Assistant de Direction à La Direction Générale

il y a 2 jours

Mulhouse, France Hôpital Hasenrain Temps plein

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistant de direction à la Direction Générale - H/F

**CONTRAT**

CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

Le secrétariat de direction est composé de deux secrétaires à temps plein. Il assure le secrétariat du chef d’établissement et de son adjointe en les assistant dans leur gestion administrative et leur organisation.

Missions

L’assistant/assistante de direction accompagne le chef d’établissement afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités du chef d’établissement.

L’assistant/assistante de direction assure également l’organisation et le fonctionnement du secrétariat de direction.

Activités principales

Organisation de l’agenda du chef d’établissement et accueil
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques ).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, dossiers des instances, notes diverses pour les réunions ).
- Prendre des notes, taper et mettre en forme des documents
- Classer et archiver les documents : courriers, notes, rapports

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du chef d’établissement
- Réceptionner, trier et diffuser le courrier postal et le courrier électronique
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Gérer les notes de frais.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Activités diverses
- Assurer la régie d’avances de la direction générale

Spécificités du poste

Travail au niveau de la direction générale:

- Discrétion, rigueur et réactivité
- Courtoisie
- Capacité d’initiative
- Anticipation et organisation

Profil

Qualifications requises

Adjoint des cadres hospitaliers

Savoir

Connaissances du fonctionnement hospitalier

Connaissance en gestion administrative

Connaissance des normes rédactionnelles

Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)

Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

Maitrise des outils informatiques

Savoir-faire

Sens de l’organisation / Capacité d’initiative

Réactivité et autonomie

Communiquer efficacement

Polyvalence

Travail en binôme

Savoir être

Ordre, rigueur et méthode

Sens de l’écoute et du dialogue

Discrétion professionnelle, politesse

Disponibilité

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Hôpital Hasenrain
87, avenue d'altkirch BP 1070
68051 Mulhouse

  • Assistant de Direction

    il y a 15 secondes

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    Le Groupe LA TOUR a été créé il y a 22 ans. Nous nous appuyons sur l’expertise de plus de 200 collaborateurs et intervenons dans de multiples domaines tels que la construction, avec l’entreprise générale CKD, la promotion immobilière, la gestion d'une résidence séniors et l’hôtellerie-restauration. Notre chiffre d’affaires avoisine les 50...

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    Mulhouse, France Page Personnel Temps plein

    Vos missions sont les suivantes : Organisation des réunions et événements : * Planifier et assurer la logistique des réunions sur site, visioconférences, séminaires et visites clients. * Organiser les déplacements internationaux pour la Direction. Support opérationnel (70 %) et administratif (30 %) : * Préparer des supports de présentation...

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    il y a 2 semaines

    Mulhouse, France Pigier Mulhouse Temps plein

    Dans le cadre de son développement, l’un de nos partenaires, entreprise innovante et dynamique, recherche un(e) assistant(e) de direction (H/F) pour préparer un BAC +2 Attaché(e) / Assistant(e) de Direction Commerciale à Pigier Mulhouse .    La gestion de l’agenda et l’organisation des réunions de la direction. La gestion administrative...

  • Assistant de Manager

    il y a 2 semaines

    Mulhouse, France Pigier Mulhouse Temps plein

    Dans le cadre de son développement, l’un de nos partenaires, entreprise innovante et dynamique, recherche un(e) assistant(e) de direction (H/F) pour préparer un BAC +2 Attaché(e) / Assistant(e) de Direction Commerciale à Pigier Mulhouse .    La gestion de l’agenda et l’organisation des réunions de la direction. La gestion administrative...

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    Mulhouse, France Pigier Mulhouse Temps plein

    Dans le cadre de son développement, l’un de nos partenaires, entreprise innovante et dynamique, recherche un(e) assistant(e) de direction (H/F) pour préparer un BAC +2 Attaché(e) / Assistant(e) de Direction Commerciale à Pigier Mulhouse .   Missions principales :  La gestion de l’agenda et l’organisation des réunions de la direction. Le suivi...

  • Assistant(e) / Attaché(e) de Direction en alternance

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    Mulhouse, France Pigier Mulhouse Temps plein

    Dans le cadre de son développement, l’un de nos partenaires, entreprise innovante et dynamique, recherche un(e) assistant(e) de direction (H/F) pour préparer un BAC +2 Attaché(e) / Assistant(e) de Direction Commerciale à Pigier Mulhouse .   Missions principales :  La gestion de l’agenda et l’organisation des réunions de la direction. Le suivi...

  • Assistant de Direction

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    Mulhouse, France KTB Recrutement Temps plein

    KTB Recrutement recherche pour l'un de ses clients un Assistant de direction (H/F), vos missions seront: - Effectuer le reporting du chiffre d’affaires/ fournisseurs - Effectuer le Calcul des BFA - Maintenir le contact avec les fournisseurs et les clients - Effectuer des échanges réguliers avec la maison mère (Allemagne) Votre profil: Vous êtes...

  • Assistant(E) de Direction Administratif

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    Mulhouse, France A&E Invest Temps plein

    Notre société est spécialisée dans le fitness et le bien-être. Notre activité concerne essentiellement des salles de sport. Notre première mission consiste à accompagner les managers de ces salles de sport. Nous assurons également des missions B2B dans le domaine du fitness (formations, vente de matériel). Notre société allie une croissance...

  • Alternance : Assistant de direction | Assistanat | Alternance | H/F

    il y a 2 semaines

    Mulhouse, France Pigier Mulhouse Temps plein

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