhouse, France Page Personnel Temps plein

    Vos missions sont les suivantes : Organisation des réunions et événements : * Planifier et assurer la logistique des réunions sur site, visioconférences, séminaires et visites clients. * Organiser les déplacements internationaux pour la Direction. Support opérationnel (70 %) et administratif (30 %) : * Préparer des supports de présentation...

  • Assistant de Direction

    il y a 1 jour

    Mulhouse, France Ville de Mulhouse Temps plein

    La Ville de Mulhouse recherche un Assistant de Direction (f/h) au sein de la Direction Prévention et Sécurité Composée de plus de 200 agents, la Direction Prévention et Sécurité de la Ville de Mulhouse rassemble plusieurs services dont la police municipale, la tranquillité publique et médiation et le service d’hygiène et de sécurité...

  • Assistante de Direction Générale Bilingue Angla... H/F

    il y a 4 semaines

    Mulhouse, France PAGE PERSONNEL Temps plein

    Page Personnel Assistanat est leader dans le recrutement et l'intérim spécialisés d'employés, d'Agents de Maîtrise et de cadres de premier niveau. Experts dans les métiers de l'Assistanat et du Service Client, nous accompagnons nos clients dans le recrutement de leurs futurs talents au travers de notre réseau national et d'une équipe de Consultants...

  • Assistante de Direction Générale Bilingue Angla... H/F

    il y a 4 semaines

    Mulhouse, France PAGE PERSONNEL Temps plein

    Page Personnel Assistanat est leader dans le recrutement et l'intérim spécialisés d'employés, d'Agents de Maîtrise et de cadres de premier niveau. Experts dans les métiers de l'Assistanat et du Service Client, nous accompagnons nos clients dans le recrutement de leurs futurs talents au travers de notre réseau national et d'une équipe de Consultants...

  • Assistant de Direction Générale Bilingue Anglais H/F

    il y a 4 jours

    Mulhouse, France Page Personnel Temps plein

    Vos missions sont les suivantes : Organisation des réunions et événements : * Planifier et assurer la logistique des réunions sur site, visioconférences, séminaires et visites clients. * Organiser les déplacements internationaux pour la Direction. Support opérationnel (70 %) et administratif (30 %) : * Préparer des supports de présentation...

  • Un-e Assistant-e de Direction

    il y a 6 jours

    Mulhouse, France Ville de Mulhouse Temps plein

    La Ville de Mulhouse recherche pour le pôle Aménagement, développement urbain et attractivité un-e Assistant-e de Direction Ville ouverte à l’expérimentation et l’innovation, Mulhouse est la ville des possibles, portant à la fois une vie culturelle riche et une attention accrue à la nature en ville. Collectivité de proximité, Mulhouse agit au...