Assistant(E) Administratif en Alternance

Depuis plus de 44 ans, GROUPE M SERVICE s'est engagée à offrir des services de transport adaptés aux personnes en situation de handicap. Notre société a évolué pour devenir un acteur incontournable dans le domaine du transport inclusif, mettant l'accent sur l'accessibilité, le confort et la sécurité.
**Mission**: Notre mission est de faciliter la mobilité des personnes en situation de handicap en offrant des solutions de transport adaptées à leurs besoins spécifiques. Nous croyons en l'égalité des chances en matière de déplacement et nous nous efforçons de créer des expériences de voyage positives pour chacun de nos passagers.
Vos missions
**1\. Mission principale**:
L'Assistant Administratif - Gestion de Flotte a pour mission de prendre en charge les aspects administratifs liés à la gestion de la flotte de véhicules de la société de transport. Cela inclut la gestion du carburant, le suivi des contraventions, la gestion des cartes grises, la location des véhicules, et l'organisation des contrôles techniques.
**2\. Activités et responsabilités**:
**A. Gestion administrative de la flotte de véhicules**:

- Cartes grises : Assurer le suivi des immatriculations, renouvellements et mises à jour des cartes grises des véhicules. Vérifier la conformité des documents et garantir leur mise à jour.
- Contrôles techniques : Organiser les rendez-vous de contrôle technique pour chaque véhicule et s'assurer de la conformité des véhicules aux normes en vigueur.
- Location de véhicules : Gérer les contrats de location de véhicules, suivre les dates de renouvellement et coordonner les retours et remises de véhicules avec les agences de location.
- Suivi des sinistres : Gérer les déclarations de sinistres auprès des assurances et assurer le suivi des réparations.

**B. Gestion du carburant**:

- Suivi des cartes carburant : Gérer la distribution des cartes carburant aux conducteurs, contrôler leur utilisation, et vérifier la consommation de carburant.
- Analyse de la consommation : Surveiller la consommation de carburant des véhicules, identifier les éventuelles anomalies, et proposer des actions pour optimiser les dépenses en carburant.
- Relation avec les fournisseurs : Entretenir les relations avec les fournisseurs de carburant pour assurer les meilleurs tarifs et conditions de service.

**C. Gestion des contraventions et infractions**:

- Suivi des amendes : Recevoir, traiter et suivre les contraventions des véhicules de la flotte. Informer les conducteurs des infractions commises.
- Paiement et contestation des amendes : Assurer le suivi des paiements des contraventions et, si nécessaire, préparer les dossiers de contestation auprès des autorités compétentes.
- Suivi des points de permis des conducteurs : Mettre à jour les informations relatives aux permis de conduire des conducteurs (perte de points, renouvellement).

**D. Coordination et suivi de la maintenance des véhicules**:

- Organisation des entretiens : Planifier les entretiens périodiques avec les garages partenaires et suivre les interventions effectuées.
- Gestion des réparations : Suivre les réparations des véhicules endommagés, contrôler les devis et assurer la qualité des travaux effectués.
- Suivi des disponibilités des véhicules : Mettre à jour le planning de disponibilité des véhicules et gérer les besoins de remplacement en cas d’immobilisation prolongée.

**E. Reporting et suivi des indicateurs**:

- Établissement de tableaux de bord : Élaborer des rapports sur le suivi de la flotte (état des véhicules, consommation de carburant, coût des amendes, etc.).
- Analyse de la performance de la flotte : Suivre les coûts et identifier les leviers d'optimisation pour réduire les frais liés à la gestion de la flotte.
- Préparation de rapports pour la direction : Fournir des analyses régulières à la direction sur la gestion de la flotte (économies réalisées, suivi budgétaire, etc.).

**3\. Compétences requises**:
**A. Compétences techniques**:

- Connaissance des procédures administratives liées à la gestion de flotte (carburant, cartes grises, contraventions).
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et des logiciels de gestion de flotte.
- Connaissance des réglementations liées au transport routier et à la gestion de véhicules.
- Capacité à analyser les données et à préparer des rapports de suivi.

**B. Compétences comportementales**:

- Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des dossiers.
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec les conducteurs et les partenaires externes.
- Proactivité dans la gestion des tâches et capacité à anticiper les besoins.
- Capacité à gérer les priorités et à s’adapter aux urgences.

Vos compétences
Bac pro exigé
En cours de formation pour un BTS