Assistant-e de Direction

**Assistant-e de direction - Réf : SD_1502**:
Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire
Groupe : B2
IFSE Poste : 435,67 €

Rattachement administratif:
DGA Solidarités Départementales
Maison départementale de l'autonomie
Direction parcours autonomie citoyenneté

**Catégorie B**

**Filière**:

- Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**:

- Rédacteurs territoriaux

**Lieu**: Montpellier Alco

**Description du poste**:
**Missions**:

- Contribuer aux actes de gestion administrative
- Participe au pilotage de l'ensemble des fonctions supports de la Direction Parcours Autonomie Citoyenneté
- Coordonne les informations relatives aux affaires traitées par la direction
- Assure la gestion des relations entre les services de la MDA, du conseil départemental et des autres collectivités ou organismes.
- Participe aux réunions d'encadrement.
- Assure le suivi des dossiers stratégiques ( Nouveaux textes, démarche CAF, élus....)

**Activités**:

- Accueille, informe et oriente les usagers
- Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative
- Classe et archive
- Conçoit les documents demandés en interne et en externe
- Diffuse les informations
- Gère les bases de données
- Participe à l'optimisation de la qualité des coûts et des délais
- Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)
- Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus
- Participe à l'équipe d'encadrement de la DPAC
- Suit les rapports à l'assemblée, CP (air délib) et COMEX
- Gère les situations d'accueil physique ou téléphonique complexes en cas d'indisponibilité des services
- Assure le suivi des courriers et dossiers particuliers (élus, enquêtes sociales des ministères....)
- Répond aux usagers via les boites mail génériques
- Gère le logiciel du temps de travail (Chronos) pour les agents de la direction
- Soutient l'appui logistique des services
- Coordonne les liens avec la CAF pour assurer la cohérence des situations individuelles
- Gère les priorités et les réponses à apporter

**Profil recherché**:
**Connaissances**:

- Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques
- Règles budgétaires et comptables
- Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils

**Savoir-faire**:

- Analyser les données du domaine d'intervention
- Appliquer la réglementation
- Conduire une réunion
- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Gérer les crédits
- Répondre aux besoins des usagers
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

**Savoirs comportementaux**:

- Aptitude à la communication
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Esprit de synthèse
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Sens des responsabilités

**Informations complémentaires**:

- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Poste inscrit dans un périmètre projet : NON
- Identification du périmètre : Accueil du public

**Autres informations sur le poste**

**Chiffres clés**
- Gestion d’un budget : NON
- Encadrement d’équipe :NON

**Autres chiffres clés**:
Chiffres clé 2022
- 78 369 décisions concernant 41 382 personnes dont 8277 enfants
- la direction est composée de trois services et d'une unité (soit 65 agents)

**Contraintes horaires du poste**:

- Disponibilité concernant les horaires : OUI
- Type de contrainte horaire : Poste à temps complet

**Contraintes du poste**
- Trouver à tout moment des solutions pour régler des situations d'urgence et/ou relationnelles délicates.
- Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la référence du poste, à l'adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Départemental de l'Hérault, DGA RH - Service recrutement, Hôtel du Département, Mas d’Alco, 1977 avenue des Moulins, 34087 Montpellier Cedex 4._