Secrétaire Administrative de Laboratoire

**À propos de nous**:
Créé en 1969, Toulouse INP est un acteur majeur de la formation en ingénierie et de la recherche, ainsi qu’un élément fondateur du paysage universitaire toulousain. L’établissement se distingue par son offre variée avec des formations saluées pour leur excellence académique. Reconnu ainsi que ses écoles dans les classements nationaux et internationaux, Toulouse INP est membre du groupe INP, premier réseau français d’écoles d’ingénieurs.

La mission principale du laboratoire Centre de Recherche sur la Biodiversité et l’Environnement (CRBE, fusion du laboratoire LEFE et EDB) est de développer des recherches en écologie fonctionnelle et en environnement sous la direction de Régis CEREGHINO.

Le secrétariat interagit avec l’ensemble des personnels de l’UMR et il assure le lien entre les sites géographiques de l’Unité (Campus UT, Campus INP-AgroToulouse, FR AIB), avec les administrations des tutelles (CNRS, UT, IRD, INP) et les écoles doctorales.
- Composition du service (nombre de personnes) : 146 permanents, 53 doctorants, 45 CDDs, 28 invités, une centaine de stagiaires/an. Le service secrétariat est composé de 4 personnes et est intégré dans un service commun de 12 personnes.

**Mission**:
L’agent assure une assistance à la direction en réalisant des actes administratifs et logistiques dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur dans les tutelles de l’Unité et en lien permanent avec la Secrétaire Générale.

**Mission 1 : Secrétariat administratif de l’unité sur le campus de l’INP-AgroToulouse**
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels et nouveaux arrivants) et externes ;
- Organiser l’intégration des nouveaux entrants de l’unité _;_
- Gérer le courrier du laboratoire (papier, électronique, mise en page de documents) et suivi des retours et signatures ;
- Créer et mettre à jour des documents ;
- Alimenter des tableaux de bord ou des bases de données relatives à la gestion (annuaire, délégations de signature, etc) ;
- Participer à des enquêtes ou des recensements ;
- Rédiger et appliquer des procédures liées au secrétariat ;
- Mettre à jour et diffuser des informations (nouveaux entrants, manifestations, listes de diffusions, informations générales, procédures, site web, intranet, etc.) ;
- Saisir et gérer les missions (préparation des dossiers et réservations transport et hébergement) en tant que chargé de voyage interne et externe de l’Unité ;
- Gérer la distribution et le suivi des cahiers de laboratoire ;
- Préparer les réunions et les manifestations internes ou externes, assurer un compte-rendu ;
- Gérer des plannings et contrôler les échéances ;
- Archiver les données de son activité.

**Mission 2 : Secrétariat des ressources humaines en lien avec la référente RH de l’Unité**
- Récolter les pièces et données pour les dossiers des personnels ;
- Suivre les conventions (stagiaires, accueils, etc.) et récolter les pièces ;
- Accompagner les nouveaux entrants dans l’utilisation des outils des tutelles : OHRIS, TEMPO, SYNCRO, temps de travail, etc).

**Mission 3 : Assurer des fonctions polyvalentes d’assistant(e) technique et logistique de l’unité sur le campus ENSAT**
- Gérer les demandes de création de badges d’accès au bâtiment _;_
- Aider à la réservation des salles et des véhicules ;
- Gérer et distribuer les fournitures de bureau (stock, commandes) ;
- Gérer la réception et l’envoi des courriers et colis (logiciel Geslab) ;
- Aider à l’organisation et à la préparation de séminaires, workshops, congrès organisés par l’Unité (traiteurs, salles,) ;
- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur.

**Profil**:
**Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires**:

- Connaissance du règlement intérieur de l’Unité, de sa structure et de son fonctionnement.
- Connaissance de la réglementation des 4 tutelles de l’Unité.

**Les savoirs**
- Organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
- Culture Internet
- Environnement et réseau professionnel
- Bonne maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe, et posséder une bonne expression orale
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Maîtrise des outils bureautiques courants et connaissance des logiciels de navigation
- Techniques d’élaboration de documents
- Langue anglaise : B1
- **Les « savoir-faire »**:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe dans un environnement multiculturel
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
- Concevoir des tableaux de bord
- **les « savoir être »**:

- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Rigueur/Fiabilité
- Sens relationnel
- Assertivité, communication non violente

Profil recherché:
**Expérience dans un poste similaire souhaitée

CDD de 15 mois

Catégorie TECH 1er échelon Bap J

Brut mensuel selon